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探析中外商务信函和电子邮件中的礼貌原则
 

本文从中外商人的商务信函和电子邮件中,对比分析中国商人和外国商人在邮件中积极礼貌策略和消极礼貌策略的使用,揭示了动态的商务过程中,积极礼貌和消极礼貌在中外商人的商务信件和邮件中的使用和分布各有不同。

  由于网络的普遍使用,电子邮件在商务英语中的作用与日俱增,许多商务往来信息都通过电子邮件来传递。而传统的商务信函也仍然在商务活动中起重要的作用。因此研究商务信函和电子邮件中礼貌原则是本文的重点。
  中外商人在信函和邮件中积极和消极礼貌策略的使用存在着何种差异,本文试图从跨文化的角度,分析中外商人对于礼貌原则的不同认识,以及因此而体现在信函和邮件中礼貌策略应用的不同。

  一、理论背景
  面子指的是每一个社会成员的公众形象,Brown and Levinson (1987) 认为许多言语行为本质上是威胁面子的,讲究礼貌就是减少某些交际行为给面子带来的威胁。他们认为礼貌概念本质上是策略性的,通过采取某种语言策略达到给交际双方留点面子的目的。人的面子需求可分为积极面子和消极面子需求两类。积极面子是希望得到别人的赞同和喜爱。消极面子是指不希望别人的意愿强加于己,或自己的行为不受别人干涉、阻碍。积极礼貌策略就是满足听话人的积极面子需求,说话人表明自己与听话人有共同之处,以满足听话人的积极面子需求。同样,消极礼貌策略就是满足对方的消极面子需求,说话人通过承认并尊敬对方的消极面子的需要,不干涉听话人的行动自由来满足对方的消极面子的需求。

  二、研究方法
  作者首先从一些外贸公司收集到商务电子邮件500封,商务传真件185封,从中挑出中国人和英语为母语人士所撰写的商务函件,将中外两组商务信函各自分为接触阶段信函、协商阶段信函和索赔阶段信函三类,其中接触阶段信函指咨询与回复、订货与提供等;协商阶段信函包括报盘和预定信等;索赔阶段信函包括拒绝信、投诉信、索赔信等;然后从中外两组三类中各任意抽取30封,得商务电子邮件和传统商务信函各60封。作者以这120封商务信函为研究资料,按照积极礼貌策略和消极礼貌策略在措辞中的反映,对中国商人所写的商务信函和电子邮件、中外商人的电子邮件中积极礼貌策略和消极礼貌策略的运用情况进行对比研究。

  三、研究结果与讨论
  1.对中国商人所写的商务电子邮件与传统商务信函中积极礼貌策略和消极礼貌策略的运用情况进行对比研究,从两组商务函件中礼貌策略的使用频率来看,传统商务信函中礼貌策略的分布比较集中,传统商务信函中的礼貌表达更加程式化、规约化,商务电子邮件中的礼貌表达则更加个性化、多样化;两者使用最频繁的策略种类之差别说明,传统商务信函中的礼貌表达更加客观、正式、以理服人,而商务电子邮件则更强调双方的友好关系、承诺回报。
  商务电子邮件与传统商务信函对礼貌的关注程度总体上差别甚微,但又各有所侧重,具体说来,商务电子邮件更注重维护对方的积极面子,重视保持友好合作关系,倾向于采用“以接近为基础”的积极礼貌策略,而传统商务信函则更客观正式,注重维护对方的消极面子,倾向于采用“以回避为基础”的消极礼貌策略。
  2.从中国商人的电子邮件与外国商人的电子邮件中积极礼貌策略和消极礼貌策略的运用情况进行对比研究,发现中国商人的电子邮件中积极礼貌策略使用地较多,而外国商人的电子邮件中,消极礼貌策略相对较多。
  根据Pilegaard (1997)的研究,商务往来信件是一个动态的发展过程,随着商务关系的确立和发展,积极礼貌策略和消极礼貌策略在信件中的比例是变化的,积极礼貌原则所占的比重会下降,而消极礼貌策略则会逐渐增加。因为随着贸易的进展,买卖双方的距离逐渐缩小,而积极礼貌策略所起的促进双方为共同的利益和义务所起的加速功能逐渐减弱,因此,在贸易的中后期,消极礼貌策略往往比重较大。

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