谈高职院校教务管理中信息技术的运用

【摘要】高职院校的教学工作有别于普通高校，教务管理的面相对来说要复杂一些。加强高职院校的教务管理，提高教育教学质量，是提升高职院校办学水平的重要环节。文章从教务管理中运用现代信息技术辅助教务管理得到一些体会，从而指出发挥其优势的必要性。
【关键词】高职院校；教务管理；信息技术
　　一、高职院校教务管理的内容及引入现代信息技术辅助管理的优势
　　高等职业教育经过近20年的发展，办学规模迅速壮大。截止2006年底，独立设置的高职学校数量为1147所；高职院校招生人数为293万人，超过了普通本科招生人数；在校生人数为796万人，接近普通本科在校生人数。加强高职院校内涵建设，提高办学质量刻不容缓。在衡量一所高职院校办学水平的指标体系中，教务管理是其中重要一环。
　　高职院校教务管理的内容主要涵盖：教学管理制度与运行管理、教学质量监控体系的构建。具体管理范围为：教师教学业务的管理（包括教学任务的下达、教学常规管理、排课、教材教辅预定与下发）、教学督导、教学资源的共享、教材管理、学生选修与重修、考试与补考、学生学业成绩、证书考试报名及发证、教学资料管理等方面的工作。
　　在教务管理中引入现代信息技术辅助管理，可以提高管理质量，规范管理行为，大大节约管理成本，减少人为的失误。引入现代信息技术辅助管理的要求：构建校园网络平台，建立教务管理信息动态数据库，普及计算机并与互联网连接，教务管理软件的运用与开发。
　　二、运用现代信息技术手段辅助教师业务管理
　　（一）教师教学常规及教学过程管理
　　学期末，教务处将教师下一学期的教学任务下达，利用综合教务管理系统以系部为单位公布在网络平台上，教师自行下载。教师通过网络定教材、教辅资料。第二学期初，公布课程具体安排表。同时，教师的课程授课计划、课程教案、课程PPT、课程实训实作计划等文件，在规定的时间内通过网络上传至教务处网页上的专门文件柜。超过时限，数据库自行关闭。教师在学期中因病（事）需要课程调换，须部门主管领导同意后，做出调整，发布到综合教务系统平台上。每间教室或实训实作室设置指纹考勤系统，教师在每堂课上课前3分钟内参加考勤，相关数据进入管理数据库。教师参加教研活动情况、进修情况、发表学术论文及课题研究、重点专业申报及建设、课程改革、教师参与市场或行业调研等方面的情况均可以记录在教务管理数据库中。
综合教务管理系统与图书馆、科研图情处、相关教学资料查询网站链接，为教师提供较为丰富的教学信息资源，为教师提供资料查询的广阔平台。
　　（二）教学辅助管理
教务管理人员将教师上传的课程授课计划、课程教案、课程PPT、教师课堂教学录象按专业大类，分课程公布在综合教务管理系统上。学生利用帐号和密码进入系统查阅观看。对于在校外参加教学实习的毕业班级学生更具有现实作用。
高职院校的教材管理难度教大，教材种类繁多，涉及到技能指导类、实习实作类辅导资料多，一部分指导类书籍由任课教师编写，教务处还要负责联系出版社、印刷厂。一遇到春运、自然灾害等情况，外地出版社的教材很难按时到位。同时，由于选修课程的存在，学生领书情况千差万别，给经费结算带来影响。引入现代信息技术手段辅助后可减轻负担。教师在上学期末按时间要求上传所需教材及指导书，注明出版社、作者、书号、数量。教务处提前作好准备工作。学生书费由教务综合系统提供学年总成绩表所列科目，进行个人结算。
　　三、运用现代信息技术手段辅助教务管理对于学生的优势作用
　　（一）学生个人信息平台构建
学生录取进校后，图像、家庭住址、家庭成员、家庭经济情况及家长联系电话、个人联系电话、学业档案均进入数据库。在大学阶段的表现情况、个人奖惩情况等及时扫描、录入数据库。学生在申请国家助学金、贷款、毕业工作推荐等方面可以调阅参考。毕业后将相关情况汇总至学生个人档案。
　　（二）学生选课
学院给开设了全院公选、专业选修共几百门的选修课程。学生可以在综合教务系统上了解到选修课程介绍、学分设置、主讲教师情况。学生根据需要进行网络选课、选任课教师。

（三）学习成绩查询
学期末，教师将学生考试考查成绩提交至综合教务管理系统。学生自行查询考试结果。若学期考试不合格，在综合教务系统报名参加下一学期初的补考。若考试仍不合格，将交费报名参加该门课程的重修。系统提供学生学分获得的统计报表和学年成绩总表，包括实习成绩、毕业设计（论文）成绩等。若有疑问，可提出书面申请备查。
学生学年奖学金的发放，主要以数据库中学生的成绩数据和学生管理系统出具的德育学分相结合，列出获奖名单。
1. 证书报名及考试。学生在校期间要求取得计算机、英语、普通话、行业准入资格等方面的证书，学生采用网络报名、现场人像采集的方式组织报名考试工作。
　　2. 学生评教。学生对任课教师的教学意见采用学生座谈和网络打分相结合。学生在综合教务系统上对教师的量化评分。学生的姓名和IP地址只有管理员有权限知晓。杜绝不必要的事故发生。

　　3. 开辟校园BBS专栏。在综合教务系统平台上开辟校园BBS专栏，为学生提供相互交流的场所，要对他们的身份加密。让他们畅所欲言，倡导使用文明网络用语言。通过他们的言论可以了解学生的思想和学生中的思潮，有针对性地开展教育和管理工作。理性处理学生在BBS上对教师的各种评价。对于学生反映的热点问题要充分重视，管理员要及时回复学生的提问，并对反映的问题及时归类汇总，反映的问题待学院有关部门实地调研后，再着手处理，并在BBS上发布处理公告。
　　四、运用现代信息技术手段辅助教学资料管理
教师管理中涉及到纸质资料一律通过扫描转化为图象资料进行保存。并妥善保存原件。诸如教师的请假条、调课申请单、教研活动原始记录、科研论文发表、各种获奖证书复印件、培训合格证书复印件、教师资格证书复印件等资料。建立教师个人档案数据库并与学院人事处做到资源共享。免除重复上交资料之烦。
在教师工作考评环节，主要以教务处教学运行动态数据库提供的一线数据作为考评依据，用数据说话，得出考评成绩。教师评优评先参照此办法执行。奖惩兑现。
与教学相关的其他资料数据录入和原始资料保存。包括校园文化建设过程记录、企业、行业专家聘为学院客座教授或者讲师指导或参与教学的过程记录；企业、行业及用人单位对毕业学生的跟踪和评价记录；学生参加行业实习、实践的记录；学生在校实训实作原始记录；教师和学生参加各类比赛、竞赛的获奖证书、参赛记录等。
五、结语
运用现代信息技术辅助教务管理，可以节约管理成本，能够实施教务的标准化管理。可以克服人为因素带来的管理中的不利因素，可实施性较强，在高职院校质量建设中起到了积极作用。
【参考文献】
[1] 陈味静. 浅析教务管理现代化．
[2] 郭俊朝．中国高等职业教育发展的回顾与展望．