社会保障档案管理工作刍议

社会 保障体系建设是构建社会主义和谐社会的一项重要 内容 ,健全的社会保障体系是市场 经济 发展 的推进器,也是社会稳定和谐的安全网和减震器。我国社会保障工作正在向法制化、社会化、规范化、广泛化方向发展。社会保障档案管理工作,是社会保障工作的一个重要内容,也必然需要进行创新。

一、社会保障档案的特点

社会保障体系是国家通过立法和国民收入再分配,对社会成员由于年老、疾病、伤残、失业、贫困、低收入等多种原因出现生存困难时提供基本生活需要的一系列政策制度。社会保障档案,是指劳动部门、民政部门、社会保障经办部门及相关 企业 、事业单位,在进行劳动就业管理、社会保险经办、处理民政事业、推广劳动者权益、扶助社会弱势群体过程中形成的专业社会保障档案, 一般包括劳动就业、社会保险、社会义助三部分。其中劳动就业和社会保险两项专业社会保障档案, 由劳动和社会保障部门主管,社会救助专业社会保障档案由民政部门主管①。作为一项专业的管理工作,社会保障档案具有以下的特点:
1.广泛性。广泛性是指社会保障档案涉及的人员广泛。现在我国的养老、医疗等社保措施主要针对城市居民,伴随着我国社会保障体制的改革,我国参与社会保障体制的人口将逐渐扩大到 农村 ,最终目标是全社会的所有公民,每个人在办理社会保障时都会形成社会保障档案。
2.动态性。动态性是指社会保障档案是处在动态变化之中的。每个人在其参与社会保障后,社会保障档案会随着职工工作单位的变动而发生关系转移,各项社会保障保险的缴费情况也会依据职工的工资增减而相应变化,有些社会保障保险项目如医疗保险、住房公积金等还会经常发生支用、给付等情况,这些变化情况都要在其社会保障档案中形成相应的记录,社会保障工作的这种动态变化决定了社会保障档案的动态性。
3.人本性。人本性是指社会保障档案是以人为基本对象来办理的。个体的人是社会保障档案的最基本的形成单位,在参与社会保障后,每个人都会形成相应的档案,社会保障档案是个人参与社会保障原始凭证,也是维护个人权益的重要证据。如干部的人事档案一样,随着人的变化,个人社会保障档案也会产生相应的变化,这些档案记录一直要保存到当事人亡故之后。以人为本,记录一生,服务一生。
4.规范性。规范性是指社会保障档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在:一是办理活动的规范,即各类社会社会保障保险都有统一的办理程序、缴付费标准;二是形成材料的规范,即各类社会保障保险都有规定有规范的记录卡,登记清册及报表,不论是哪个单位的职工,其形成的相关材料具有一致性。

二、社会保障档案管理工作中存在的 问题

社会保障档案在整个社保工作的具有非常重要的地位,它是实现社会保障信息交流与共享的保证,是人民维护其合法权益的重要凭据,也是社保部门进行 科学 管理、提高工作效率的必要条件。社会保障档案管理应与社保体制发展相适应,并能促进社保事业的发展。但是,我国的社会保障档案管理工作中存在许多问题,这些问题 影响 了社保事业的健康发展。具体表现在以下几个方面:
1.对社会保障档案重视不够。由于社会保障档案数量巨大,工作环节繁琐,加之有关领导的不重视,对社会保障档案的管理缺少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位的情况,在全国普遍存在,有些部门没有专门的档案室,该归档的档案没有归档,档案随意保存、丢失的情况比较严重②③。
2.社会保障档案多头管理,管理机制没有理顺。社会保障档案由于涉及的面比较广泛,在我国不同的类别社会保障档案分别归属不同的部门管理,形成了多头管理问题,造成不同的档案分属不同的部门,各部门之间信息沟通困难,一个人的保险资料分别保存在不同的机构,且管理 方法 各异,没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保障档案信息。
3.缺乏专业社会保障档案的管理标准和规范。社会保障档案管理缺乏国家标准,职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》,而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要,亟须修改④。在没有国家的相关标准的情况下,各地在相继制订了一些社会保障档案的地方标准,如有的地市制定了公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法,而全国许多地市则没有,造成社会保障档案的各地管理方法不统一。在社会保障档案的不同专业类别中,管理的规范和水平也不一致。

三、加强 社会 保障档案管理的设想

根据社会保障档案的特点和社保工作的 发展 ,改进和完善我国的社会保障档案工作,将是社保工作和档案工作的一项重要 内容 ,笔者认为,当前社会保障档案工作可以从以下几个方面进行一些改进:
1.加强宣传,加大投入。在全社加大社会保障档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社会保障档案工作的重要性,提高每一位公民的社会保障意识,加大对社会保障档案工作的重视程度,积极争取各级党委、政府领导对社会保障档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社会保障档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际 问题 ,为建设和完善社会保障档案工作创造良好氛围和有利条件。

2.完善管理机制。理顺社保工作管理机制,尽可能将社保的职能工作,集中在一个职能单位完成,即实现养老、医疗、工伤、失业、生育等社会保障工作的统一管理,推行一条龙式的服务模式,避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费,实现社会保障档案的集中管理,充分体现社会保障档案的人本性特点,实现社会保障档案“记录一生,服务一生”的管理目标。
3.加强制度标准建设,实现规范管理。大力加强社会保障档案的 科学 化、规范化、标准化和制度化建设,实行科学规范的管理。加强对社会保障档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的 研究 ,制定操作性强、科学统一的社会保障档案管理规范,努力促进社会保障档案信息资源的整合与共享,提高社会保障档案的管理效率,使其成为开展社会保障工作的有力工具。
4.大胆创新,开创新的管理模式。在以人为本的指导思想下,树立档案为人服务的新观念,努力开创新的管理模式。如长春市社保局建立了退休人员档案管理中心,解决了退休人员的养老金发放、社会保障档案管理问题⑤;南宁市推出了社会保障档案托管服务⑥。这些新的服务形式的开创,进一步推动了社会保障工作社会化的进程,使社会保障档案的管理不再依赖于 企业 ,使职工不再为企业的破产和自己的退休而担心社会保障档案的管理问题,同时也给社会保障档案管理带来了新的活力。
在社会保障工作社会化的大背景下,数量庞大的社会保障档案管理必然会成为社会保障部门的一项重要开支,单纯由政府出资来建立的社会保障档案信息中心已经很困难,社保部门可以以公共产品 理论 为指导,积极探索新的形式,如采取政府相关部门领导,第三方出资建立的方式,建立社会保障档案信息中心,实现社会档案的保管、利用集中统一管理。
5.加快社会保障档案管理信息化 网络 化的建设。随着网络技术的发展,建设统一的社会保障档案信息网络已经迫在眉睫。利用 计算 机网络,社保部门可以实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付,可以利用社会保障档案信息网了解社保工作状态,实现无纸化办公,提高工作效率;用户可以通过社保档案信息中心的网站,输入自己的社保号就可以查询到自己的社保缴费等情况,轻松完成缴费、支付等所有的工作环节;通过网络,可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互,实现更大范围的信息资源共享。因此,各地社会保障部门要重视社会保障档案的信息化建设,加大投入力度,努力建设社会保障档案信息网络。
随着我国社会保障工作的发展,网络化管理、人性化管理、规范化管理逐渐取代了陈旧的管理模式,社会保障档案工作也必须与时俱进,改革进取,才能使社会保障档案工作充满生机和活力。

注释:
① 钟闻,劳动就业和社会保障体系专业档案管理现状, 中国 档案,2005(8)
② 孙成德、高莉、徐新,研究与探索社保档案管理服务辽宁老 工业 基地振兴——辽宁社保档案工作调研报告,档案学研究,2005(2)
③ 李春燕、丁建定,武汉市低保管理中存在的问题与改进对策 分析 ,长江论坛,2006(1)
④ 同②
⑤ 崔少菲、王彤,小康不小康关键看保障——长春市退休人员档案管理中心建设纪实,中国档案,2006(5)
⑥ 潘胜中,南宁市推出社会保障档案托管服务,中国档案报,2002年12月16日;