谈电子信息档案同传统纸质档案的互补共存

谈电子信息档案同传统纸质档案的互补共存

李丹

身份证号码：23028119880508XXXX

摘要：当代档案管理事业虽然有着非常明显的科学技术支撑，但仍然不能忽视传统纸质档案的优势，在未来很长一段时期内，纸质档案还将长期存在。在这个其向电子文件档案过渡的时间里，档案管理部门与工作人员必须做好传统纸质档案与电子信息档案的“双档”管理工作，才能走进档案管理的数字新时代。本文进一步分析了电子信息档案同传统纸质档案的互补共存，以供同仁参考借鉴。

关键词：电子信息档案；传统纸质档案；互补共存

一、电子信息档案同传统纸质档案的区别

1.1电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

1.2电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，在很大程度上减少了工作人员的工作量，变得更加的轻松。在传统的管理模式当中，在管理手的各个环节都要进行区分，需要大量的的人力物力，在工作的环节很可能出现人为的错误，这种失误对于后续的工作开展造成了极大的影响，工作量繁重，而电子档案管理把这些方面的问题大大的降低了，是我们今后一个相当长时期的发展的重要的方向。

1.3电子档案的归档时间与传统档案不同

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，此外，具有快捷的方式，非常的方便，很大的程度上减少了文件的丢失现象，避免了病毒的侵入。传统的档案管理工作，都是由相关的部门进行统一的整理，定期进行更新整理，一些的格式都是特定的，具有一定的流程性。

1.4电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。

二、电子信息档案同传统纸质档案的互补共存

虽然一定程度上来讲，电子档案有着较多的优势，但是从档案事业的长久发展来看，档案管理在发展过程中必须将电子档案与传统的纸质档案管理相结合才能更好地推动档案事业的发展。两者共存的主要原因体现在以下等几个方面：第一，电子档案是在传统档案基础上发展而来的，只不过是利用了现代化信息技术及计算机的使用，使得档案更加便利，相关人员为了提高工作效率在条件允许的前提下将传统纸质档案管理的方式改变了电子档案管理的方式，但是这种转变方式的存储并不是就要完全取代纸质档案的记录方式。第二，电子档案记录的形式虽然很大程度上能够改变工作方式，提高效率。但是在重要内容上也需要纸质档案记录的配合，因为信息数据的存储容易出现丢失或是泄漏等问题，这对于档案的安全性而言是极为不利的。所以作为档案管理者要充分考虑到这一点，将重要的信息数据在纸质档案上备份。这样一旦电子档子数据出现丢失等问题便能够通过查询纸质档案进行第一时间的解决。

电子文件的产生，改变了传统档案的工作方法和管理模式，“手指办公”“无纸信息交换”等自动化自动处理系统已走进我们的日常工作中。它将推动文件管理和档案管理走向标准化、规范化和现代化的方向发展。它将改变传统的运作方式，改变了人们对档案的理解和对档案存在的形式、特征、意义等方面的认识，使文件和档案在管理收集、整理、保管、利用、统计、鉴定等方面带来诸多新问题，增加了文件和档案管理的难度，对加强电子文件归档和电子档案的管理提出了新的课题。面对新技术的挑战，我们需要做好这样几方面的准备：

（1）扩大知识面，提高创新意识，面对新技术，我们必须以理智和清醒的态度从新审视自己和自己所从事的工作，努力提高自己的综合文化素质和业务素质，不至于在新技术面前束手无策。

（2）继续做好传统档案的收集、整理工作。把文书档案工作做细、做深入、要在利用上做文章，以信息提供利用，以利用效益扩大影响，真正成为单位的强力部门。

（3）为适应电子档案的需要，改变传统的整理立卷方式，逐步过渡到以件为保管单位的立卷形式。变集中立卷为平时立卷；变装订成册为用盒保管等等。以适应电子档案应用计算机的快速多元化检索功能。

（4）鉴于电子档案与纸质档案在存储介质方面的差异，纸质档案管理经验彰显不足，要结合电子档案自身特征以及发展状态，构建针对性较强的档案管理体系，促使档案管理的各个环节紧密衔接，整个流程更加科学与顺畅，使得档案保管、使用与备份工作更具协调性，切实提升电子档案管理效率。具体讲，通过对档案信息收集、整理、保管等环节的处理，总结档案管理的自身规律，为档案管理体系的构建提供更多可靠的实践支持，有效发挥档案管理体系对整个档案管理

工作指导作用。

（5）研究电子档案的发展趋势，总结管理电子档案的经验。应充分看到传统档案的优势。不断发展的高新技术可以改变档案信息的载体和管理方法，但改变不了档案的宗旨和档案的基本性质。电子文件的到来将会使我们传统的工作方式发生质的变化。但在飞速发展的高新技术面前，我们依然不能忽视电子档案对档案的影响，传统的纸质档案在长时期内，仍然将占主导地位，纸质档案与电子档案将长期并存，双轨运行。

结束语：

要正视纸质档案与电子档案之间的关系，明确二者优缺点，探讨电子档案和纸质档案整合利用的优势，形成具有战略性的发展策略，在根本上促使电子档案与纸质档案都能够在档案管理中发挥各自最大的价值，以更好地满足整个社会对档案资料的需求。

参考文献：

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[2]朱秀宇.浅析创新思考对现代档案管理的重要意义[J].黑

龙江科技信息,2009(20):254-156.

[3]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯,2011(04):111-114.