试论基层档案管理的信息化建设王教峰

试论基层档案管理的信息化建设王教峰

王教峰

高密市政府和社会资本合作中心

摘要：目前，基层单位传统的档案管理不能完全适应现代社会发展的需求，存在着档案管理意识淡薄、档案人员素质不高、档案管理手段滞后等问题，应通过：树立档案管理理念现代化、培育档案管理人员科技化、完善档案管理设施网络化、推进档案管理资源数字化、实现档案管理服务高效化等途径，加快基层单位档案管理信息化建设。

关键词：基层档案；信息化；建设；

导言：基层档案建设管理工作从传统意义上来讲，有着长久的发展历史，在各式各样的单位中，档案建设管理成为单位发展的重要基础保障，其不但能够将单位中的优秀文化传承，还能够为单位的发展提供创新资源。当前的基层单位中，很多档案的管理工作逐渐被忽视，一些档案管理人员逐渐将这一工作视若无睹，导致很多的基层单位内部的档案管理出现漏洞，尤其在信息化时代到来之后，档案管理必须要和信息化手段结合，发展新型管理模式才能适应当前社会的需求

1基层档案管理信息化建设的重要性

档案管理作为基层单位的重要组成部分，不仅反映了基层单位工作的重要性，而且还保证了档案的安全性，对提高档案管理的质量和工作效率是非常有必要的。然而传统的档案管理工作需要耗费较多的人力和物力，对档案的维护和利用都非常不方便，大大降低了档案管理的工作效率。随着现代化信息技术的不断发展，档案管理信息化建设应运而生，档案管理信息化建设就是通过将传统档案信息化，以电子档案的形式为社会服务。通过对档案的信息资源进行分类、整理，能够提高档案的利用效率。此外，电子档案更有利于保存，便于查询，可以通过网络适时查阅，大大提高了档案的利用效率，降低了档案管理成本，有利于提高基层档案管理水平，对推进基层档案管理工作非常重要。

2基层档案管理信息化建设中存在的主要问题

2.1忽视档案信息化建设。

随着信息化时代的到来，各行各业的发展都离不开信息化手段的推进，而档案管理信息化建设也是如此，促进档案管理信息化建设不仅是提高档案管理水平的一种手段，更是未来档案管理的发展趋势。然而当前很多基层单位对档案管理信息化建设不够重视，这主要体现在：一是对档案管理信息化建设认识不足，在管理基层档案中仍然延续以往的模式，重保存轻利用。二是档案管理意识淡薄，没有充分意识到档案管理的重要性，在日常工作中面对大量的档案资料只是单纯地收集和保存，没有充分发挥出档案资源的作用。三是在基层档案管理上存在因循守旧、无法适应时代要求的情况，很多档案管理工作人员安于现状，不愿意接受信息化知识，造成整体业务素质低。

2.2管理人员意识浅薄

基层单位中的档案管理工作首先没有全面性的重视，对于档案的管理人员来讲，这种不重视就造成了管理人员对自身工作的轻视，尤其在选用管理人员的时候，很多管理人员的选用也较为随性，这些原因影响下，管理人员的整体责任心不强，工作逐渐开始心有余而力不足，面对大量的材料整理，只能简单的进行资料的整理和保存，没有时间将更多的有价值的资料整理出来，导致当前的单方资源浪费的现象极为严重，一些资料的收集不全或者整理的方式不规范，直接影响了资料的存储完整程度，使得档案的原本服务功能没有发挥出来。

2.3管理人员的整体素质较低

管理人员的整体素质较低主要是因为在单位的任职期间，很多单位都不能组织其进行专业的培训，专业性的管理手段较少，导致在长期的发展中，很多管理人员对于文件的分类归档。保管期限划分等工作的管理没有那些精准，发生档案的按时归档工作处理不到位，尤其对现代化的档案管理技术没有统一的提升培训，使得很多应该了解的基础操作技能没有学习，直接影响了基层单位的档案管理工作。

3基层单位档案管理信息化建设的实现措施

3.1树立档案管理理念现代化。

在信息化社会，需要树立档案管理现代化的观念。要逐步实现基层单位档案管理的网络信息化，首先就要树立网络信息化的档案管理观念，转变传统的利用人工对档案实体进行收集、整理、保管和利用为主的管理模式，加强计算机网络技术对档案管理的应用，提高网络技术对档案管理的责任意识，促进档案管理逐渐实现网络化、信息化。

3.2提升档案管理人员的操作水平

档案管理人员在工作过程中，不仅需要有足够的耐心，还需要对网络技术以及操作的熟练程度不断的提升，根据当前科学技术的发展形式，完善自身的档案管理的应用技术和应用设备，保证在信息化建设的同时，将管理人员的智力、知识结构以及现代化的管理能力同步的提升，从而实现现代化基层单位档案管理的信息化建设。单位内部要定期的组织相应的培训活动，将档案管理人员的操作技术培训作为重点的项目，不断引进先进的知识内容，更新信息化技术的实际应用范围，从而将档案管理人员培育成档案专业业务和计算机网络技术的行家。

3.3加大档案信息化建设的投入。

一是基层单位档案管理信息化建设应严格按照相关规定要求，配备相应的信息化设备如计算机、扫描仪等，从而满足档案信息化建设的硬件需求。二是基层单位应该为档案信息化建设设立专项资金，并设置独立部门来专门从事档案管理工作，为档案管理信息化建设创造好的条件。三是要重视对档案应用系统的开发，结合本单位的实际情况，通过引进或者自主开发特有的符合自身实际的档案管理方式，真正实现检索速度快、查询方便等优势。

3.4实现电子档案信息化安全管理。

一是通过设置权限来限定电子档案的查阅范围，使每个人都能在在较短的时间内获取到自己所需的资源，同时也避免部分秘密电子档案被查阅。二是要加强规范电子文件，档案管理部门要严格归档，统一对其进行分类、整理与编码，形成系统性的电子档案，提高电子档案的利用率。三是确保电子档案的安全，在计算机内装入较为先进的防火墙系统，防止电子数据的丢失。此外，一方面可以通过建立电子文件查阅制度来减少安全隐患，另一方面可以通过提高档案管理人员的安全意识来使其自觉担负起维护档案信息安全的责任。

3.5构建档案管理设施的网络化建设

基层单位中的档案管理信息化建设主要是依靠计算机和网络技术，为了保证计算机管理档案的普及率提升，在进行设施建设的过程中，需要将计算机以及其他的相关配套的设备统一的建设完善，保证能够实现基层单位的档案管理室建设以及与本部门和本系统的办公建设等等，不同行业的档案管理部门可以与市档案局之间的局域网产生联系，保证在自身网络安全的基础上，能够和市档案局之间的信息共享功能发挥出来，并且同政府办公网络平台之间联通，实现档案单位的专网联通，根据这样的形式，逐渐的发展成以数字资源为基础、安全管理为保障的运程数字档案室体系。

结束语

综上所述，我们知道推进档案信息化建设是非常重要的，因此基层单位应转变档案管理理念，正视当前信息化建设中存在的问题即忽视档案信息化建设、档案管理人员素质不高、档案信息化建设投入不足、档案管理手段滞后等，并针对存在的问题提出相应的解决办法：一是要重视档案信息化建设；二是要树立现代化档案管理理念；三是要提高档案管理人员素质；四是加大档案信息化建设的投入；五是推进档案管理资源数字化；六是实现电子档案信息化安全管理。相信通过采取行之有效的措施，基层单位的档案信息化建设将迈出新的步伐，使档案管理信息化水平得到全面提高，更好地服务于经济、服务于社会、服务于民生。

参考文献：

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