增进沟通、提升工程管理成效

增进沟通、提升工程管理成效

王东方

王东方

山东电力建设第三工程公司山东青岛266100

摘要：本文阐述了沟通与协调在工程项目管理中的重要性，并从多方面详细介绍了有效的管理应该着重做好的沟通与协调工作。

关键词:沟通;组织;协调;工程管理

引言

彼得.德鲁克《卓有成效的管理者》一书中曾提到，一位卓有成效的管理者一般具有六个特征：第一，重视目标和绩效，只做正确的事情；第二，一次只做一件事情，并只做最重要的事情；第三，知道自己所能做出的贡献在于创造新思想、远景和理念；第四，选用高层管理者时，他注重的是出色的绩效和正直的品格；第五，他知道增进沟通的重要性；有选择性地搜集所需要的信息；第六，只做有效的决策。其中增进沟通，作为卓有成效管理者所具备的特征之一，对项目管理者来说，其重要性是不言而喻的。

在电站项目的建设中，参加单位多，因而形成了较为复杂的项目组织，各参建单位同台竞技，在设计图纸、设备采购、施工场地、标段的接口划分以及施工先后顺序等方面，各单位都在最大化的争取着各自的利益，从而带来激烈的利益冲突。这就需要我们在项目管理中加强沟通与协调，使各方齐心协力、做到齐头并进，营造和谐共赢的局面。

在项目运作和管理过程中，如何有效地同监理、业主、设计院以及各参建单位进行沟通、对内对外进行组织协调，是非常值得我们深入研究的。

沟通作为管理的一种形式，是组织协调的主要手段，是解决组织成员之间障碍的基本方法，协调的程度和效果往往依赖于各项目参加者之间沟通的程度。在工程项目的管理中，有效的管理应该着重做好以下几方面的沟通与协调工作。

一、内部人员的沟通、协调。

顾全大局、综合考虑，建立起完善的项目管理制度，明确工作职责，积极引导大家使用正确的沟通方式、沟通渠道；鼓励两个部门、专业之间要加强彼此间的沟通、配合，减少推诿扯皮，涉及三个或三个以上部门由工程部牵头进行组织协调；同时要建立激励机制，注意从心理学、行为学的角度调动各部门、各成员的积极性，从而充分发挥各级技术、管理人员的作用。项目部每周、月召开的生产例会就是工程建设过程中沟通与协调的缩影，作为会议的组织者，需要把握会议时间、注重会议实效，除重大施工方案需专题会研讨外，针对是或不是，行或不行的问题，要当场给予答复，提高会议效率，这就需要组织者对工程有一个很好的把握，时刻有清晰的思路，在寡头对寡头或寡头对多头的沟通中，获取对方的信赖，进而便有利于接下来组织协调工作的顺利开展。

二、与业主方之间的沟通、协调。

深入研究招标文件、合同，了解合同签订的背景，充分理解工程建设目标和业主的意图，避免对合同有不完整或者无效的理解。在确保公司利益的前提下，认真贯彻落实“业主导向”战略，在做出决策时要综合考虑到业主对工程项目的期望以及其关注的焦点，对于工程建设过程中所面临的或即将面临的各类困难，要及时告知业主，与其研究、分析，最大程度的争取业主的理解支持，加大图纸、设备的催交力度，减少图纸拖期、设备到位晚、场地受限等对工程的影响，保证工程的快速推进，做到使业主满意。诚然，业主与我们虽有着“同一个工程、同一个梦想”的理念，但我们与业主之间的关系，说到底就是如何有效的执行合同的问题，如何依据合同来使各自利益最大化的问题，合同作为工程建设中的法律武器，既是业主的矛，也是我们的盾，反之亦然，所以在与业主方进行沟通时，要吃透业主文件，准确把握合同的要求，尽量用合同说话。如在某工程的除氧煤仓间各层平台的施工中，建筑、机械等专业同时需用图纸，而业主方所提供的图纸不能满足我们施工需要，鉴于此类情况，我们依据合同条款，坚持索要六套施工图纸，为工程建设提供了便利。

三、与监理机构关系的沟通、协调。

充分认识监理工作的性质、原则，尊重监理人员，积极配合其监理的工作。按监理规范的规定和施工合同的要求，主动、及时向监理机构提供有关工程施工的资料等，接受监理单位的监督和管理。在与监理的工作配合中，对于现场的签证工作，设计变更、材料代用或特殊施工工艺以及隐蔽工程等应及时得到监理人员的认可，并形成书面的材料。在遇到有意见分歧的问题时，我们要尽量减少与监理人员的争执、摩擦，心平气和的协商与积极循序的引导，是做好沟通、协调工作的必要选择。监理机构作为业主方在工程建设过程中的代管机构，将会在施工中直接与我们发生关联，有效的争取监理机构的认同，将对我们工作的开展大有裨益。

四、与设计单位关系的沟通、协调。

在图纸会审、设计变更、地基处理、隐蔽工程验收等环节与设计单位密切配合、进行深层次交流，准确把握图纸的设计意图，及时澄清和落实设计与施工不符或设计中存在的隐含问题。作为有经验的承包商，我们公司在工程设计方面，有自己的见解和认识，对于某些设计环节，通过变更或代用即能节约成本的情况，就需要我们主动与设计单位磋商，争取设计单位的支持。在汽轮机基座底板的施工过程中，我们提出尽可能的使用温度配筋作为对拉螺栓来替代措施性钢筋进行加固，这不但节省钢筋用量，还可缩短施工工期，在通过与设计单位的有效沟通，并获取其支持下，我们得到了业主、监理对这一变更作法的认同。

五、与协作单位关系的沟通、协调。

按照劳务分包合同，在项目进度、质量、安全、成本以及现场管理方面对协作单位严格要求。加强对协作单位的监管力度，在工作、生活中多关心协作单位，多与其进行有效的沟通，发现问题及时处理，比如现场施工过程中，往往会有施工现场的水、电供应不及时，周转性材料缺乏等诸多原因导致工程不能顺利开展，所以需要管理者每天尽可能早的深入现场与施工单位进行面对面的沟通，本着宁肯早一秒，绝不晚一步的原则积极协调解决施工队伍所提出来的各种问题，只有这样才能提高协作单位的劳作效率，同时避免由于我们的组织协调不力，造成协作单位的窝工、机械闲置，进而导致其增加成本。

六、与其他单位关系的沟通、协调。

由于利益趋向的不同，众施工单位往往会因交叉作业、场地占用等原因争论不休、寸步不让，这时候就需要我们充分利用业主、监理的职能，做好与其他施工单位的沟通交流，尊重业主、监理的最终裁定，并通过深入交流，使参建各方达成理解和相互支持，进而团结协作，营造和谐共进的施工局面。

结语

综上所述，由于在项目运作中，工程管理所协调的工作涉及面较多，覆盖面较广，往往频繁又琐碎，这就需要管理者进行有效的管理。良好的沟通、交往能力以及处理、解决问题的能力，是有效管理的关键。只有卓有成效的管理，才能不断的推进工程进展，缔造精品工程，成就客户愿望，带动社会发展；只有卓有成效的管理，才能建一个工程、树一座丰碑、交一方朋友；只有卓有成效的管理，才能在提高企业的现实竞争能力、可持续发展能力，给企业带来最大的利益；只有卓有成效的管理，才能实现企业愿景。

正如经济学理论中所阐述的那样，企业的经济效益来自管理效率。而只有真正领会增进沟通的重要性，才能做到卓有成效的管理。