高职院校数字化档案室建设刍议

高职院校数字化档案室建设刍议

李华

李华（泰山护理职业学院山东泰安271000）

随着计算机技术和网络技术在档案管理中的应用日趋广泛，高职院校档案工作面临前所未有的挑战和发展机遇。档案信息化是高职院校档案管理的必然趋势。目前，我校档案室正利用计算机辅助档案管理、建立各种数据库、与兄弟学校计算机网联网、登陆因特网等方式，逐步向数字化档案室转化，以达到档案资源共享的目的。

现结合我校的实际，就加强学校数字化档案室建设的内容谈几点认识。

一、建立学校档案室主页

随着计算机互联网用户不断增多，学校档案室应该建立档案室主页和自己的服务器，可以远距离、快速度、高质量地传递声像、图文和数据，发布档案信息，利用网络为用户查阅游览教育档案信息并为其服务。档案室主页设计可突出学校特色，包括学校简介、高级专业人才简介、档案室全宗介绍、档案室信息服务内容、档案检索工具使用方法、档案管理工作制度、用户信箱，还可以向用户介绍档案室编研性信息及网络文章（在国家级、省部级期刊发表的学术论文）等。主页设计要生动形象，有美感，可连接到校园网，尽可能增加搜索引擎，供广大师生、领导与管理人员查阅，为教学、科研、党政管理工作服务，以便于利用者在网页上获得有价值的信息。

二、建立学生成绩档案数据库

随着对外开放的逐步扩大，档案工作的服务质量必须提高。可按学科、专业设置门类将所学课程科目输入计算机，然后将英文名称列其后与中文对应建库。利用者在查询时只需将学时、分数重新输入，便可打印出所需份数，即可达到既方便使用又保护档案原件的目的。这项服务是学校档案利用工作的重点、热点，也是目前接待利用人次、查阅档案卷次最多的一项服务。例如，我们学校建立了学生成绩档案数据库，为出国人员（如美国、加拿大、澳大利亚、新加坡等）提供中英文对照成绩单，包括专科及中专学生，使利用者在档案室就能把公证材料办理齐全完整，服务一步到位。在学生择业时都要到档案室索取成绩证明，档案室提供的原始凭证方便、快捷、高效，很受用户欢迎。

三、建立学生档案数据库

要将每届毕业生的姓名、性别、出生年月、民族、是否党团员、入学时间、来源、所学专业、毕业时间全部输入计算机建库。可进入学校信息网公开查询，以便跟踪毕业生信息和学生质量培养，为教学评价、专业评估提供依据；也可成为校史参考资料，为研究专科教育奠定丰富的材料基础。我校建立了毕业生自然情况数据库，并连接到校园网，用户可以随时查阅。

四、建立科研成果数据库

科研项目科学管理，是学科科学技术研究工作中的重要组成部分，是维护学校经济利益和保护知识产权的一项重要内容。建立科研成果数据库，可使科研成果档案信息得到推广，可从应用市场中寻求科研成果的落脚点，进而以学校的人才和科技优势为依托，促进科技成果的转化。建立科研成果档案数据库，可将科研项目组织鉴定单位、鉴定时间、主要完成人、成果水平、获奖情况、技术内容简介、使用范围及经济效益与社会效益分析输入计算机，连接校园网，开辟科技成果转化的新天地。这不仅为学校科研成果的奖励提供了依据，而且对经济发展和医学科技创新日益显示出重要作用。

五、建立教师科技档案数据库

要建立教师科技档案数据库，将教师的生平传略、社会任职、主要业绩及贡献、教学科研获奖项目情况、发表的著作、论文、人才培养等情况输入计算机。教师档案库的建立对于教学、科研等方面有重要价值，我校教师科技档案数据库的建立对激励教师的荣誉感、使命感与责任感起到了积极作用。它是学校的无形资产，可提高学校的知名度，扩大学校的影响，弘扬主旋律。