事业单位档案管理问题及对策分析

事业单位档案管理问题及对策分析

朱娜

山东省烟台市福山区妇幼保健计划生育服务中心山东烟台265500

摘要：档案管理是事业单位内部管理的基础管理工作，能够为单位内部各个部门开展工作提供依据和指导，做好资料的收集工作能够提高档案的使用价值。事业单位的档案是全面地、系统地反映本单位的工作面貌，完整地记录本单位工作历史的真实记载，因此，加强事业单位档案管理工作尤为重要。

关键词：事业单位；档案工作；开发利用

引言

相比于以行政管理为主的机关及注重营利的企业，事业单位更侧重于提供公共服务及从事科技研究，它具有业务范围广泛、知识密集、公益性的特点。在全球经济一体化的信息化背景下，对于事业单位档案管理也是一项新的挑战，在面临复杂多变的外部环境下，档案管理的质量也会受到影响。

1事业单位档案管理存在的问题

1.1事业单位不重视档案管理工作

目前，事业单位的大部分领导对于单位内部的管理不够重视，领导们对档案管理的重要作用的这种忽视，主要是因为对档案管理工作内容不熟悉，不了解其中的重要作用，而是把工作重心和精力全部放在了人力资源和技术人员的培养上，没有意识到档案管理的水平与业绩是相辅相成的关系，长此以往，会造成大量的人才流失，业务上也会出现纰漏，落实到档案管理的工作迫在眉睫，是事业单位稳定发展的有力保障。

1.2事业单位内部缺乏专职管理档案人才

事业单位的档案管理人员，大部分不是科班出身，需要到工作岗位上根据具体业务进行学习，与档案有关的专业人员更是少之又少，大部分没有经过专业的档案知识和技能的培训，一般都是由其它岗位调到档案部门，大部分年龄偏大，缺乏专业的档案知识，不能熟练操作计算机，无法跟上信息化的步伐，工作中缺乏责

任心与耐心，工作中容易出现纰漏，所以我们首先要改进的就是档案人员的专业水平，因为只有专业的人员才能保证档案管理的工作质量。

1.3档案管理制度缺乏规范化

所谓无规矩不成方圆，档案管理要有档案管理的标准和准则，目前，大部分事业单位虽然建立了档案管理制度，但是没有真正落实和实行，档案管理制度形同虚设，部分单位虽然会按照一定的工作程序开展工作，但是因为制度不完善，管理松懈，加上单位各部门没有及时沟通和交流，缺乏共同协作的能力，导致档案管理制度执行力下降，同时影响档案的规范管理。

2加强事业单位档案管理工作的对策

2.1加强收集工作，夯实档案业务基础

首先要建立健全档案工作制度，使收集工作规范化、制度化。制定有约束力的档案管理规章制度，明确归档材料的范围和归档期限，加大档案收集工作宣传力度，提升档案收集意识，档案管理人员也将坐等收集转变为主动收集，同时，争取单位领导和各部门的对档案工作的理解和支持，根据档案管理需要主动上交应归档的文件资料，提升档案收集的效率。其次要重点做好账外文件材料的收集。在档案管理的过程中，一些档案人员在理解归档范围时存在误区，以为只有红头的正式文件才真正重要，致使归档文件质量不高，大量的账外文件散失，间接影响了归档工作。账外文件是指未经发文登记和打印的文件，包括调研报告、基础数字统计报表和分析材料、会议记录、规章制度、大事记、图片、重大活动中形成的文件材料等。相比红头文件，事业单位的账外文件更充分反映业务活动的真实面貌、业务运行的轨迹，更具有独特性和不可多得性。

2.2加强档案的开发利用工作，使其发挥应有的社会效益和经济效益

2.2.1做好日常的查阅利用工作。档案的凭证作用和参考作用，不仅能反映本单位的工作任务落实情况、绩效、个人成长历程，还能维护干部职工的正当权益，又能在处理一些事项时，证明程序是否合规，决定是否科学合理。做为一名合格的档案员，要不断提升自己的综合素质，既要通晓档案法律法规，又要熟悉室藏，了解本单位的业务工作，掌握档案现代化管理手段，还应该定期编制并公布本单位档案全宗介绍、大事记及重要文件材料汇编。面对查档者的合理需求，提供优质高效的服务。在领导层面做出重大决策、关乎集体、职工合法权益时，履行好岗位职能，积极主动地为领导提供完整的资料和信息，为领导决策提供依据，发挥好智库助手的作用。

2.2.2做好档案的深层次开发挖掘工作，摒弃“看摊守铺”的陈旧档案观念，做好深层次的开发利用工作，对政府部门和领导决策提供真实可靠的第一手材料。即不停留于一两份档案的表面，而是在第一手档案材料的基础上，通过对具有关联的系列档案信息的汇总，透过现象看本质，分析、筛选、思考、研究形成新的档案研究成果[1]。如水务部门利用监测档案，及时推测五十年一遇、一百年一遇洪峰的来袭，以便在防灾抢险中提前向政府提出可行性方案。环保部门通过对历史环境指标和目前环境指标的比较分析，可以了解人居环境的变化，制定出可行的整治污染方案。

2.3加强档案的实体和信息保护工作，筑牢人防、物防的安全防线

档案安全工作是档案工作的生命线，为了确保档案实体的安全，首先档案室应该认真遵守“十防”规定，配备必要的设施设备，如安装防盗门、监控器，窗帘，使档案室保持通风，保持适当的温湿度，远离火灾、水患及放射性污染源，放置鼠药、驱虫剂等防止档案的实体破坏损毁。档案员还要坚持做好每日的巡查工作，并认真做好记录，随时监控档案室的安全，防止档案出现损坏或丢失，使档案安全得到有效的保护[2]。其次，在互联网时代，更要警惕档案电子信息的被攻击和篡改。这就要求档案管理人员一定保持高度警惕并高度重视安全防范工作。为了加强电子档案的安全性，电子档案管理系统还应设置防火墙等防护系统，做好系统的维护，并将档案数据信息定期备份，从而确保电子档案信息的安全。

2.4建立健全的事业单位档案管理制度

档案管理工作一定要按照制度执行和完成，在事业单位内部建立完善的档案管理制度，保证档案管理水平的提高，同时在工作的实施中，一切按照档案管理制度的要求和操作流程进行，将内部档案的归档、集中管理、利用、保密工作以及档案管理工作的交接等事项，通过相关条例以书面的形式确定下来，只有按照档案管理的各项制度和规定办事，才能保证档案管理工作在规定的轨道下进行。

2.5提高事业单位档案管理人员的素质和能力

事业单位在重视档案管理的同时，要重视档案管理工作人员的工作能力和素质，在招聘档案管理人员时，应该在招聘内容上注明任职的条件，要具备一定的档案管理专业知识，对待档案管理工作要有责任感[3]。在实际的工作中，要经常参加各种提高学习能力的培训，便于更快接受新的管理理念，并且能够熟练运用到工作中，确保档案管理人员是一支综合能力和素质很强的队伍。

结束语

综上所述，我们了解到档案管理对事业单位发展的重要性，同时虽然事业单位在进行档案管理改革的时候，管理工作存在一定的不足和问题，但是要保证档案管理工作的准确，实现档案管理的信息化、规范化发展，那么就需要不断提高档案

管理工作的水平。我们必须充分认识档案管理工作的重要性，抓住机遇，创新思维，以科学理论为指导，利用科学的办法不断完善档案管理制度，面对新机遇，迎接新挑战，采取新措施，不断推动档案管理工作取得新成效，为事业单位的发展提供有较高价值的参考，走上可持续发展的道路。

参考文献：

[1]高娟.推进事业单位档案管理工作规范化标、准化的策略研究[J].中国集体经济，2018（09）：50-51.

[2]何丽芬.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化，2018，21（05）：172-173.

[3]周晨.浅谈事业单位档案管理信息化建设——以动物卫生监督部门为例[J].农村经济与科技，2016，27（03）：167-168.