房地产集中采购问题思考

房地产集中采购问题思考

张林

江苏省房地产投资有限责任公司江苏南京210009

【摘要】在房地产公司日益以“提高质量、降低成本”为基本原则，重点探讨适合房地产集中采购的材料、设备及专业工程目录，寻找合适的供应商及规范的供应商管理，分析集中采购的组织方式及实施步骤，做到适质、适量、适时。

【关键词】集中采购目录；供应商管理；流程制度；实施步骤

前言

越来越多的地产企业迈入百亿军团，而随着企业规模扩大，资源整合能力的重要性愈加突显。通过与多家百亿地产企业交流，发现这些企业在从数十亿向百亿规模发展的历程中，大部分都将规模化采购作为企业有效整合资源、建立集团化发展规模优势的关键管理手段。通过规模采购和集中采购，不仅可以提高采购工作效率、降低开发成本，还能够提升产品品质，塑造企业品牌形象。从阶段来说，集中采购有利于房企降低采购成本，提升品质和服务，是规模化采购的第一重境界；当房企规模进一步扩大，供应商资源进一步积累，可通过战略采购进一步打造房企核心能力，此时可谓房企规模化采购的第二重境界。

1房地产集中采购现状

目前多数房地产招标采购职能设置在项目所在地的分、子公司，由各分、子公司开展具体的招标采购实施工作，总公司相关部门对招标文件、招标控制价、中标价等进行相关审核。有部分标杆企业招标采购职能设置在其总部的招标采购部，由招标采购部统一安排所属各项目的招标采购工作，实际参与操作资格预审、招投标、合同签订、供货协调、付款审核、结算管理、供应评估的全过程。

2房地产集中采购目录

通过分析影响集中采购效益的因素，并非所有的材料和设备都适合集中采购。依据材料及设备的自身因素及市场因素，我们得出以下结论：

（1）就材料和设备的自身影响因素而言，当价值特征倾向于绝对金额较高，占采购总额的百分比较大，适宜采用集中采购，比如外墙涂料、钢材等。

（2）当某一种材料设备的质量差异大，质量不稳定，质量好坏并不容易简单判断，但其观感决定客户体验的，适宜采用集中采购，以求从供应方环节降低质量风险，比如石材等。

（3）当某一种材料设备，业内有明确的标准，且适用范围广、技术成熟，适宜采用集中采购，以获得价格优势，比如电梯等。

（4）当某一种材料设备，通用性强，可以初期收集采购需求，适宜采用集中采购，比如外墙保温等。

结合上述观点，集中采购建议目录如下：

3房地产供应商库建立与管理

房地产公司应尽快搭建规范统一的供应商信息库，该库要能反映各类材料设备生产厂商、代理商、施工企业施工能力、资金状况、诚信度、材料设备规格品种、性能、品质档次、价格等全方位信息。

3.1供应商库建立方法

建立并不断完善供应商库，可基于三方位进行搭建：

一是整合，通过各分子公司、同行及网络信息平台全面收集各供应商的资质、履约能力等多维度的完整信息。初期供应商的获取可以通过已和各公司签订合同的、参加公司招标但未中标的、内外部推荐的等多渠道进行收集、筛选。

二是细分，根据集中采购目录范围按不同地区、不同档次、不同利润目标等指标进行细分供应商的类别。

三是建立合理的评价体系，沉淀优质供应商。对不同类型的合同设定不同的评估阶段，比如当付款到一定比例时启动履约评价，履约评价直接与后期供应商的付款申请相关联。过程中可以有月度评价、完工后总结评价、保修期内评价等。

3.2供应商管理关键环节

供应商管理的主要内容有建立并维护供应商信息数据库、对供应商进行综合评估、通过适当的奖惩激励供应商提供更好的产品和服务、维持和供应商的良好合作关系。首先要完善供应商的考核标准，建立供应商淘汰机制。其次进行事前控制，跟踪供应商供货进度及产品质量。然后加强总公司、分子公司与供应商三者之间的沟通。最后健全供应商管理制度。

4房地产集中采购组织方式与实施步骤

4.1组织方式

参考当前多数房地产企业，集中采购的组织方式主要有三类，分为“集收集结”、“分收集结”、“分收分结”。

（1）集收集结

集收集结特点可总结为：集中采购需求、集中执行采购、集中到货结算、总公司内部调拨。

（2）分收集结

分收集结特点可总结为：集中采购需求、分、子公司收货、集中结算、内部收付。

（3）分收分结

分收分结特点可总结为：集中采购需求、分、子公司收货、分、子公司结算。

上述三种组织方式主要区别在于信息流、资金流、物资流三方面，即合同签订、付款方式、供货形式的不同。。

4.2实施步骤

第一步：成立独立的专业职能部门

建立总公司集中采购模式，需设置独立的专业职能部负责，原因如下：

（1）集中采购是一项系统化的工作，是对整个采购活动的计划、组织、指挥、协调、控制、事后跟踪等整个采购过程进行的管理活动。

（2）参与材料设备的采购人员需要具备较强的材料设备专业知识，有较强的应变能力、谈判能力，能把握采购物资市场的新变化和动向，能有认真负责的工作态度，廉洁自律，不假公济私、不收取回扣，能将材料设备根据各项目产品定位划分档次和品牌范围，开发、使用最适合各项目的材料设备或者专业队伍。

（3）材料设备的采购需要较强的流程管控，形成招标与成本相互制约，权责划分明确，互相监督。

（4）材料设备采购涉及招投标事宜、合约签署等相关法律事务。

（5）涉及大量的内部采购信息和市场信息的收集，整理汇总及分析，尤其是优秀供应商的选择与开拓。

除此，这个职能部门的工作目的，不单是以扩大采购量以降低采购成本，还应该从理清材料性状及价格，向供应链源头挖掘优秀资源，对分、子公司的其他非集团采购和招投标后的报价清理提供指导和服务为目的。

第二步：明确总公司、分子公司权责，细化集中采购流程制度

集中采购权责分别从组织架构、岗位职责等多方面明确工作层级划分，各级、各岗位的权责，在集中采购权责制度中明确。集中采购流程与原有分散采购模式的责任主体、组织方式、流程管理、评价方法等方面均有不同之处，因此要制定《集中采购招标管理流程》、《集中采购供应商管理流程》、《集中采购监督管理流程》、《材料计划超编和材料超欠供管理流程》、《集中采购合同管理流程》、《集中采购后评估管理流程》及具体操作指引等。

第三步：深入市场调研，初步建立供应商库

根据总公司已经确定的集中采购目录，深入市场进行调研。首先，了解集中采购所在地招标政策限制及准入。其次，针对不同的材料设备、专业工程设定不同的调研内容。

第四步：集中采购试点

集中采购流程的补充细化、权责划分，供应商库的建立与评价方案以及计划上报标准、招投标标准、材料验收标准等一系列信息化建设、业务流程的建立是集中采购实施的基础，建议集中采购实施前先行完成初稿，并在试点过程中逐步完善。

第五步：各项目使用

与中标单位、各分子公司分别确定1-2名专职联系人，负责跟踪协调集中采购使用过程中发生的问题，听取各公司使用情况的反馈，纠正偏差，确保问题在第一时间内解决，保证集中采购的顺利实施。

第六步：定期开展评估

对集中采购中标单位的工作情况进行定期化评估，并制定相关的评估制度及相应奖罚措施。建立清退制度，对于产品质量、服务等未满足预期，并且不能按时整改或整改不合格的供方，予以及时清退。

尤其要重视并加强对集中采购试运行项目的后评估，优化操作流程，总结优缺点，总公司各相关部门及各分、子公司要积极参与评定，保证集中采购正式实施的顺利推进。

5房地产集中采购实施要点

5.1制度保障

（1）集中采购是对现有分散采购模式的一次改革，且集中采购工作是个繁杂而且难度较大的系统工程，在采购体系的构建、企业的认同等方面，将会遇到新的困难和阻力。

（2）集中采购的采购量大，成本把控的重要性也更为凸显。技术参数、招标文件及合同条款、工程量清单、招标控制价的编制将更为重要。同时还需建立定期市场调研制度，强化价格监控。

5.2进度计划匹配

各项目进度计划的准确性将直接影响各分、子公司编制年度（或季度、月度）招标需求计划的及时性和准确性，进而影响集中采购招标计划的准确性。通常情况下“采购延误”和“采购超前”问题是集中采购推行过程中反应较为强烈的两个问题。因此，集中采购计划与项目进度计划的匹配度要求将更高，集中采购时点的统筹显得尤其重要。当然，进度计划不可能一成不变，总公司招标采购部应根据进度计划每月复核年度（或季度、月度）集中采购计划。各项目进度计划调整后，集中采购招标计划的联动调整反应要及时。

5.3产品标准化

从长远来看，成熟的产品必然是一个标准化的过程，企业快速发展离不开标准化，集中采购与标准化之间是两者互相促进的优化过程。通过集中采购，可以通过有效地激励，促使供应商提高自身的技术水平，甚至可以和供应商合作进行相关的科学研究，研究新材料，获得更大的竞争优势。同时，集中采购有利于推进产品标准化，一方面集中采购可以促使我们从源头出发，研究和推行产品标准化，促使进一步降低成本、提高产品标准化程度。另一方面产品的标准化可以推动集中采购，大量的标准化材料，必然会降低集中采购管理的复杂度，提高集中采购的效益和优势。

5.4图纸设计深度

伴随着科学技术的不断发展，房地产开发建设项目中采用的材料和设备等物资的科技含量不断提高，技术水平也有大幅提升。为了评价有些材料设备的质量，不但要了解它的各种使用功能，还要了解它的机械性能，甚至连控制功能也要有所掌握。

5.5信息化系统建设

结合管理软件系统，做好采购前、采购中、采购后多重控制，有效降低采购成本。标杆企业已经建立电子采购与信息平台，在电子采购平台上接受报名，发布招标信息。也可以运用新浪地产等现有平台实现此功能。

5.6高级别供应商的开发与维护

集中采购本质上仍然是和供应商交易，但是因为交易量大，提高了入门供应商的级别，增大了选择的范围。面对众多的供应商，如何选择、开发，进而有效的管理，促使集中采购发挥出更高的效益，将是集中采购需要关注的事情。高级别供应商的开发和关系维护是提升集中采购效益的重要环节，总公司应依据自身的优势和需要，在市场中选择战略相同的供应商，同时针对不同材料设备、专业工程采用不同的考察标准。为了引进竞争、激励，应对突发事件，同种材料设备、专业工程的供应商，至少需要选择两家以上。

6结语

通过本次集中采购调研分析，在房地产公司分步开展集中采购是切实可行的。考虑到目前项目分散采购和集团采购模式差异较大，短期内适合有选择性的进行集中采购试行，积累经验，进而逐步推广。建议选择电梯、进户门、外墙涂料工程先行试点，成立一个专业职能部门推进集中采购事项，补充完善集中采购相关业务管理流程及指引，梳理集中采购实施过程中总公司各部门、各分、子公司、各岗位职责，明确集中采购目录范围内的材料设备、专业工程与总包招标时的关联注意点，在集中采购实施过程中逐步推行标准化设计进程，建立并不断充实各类供应商库，实现保证质量、提高效率、降低成本的目的。

参考文献：

[1]蒋震宇.集中采购浅析[J].经营与管理，2013（6）

[2]赵国清.浅谈集中采购需要注意的几个问题[J].经营与管理，2012（8）

[3]刘斌.谈部门集中采购[J].观察，2010（9）