新形势下行政办公室的管理实践

新形势下行政办公室的管理实践

彭有宏

青海路拓工程设施制造有限公司青海西宁810000

摘要：办公室的行政管理工作是推动整个组织机构正常有序运行的基础，是组织机构平稳运行的保证。在新形势下，面对行政办公存在的一些问题，要积极加强管理，提高办公室的工作效率、加强办公室的管理实践对提升办公室业务水平具有重要的俄帮助作用，本文对行政办公室的作用、存在的问题以及加强管理的有效措施进行了简单的论述。

关键词：新形势；行政办公室；管理

一、新形势下行政办公室的重要作用

行政办公室一般作为组织机构的行政中枢存在，负责重要工作的组织、传达、决策等工作，在众多职能部门中具有不可比拟的地位。行政办公室在组织机构中具有重要的地位，主要体现在以下两个方面，一是办公室作为行政办公的综合结构，掌管着本单位行政管理的主要事务，诸如行政文书、组织管理、行政接待等工作，其工作种类繁琐，职责复杂，是组织机构运转的重要纽带。二是行政办公室虽然工作内容较为琐碎，但行政办公室作为对外办公的一个主要窗口，承担着代表本单位整体形象的重要作用，其管理效率和服务态度决定着整个公司服务的水平。一流的行政办公水平决定着一流的企业形象，随着时代的发展以及工作内涵的变革，办公室行政管理工作也逐步发生了变革。作为行政办公室的管理人员，要明确科室职能的重要性，要在新紧跟时代发展趋势，紧紧抓住时代的脉搏，认清新形势下办公室管理的新责任，切实提高行政管理的基本素质，跟随实际工作做好相应的管理工作。

二、当前行政办公室管理存在的问题

（一）职能多元化，工作任务重

行政办公室掌管组织机构的方方面面，工作职能呈现多元化的特点，往往既要与组织机构内部的各部门打交道，还要与组织机构外部来自各个方面的不同单位打交道，行政办公室常常面临工作杂而多的情况。而往往人力资源在对岗位设置时常常将人员倾向于一线岗位，给予机关行政岗位的人占比少之又少，由于人手有限，工作职能多元，常出现工作繁多而没有足够的人手来完成的情况。而行政办公室的工作往往都是领导交代的重要事情，员工又不敢耽搁，长此以往，员工超负荷工作。

（二）稳定性差，工作效率低

行政办公室岗位人员少，且呈现出稳定性差的情况，出现这种情况的原因主要有两点，一是客观上来说，行政办公室的工作人员常有“关系户”，这些人常常处于在行政办公室处于过渡阶段，同时这些人中也会存在一部分工作主动性差、工作能力有限的情况，其所能承担的工作量有限，工作效率较低。二是主观上讲，由于行政办公室职能多元，工作任务重，同时又由于人手有限，员工工作任务过重，负面情绪较多，可能呈现离职率较高的情况，人员流动大，新员工接受业务需要一定的时间和过程，导致工作效率过低。

（三）缺乏规范化的制度管理

建立健全的规章制度是行政办公室管理的重要保障，但当前行政办公室普遍呈现出仅停留在应付工作上，缺乏完善的管理制度，就算出台的一些制度也没能落实到实际工作中来。行政办公室工作强度大、工作事物繁杂，除了收文发文、印章管理等基础工作，还承担着工作协调、外事服务、宾客接待等辅助工作，面对这些复杂的工作，如果没有良好的规章指引，很容易造成管理的混乱，产生工作差错。

三、新形势下加强行政办公室的管理的有效措施

（一）完善管理制度

俗话说“没有规矩不成方圆”，讲的就是组织机构要形成相应的岗位职责，要完善相应的管理制度。实行岗位责任制，对行政办公室工作的科学化、制度化有重要的帮助作用，同时岗位责任制也是我们实行管理改革的一项重要措施，符合新形势下行政办公室管理发展的需求。何为岗位责任制，就是指根据行政办公室各岗位的工作业务特点和工作性质，来对其职责、权限进行明确的规定，从而要求该岗位人员根据规定进行工作，同时依据规定对其进行考核，建立奖惩制度。建立完善的管理制度，健全岗位责任制，首先要明确人员编制和工作任务，再通过任务制定岗位，通过岗位确定人员，将责任切实落实到个人，使人尽其责，从而实现事事有人负责，有人落实的工作目标。其次要落实工作责任制，工作责任制是岗位责任制的前提，将每个人的工作具体落实了，才能对岗位责任进行落实。最后要落实制度规范，通过制度规范来约束每一个工作人员的行为，使其每一项工作程序化、制度化，从而避免漏洞，形成了制度化的管理，才能有效的提高行政办公室的管理效率。

落实规章制度，我们可以借鉴当前民航业的工作做方法，航空公司都建有一套完整的手册体系，秉持着一切工作形成制度、一些制度写入手册的工作要求，坚持全员落实手册的工作制度，在行业内形成一个良好的工作体系。这种工作方式能够为行政工作提供一个良好的制度规范，切实将规章制度落实到各项行政工作中来，推动工作的完善。

（二）整合资源，加强信息化、数字化建设

新形势下，网络信息技术快速发展，带来了工作方式的变革，信息化、数字化建设成为行政办公工作发展的重要方向，行政办公室管理要紧抓时代发展的先机，加强信息化建设。一是要建立相应的网络系统，减轻人员工作负担，例如对于公文的管理工作，可以建立办公自动化系统，实现公文的自动流转、分发以及归档处理，能够有效地减少人力工作，提高工作效率。二是利用网络做好整理保存工作，组织机构的档案管理工作是一项重要的行政管理工作，很多档案十分重要且需要保密，当前纸质化的保存方式已经不能适应时代的发展，同时纸板档案的保存难度较大，容易出现丢失和损坏，因此行政办公可以利用档案管理系统实现档案的存储和保存工作，提高档案的安全性和保密性。行政办公室要充分利用办公自动化系统，对管理信息进行及时的收集、处理和分发等工作，切实提高行政办公效率。

（三）加强团队观念，注重合作意识

行政办公工作纷繁复杂，交叉事项较多，同时也存在很多事情需要办公室内的人员通力合作才能完成，在这个过程中加强行政办公室的管理，就要在办公室内建立起良好的团队观念和合作意识，办公室内只有形成整体的合力，才能够发挥办公室最大的效能。加强团队观念，在管理实践上一是要善于运用感情管理理念，通过情感力量增进沟通距离，营造一个理解、和谐、信任的氛围，建立一个和谐融洽的办公室环境，加强合作意识的建立。二是要量化工作，明确职责分工，公平是促进整体和谐的有力保障，在办公室管理实践中要注意人员分工的公平性，明确职责，做到落实到人。三是要关注员工的心里和发展，关爱员工、给员工发展的机会是留住人才的重要途径，办公室管理中要做到关注员工的难处，帮助员工解决难题，为员工的发展提供一个空间，帮助员工发展。

（四）加强服务意识

行政办公室的工作更多的是与组织机构内、组织机构外的人员打交道，起到一个中间桥梁的作用。作为窗口单位，要切实加强服务意识，才能提高行政办公的效率和水平。新形势下，工作中各项业务会产生各种纠纷和问题，这时候就需要行政办公人员时刻保持清醒的头脑，对事情进行得当的处理，秉持着为大众服务的工作态度，起到中间桥梁的作用，缓和各业务模块的关系。行政办公人员要加强服务意识，从大局角度处理问题、化解矛盾。同时在这个过程中要注意切勿丧失根本性的原则，这是一切行政事务处理的根本前提。

总结

新形势下，行政办公室要审时度势、转变观念，对其管理工作要不断优化，加强队伍管理，要建立健全规章制度、提高工作效率、加强团队观念，不断推动管理效能的提高。

参考文献：

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[2]冉红梅.高效教务办公室管理实践新论[j].高教论坛.2007（12）.

[3]李珂珂.新形势下行政办公室的管理实践[j].管理科学.