探析医院档案管理工作

探析医院档案管理工作

朱晓丽

山东省安丘市白芬子卫生院262100

医院档案管理是医院管理和生产经营过程中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，医院产生的档案涵盖医疗、教学、科研、文书、人事、基建、设备、财务等范畴，具有记录性、原始性、真实性特征。当前医院档案管理工作中普遍存在的现象是：重病案资料管理，轻综合档案管理。做好医院档案管理工作是实现现代医院管理科学化、规范化、精细化的基本保障。

一、医院较重视病案资料管理工作

医疗档案管理主要以患者就诊病历资料为主，亦称病案管理。病历资料是医务人员对患者疾病的发生、发展、转归，进行检查、诊断、治疗等医疗活动过程的记录，国内各省市均由卫生行政部门制定了病历书写规范与管理规定，明确提出了病案资料书写的基本要求、格式和资料排序等规范，各医疗机构参照执行。所以，医院均设置有病案室，负责全院病案资料的整理、归档、保存等工作，还设有质控科或医务科等医疗质量管理部门对病案质量进行常规抽查，以保障病案质量规范。医院病案资料的管理在卫生行政部门制度建设和监管督查、医疗机构管理与自查、医务人员思想意识等方面均得以保障，在医院档案管理工作中处在重要地位。

二、医院其他综合档案管理工作滞后

医院管理人员和工作人员对档案管理意识薄弱，有的医院管理者认为医院的根本目的就是做好医疗工作，重点工作就是提高医疗技术水平，在医院发展过程中，因管理、人员、意识等方面的影响，导致档案资料完整性不足、利用效率较低[1]。医院档案管理工作是医院管理科学化、规范化、精细化的直接体现，是现代医院管理中的重要组成部分，做好医院档案管理工作是重要且必要的。医院其他综合档案管理工作滞后主要体现在以下四个方面。

（一）档案管理制度建设滞后

医院档案管理制度建立和执行力不足，在卫生行政部门要求和指导下，医疗档案管理相关制度较完善，但其他综合档案管理仅有较宽泛的档案工作制度，建章立制流于形式、适用性低，档案管理分工不明晰，工作流程和考核体系不健全，医院现有的目标考核体系中，档案工作一般不列为考核因素，未得到应有的重视[2]，导致档案管理不规范，甚至出现重要档案遗失的情况。

（二）档案管理协调机制滞后

医院档案管理普遍存在由各业务部门自行管理的情况，形成多头管理、各自为政的局面，没有统一的管理标准和部门，导致档案收集不全，汇总时步调不一致，档案后期检索、使用效率低下[2]。医院档案分散管理的现象普遍存在，文书档案、科教档案、设备档案、基建档案、财务档案、人事档案等均分散在相应的职能部门管理，缺乏有效的协调机制，汇总时较难确定档案的完整性，档案质量不高，特别是合同类、协议类、采购类的档案资料管理混乱，严重影响医院规范化、精细化管理，甚至影响医院管理决策和工作开展。

（三）从业人员专业技能、管理方法和意识滞后

受档案分散管理影响，医院各职能科室工作人员自然承担起档案管理工作，属于“兼职”管理，大部分人员缺乏档案管理专业知识，也未经过系统的专业培训，档案管理意识薄弱，对档案重要性不了解，以至将应归档的重要档案资料与日常产生的文书材料混合存放，分类不规范，管理方法单一落后，整理、归档不及时。档案管理方法不当便形成了档案保存不规范，甚至遗失的现象，需要使用档案资料时较难检索运用，较难满足档案管理工作需求。

（四）档案管理硬件保障滞后

医院档案管理硬件建设投入不足，未建设规范的档案室。档案管理设备手段原始落后，重视程度不够，必要设备投资方面严重不足[3]，硬件建设如独立的符合标准要求的档案室和相关配套设备不完善，制约着医院档案管理科学化、规范化发展。

三、医院档案管理工作重点

（一）硬件与制度保障

医院管理人员应充分认识做好档案工作的必要性和重要性，加强对档案工作的管理和监督，将档案管理工作作为医院管理的重要任务之一。首先，医院除了常规设置的病案室外，应专设综合档案室，参照档案室设置标准配套投入必要的硬件设备等，负责病历资料以外的档案管理工作。其次，建立健全医院档案管理制度是医院加强档案管理的必要保证[4]，要制定切合实际的档案管理制度，明确责任分工、分类归档管理，将档案整理归档工作列入各科室（特别是职能后勤部门）年终目标考核内容，至少按年度进行归档考核。

（二）提升档案管理人员的专业技能

组织干部职工主认真学习《档案法》等档案相关法规，从意识上提升大家对档案管理重要性的认知，强化对在岗人员的业务培训，通过理论与实际的有机结合，既要动脑、也要动手，提升业理论素养及实际操作水平，做到及时、完整、准确、有效收集业务工作中产生的档案资料并按时归档[5]。适量引进档案管理专业人员，有条件的医院可配备专业化档案管理人才队伍，统筹医院档案管理和编研运用，也就是说，在档案人员配备上，应当至少做到专职，尽量追求专业。

（三）做好档案安全管理

医院形成适用的档案管理模式后，管理人员要高度重视档案安全管理，充分运用人防、物防、技防等手段，保障档案存储安全。若运用网络管理模式，则务必明确档案网络管理范围，务必做好网络安全防护，建立安全有序的网络管理体系，对电子档案进行加密处理[5]。应注意的是，涉密文件不采用信息化管理保存，应由专职人员负责纸质文件的保密保存。

随着现代医院管理的不断科学化、规范化、精细化，档案管理工作也需要紧跟医院建设发展的步伐。档案不仅是已开展工作的简单记录和存储，医院要重视档案的管理编研工作，要认识到学习、分析、总结、运用档案对医院管理和发展起着重要的借鉴和指导意义。档案管理工作应向管理制度适用、管理机构固定、管理人员稳定的方向开展，以保障医院档案规范、安全管理。