设备材料采购流程管理

设备材料采购流程管理

周倩文

中石化上海工程有限公司上海200120

摘要：伴随能源化工工程建设行业的不断发展，设备材料采购的策略和方法也在不断创新。作为采购从业人员只有把握住行业特性、物资特点，制定准确的采购策略，优化采购流程，才能有效地提升采购的质量和效率。鉴于此，本文结合工作实际，从设备材料采购流程管理角度出发对能源化工工程建设设备材料采购管理问题进行研究。

关键词：设备材料采购；流程管理；采购管理；能源化工工程

能源化工工程建设项目采购具有采购数量多、规格杂、需求批次多、项目后期增补量大且采购周期短等特点。因此，能源化工工程建设项目的采购通常采用统一招投标的批量采购模式。能源化工工程建设项目采购流程大体上可以分为设备材料采购准备阶段、设备材料采购阶段、设备材料物流运输和设备材料验收四个不同的环节。

1、采购与采购流程

一般而言关于采购的涵义可以从狭义与广义两个角度来界定。狭义的采购是指企业购买货物或服务的经济行为；广义的采购是指企业为获取生产或销售所需各种物资或服务的系统过程。在现代工程建设管理中，采购通常被认为是整个工程建设活动的支点，它将设计的图纸化为实物，并承接各设计专业之间数据的转化，同时它也是后续的地基、安装、试车、开车等施工活动的基础。由此我们可以看出，采购作为一种企业的微观经济活动，不仅在根本上决定了企业工程建设的正常进行，还在很大程度上参与中观经济及宏观经济的市场运行，是现代市场经济生产、交换分配和流通的重要内容。本文认为采购指的是为了确保企业各种物资供应而采取的各种计划、组织、协调以及控制活动的统称。

采购流程指的是采购的整个流程环节，一般包括采购准备阶段、采购需求阶段、采购实施阶段和采购后继阶段，具体如图1所示。

图1采购流程主要环节

2、设备采购准备阶段

设备采购准备阶段主要包括两大部分：第一部分是开发供应商；第二部分是供应商选择。

2.1开发供应商

供应商开发是设备采购中的重要环节。一个良好的供应商不但可以降低产品的采购成本，而且还能保证供货的及时性、保障产品采购质量。所以，能源化工工程建设项目供应商的开发流程从以下几个方面进行：首先，各采买专业组必须严格审查交易供应商的资质、装备水平、生产能力和质量保证能力。根据工程建设项目对供应商资质进行筛分，要求供应商必须具备可以完成项目物资供应的资质；其次，对开发商进行实地考察。能源化工工程建设承包单位要对基本条件符合企业供应商要求的企业进行实地考察，对企业的生产规模、生产情况和相关资质进行了解，并填报供应商考察表上交领导审查；最后，对供应商之前的供应项目进行了解，了解供应商的历史供应情况和以往客户与项目的评价，看企业的历史诚信度如何。

2.2管理供应商

供应商管理是企业为满足消费者独特而多元化消费需求，而选择能保障其生产或制造所必须的材料、设备、服务等，并且最符合企业要求的供应商应具有质量高、供应快特征。对于化工工程类企业而言，要对供应商进行管理，必须强调长久而稳定的合作关系，选择具有增值作用高、市场竞争力高的供应商作为其长久的合作伙伴，才能在竞争激烈的市场环境下实现长久稳健发展。对供应商实施管理的步骤和过程，一般是：更新和补充现有供应商数据库、制定和完善绩效考核的相关内容、建立健全供应商合作机制、分类管理供应商、有效评选供应商、预审供应商的初选资格、扩建供应商的数据库等。通过这些环节，一个完整的供应商管理体系便建立了，既保障了企业与供应商之间长久的战略性合作，又健全了供应商选择评价体系和合作机制，有力的保障了企业长远发展的经济利益。

在对供应商进行细分时以80/20原则为基础，在战略上对供应商进行细分，将供应商划分为常规性、瓶颈型、战略型和顽固型四种。根据细分标准对供应商进行有目的的管理。

3.采购需求阶段

物资供应坚持“质量第一”的原则。在确保产品质量、满足安全供应的前提下，追求性能价格比最优和全生命周期总成本最低。设计人员应及时准确地在请购文件（需求计划）中提出所需物资的设计选型、质量标准、技术要求。对需要技术交流和技术澄清的物资，由采买人员负责组织设计、业主等单位与供应商进行技术交流和技术澄清，明确技术条件和质量要求。

4.采购实施阶段

4.1处理和采购

工程项目采购订单处理流程如下：

图2订单处理流程

设计部门根据实际工程项目实际情况对需求产品的技术、性能、系列等进行确定，并出版物资采购请购单；材控部门材控人员审查设计提交的技术文件的完整性后，与商务部分合并组成询价文件，对请购单进行审核，看库存是否充裕或剩余物资中是否有库存，如果库存充裕或剩余物资有库存，直接调拨；如果库存不充裕或剩余物资无库存，判断是否为新的采购物质。如果不是新的采购物资则向供应商提出采购邀请，供应商根据签订的合同进行发货；如果是新的物资，则需要进一步进行市场询价；供应商报价、议价后采购部将供应商信息和价格等上报给相应审批人员，相应审批人员审核通过后，采购部根据需求计划拟定采购合同，并对供应商的产品价格、产品质量等进行把关，确定最终供应商，产生采购合同；供应商根据合同规定向企业供货，物资直接打到现场仓库；现场采购代表联同监理对到货产品的完好率、产品检测记录等进行检查，并记录供应商的供货时间，对供应商本次产品供货及时性进行记录；同时，安全监察部、技术部、采购部、施工部、财务资产部五部门联合对物资进行检验；物资不合格，打回给供应商；物资合格，财务部按照约定合同付款；建设部根据生产需求从仓库进行产品领用。项目部施工场地出现产品质量问题时直接联系供应商，由供应商提供相应售后服务，项目部对供应商售后服务等进行记录。

4.2合同签订

按照规定进行审核通过之后，采购部门根据具体情况进行采购合同拟定。合同拟定之后交由采购经理、项目经理、技术部门、监察审计、公司主管经理等进行审核，审核完成之后采购部与供应商签订采购合同。

采买人员在招标、询价、联合谈判时，以及合同文本中，必须明确所需设备材料的质量检验标准、技术要求、质量控制计划、包装储运条件和质量违约责任。对于重要设备材料的采购，还应明确供应商主要外购原材料、外协件分供方的范围和关键控制点。负责供应商选择、合同签订等过程供应商质量管理。合同实施质量保证金或质量保函措施，约束供应商供货行为，保证供货质量。

框架协议价格的调整：原则上协议价格在协议生效后6个月内为固定价格，超出此期限后，当主要原材料市场价格变化幅度超出规定幅度后，每季度调整一次，双方可按下列公式计算调价比例并调整实际采购价格。

实际采购价格=协议价格×调价比例

调价比例=0.6×原材料价格变化幅度；

原材料价格变化幅度取计算调价当月至协议生效期间材料参考价格平均变化幅度。

5、采购后继阶段

5.1设备物流运输

设备物流运输环节的管理主要从设备物流运输责任划分和运输环节两个方面进行。

设备物流运输责任划分是物流运输环节中最容易被忽视的问题。企业在与设备供应商签订采购合同时就应该对物流运输环节的责任问题进行明确，避免因责任不明确造成后期双方纠纷问题。在具体责任明确上主要包括设备物流运输费用的分配方式，即物流运输成本由谁来承担；设备物各方具体责任，包括供应商、物流运输企业和能源化工工程建设单位在运输环节的责任范围，起始点，具体义务等。

设备物流运输环节管理主要是运输环节的质量风险防控。负责配送业务的承运方应建立完善、严格的环境、健康、安全管理体系（HSE），有效地对运输过程进行环境、健康、安全控制；承运方应根据可能面临涉及到的环境、健康和安全的运输风险，制定相应保证措施；应根据货物特点对货物的运输和仓储采取特殊保护措施。对于超重、超限等大件设备、材料的运输应要求承运商编制运输方案并组织相关人员对运输方案进行审批；危化品运输应严格审查承运单位的资质、许可证及承运、装车、运输安全技术条件；密切关注货运动态，直至货物安全到达目的地。

5.2物资检验

供应商应按照ISO要求保持有效、经过验证的质量保证体系，并根据要求及时向采购方提供与质量保障措施相关的完整文件。如供应商从其协作方或分包商处获得与本协议设备有关的重要材料、零部件或制造，供应商应审核其质量控制体系以保证上述材料的制造质量。采购方应对供应商质保体系进行考查，并提出整改意见，供应商应在合理期限内完成整改。

供应商应对外购原材料等进行严格的入厂复检。应详细记录入原材料检验、加工、投入使用等情况并妥善保存，保证所有生产过程记录具有可追溯性。应根据采购方要求提供每批货的进厂原材料及相关文件（包括但不限于原产地证明文件、材质报告、材料复验报告等），供采购方进行检查。

催交人员在合同执行阶段对物资供应过程进行控制。检验人员负责物资加工生产、出厂验收和现场开箱检验等环节的质量控制。合同执行过程控制包括进度控制（含资料交付、物流过程控制）。按照分类分级控制原则，对物资分A、B、C三类（A类是指用于生产主流程，如出现质量问题，对安全生产、石油石化产品质量有重要影响的物资；B类是指如出现质量问题，对安全生产、石油石化产品质量有较大影响的物资；C类是指一般设备、备件、材料和易耗物资）开展质量过程控制，分1、2、3、4级开展进度过程控制。对需求计划变更引起的数量、价格、交货时间、技术协议内容的变更，以及质量异议、交货进度延迟等异常情况加强管理，及时消除异常情况对生产建设的影响。依据物资的重要程度及对项目进度的影响程度，定义各合同的质量类别及进度等级；在合同执行阶段，过程控制执行主体应建立过程控制台账；依据质量类别及进度等级，严格开展进度和质量控制工作。

重要设备材料监造实行分类管理，A类设备材料原则上采取驻厂监造管理方式，B类设备材料采取关键点访问监造管理方式，必要时也可采用驻厂监造方式。监造商及派驻的监造人员应具备国家有关部门核准的设备监理（造）资质。对A类和1、2级物资，应采取关键点巡检、驻厂监造等方式，开展质量控制工作；采取访厂、驻厂催交与电话、函件、会议等相结合的形式，开展进度控制工作。对供应商外购原材料、外协件的分包商及关键控制点进行严格监管，必要时可实施监造。质量检验工作应严格按合同质量条款或技术协议、技术文件和图纸、检验标准或检验大纲等进行验收检验，仔细核对出厂质量证明资料，做好验收检验报告。

5.3付款

付款要严格按照公司内部的物资采购要求和流程进行，必须在收到发票之后进行审核和支付。同时，财务部门要及时将发票信息录入到企业内部的ERP系统中，对发票信息进行核对。发票信息核对无误后，要进一步对仓库收货情况进行确定，保证做到物、票、合同三者的统一。对于一些需要调整的内容，需要做出调整说明，并留存相应审核材料，以备后期查账使用。上述信息审核无误后，财务部门付款。

5.4剩余物资管理

ABC分类法是最常用的一种库存管理分类方法。在不同项目中剩余物资管理中也可以应用。ABC分类法以定量分析为基础，综合考虑企业经营活动中某一参数的各项比重，并按贡献度从大到小排列。再以考核参数某一累计比重为标准，将其划分为A、B、C三类。在企业剩余物资管理中，我们通常以企业采购物资年度资金使用量为标准将库存划分为A类、B类和C类三个层级，并确定A类物资为主要物资，对其进行重点管理，探索其共性特征，找出重点问题，提高企业剩余物资管理水平。具体如下表所示

表1ABC分类标准

通过分析上表可知，A类剩余物资单个数量在总数量的比重虽然只有5%—10%，但其单项金额却达到了总金额的70%—80%，即所谓“数量小、需求多”，应对其加以重视，在后续设计采购中优先选用A类物资，而对于B类物资的重视程度要低一些，C类物资只需进行按需匹配管理就可以。

ABC分类法的优点是操作简单、使用方便，同时又能确定重点管理剩余物资，进而降低企业在低价值剩余物资管理中的资源浪费，提高企业高价值剩余物资及时利用，使企业的有效资源发挥更大的作用，提高企业的剩余物资处理水平，强化剩余物资利用率，提高企业经济效益。

结论

随着企业之间竞争的加剧，企业的竞争已经由单一的产品和价格竞争拓展到全面运营管理能力的竞争。采购管理是企业核心竞争力的主要内容之一。尤其是对于能源化工建设项目来说，其采购的特殊性决定了采购管理在企业管理中的地位。因此，能源化工工程建设项目应从设备材料采购准备、设备材料采购实施、设备采购采购物流运输、设备材料交接验收等环节出发加强对设备材料采购的管理和控制，降低设备材料采购成本、提高设备材料采购效率、提高设备材料供应的及时性，为工程建设项目实施提供保障。

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