利用计算机改善文件管理的对策

利用计算机改善文件管理的对策

张松婷

中国核电工程有限公司北京市100840

摘要：随着时代的发展，使用计算机进行文件管理已经成为档案管理的趋势，这样更有利于对原有内容的保存。以前的文件管理方法已经很落后了，计算机文件管理已经发展成为更现代化的管理模式，当前对于工作人员来说应该考虑怎样行之有效的进行计算机文件管理工作。本文通过对传统文件管理的缺点进行阐述，分析了计算机文件管理的优点，并且提出了一些能够利用计算机改善文件管的对策，希望能够对文件管理的发展提供一些参考价值。

关键词：计算机；传统；文件管理；缺点；优点；措施

1传统文件管理的缺点

1.1资料容易流失

现如今，随着社会经营活动变的越来越复杂，对于细节和过程的管理也日渐变的非常的重视了，在管理的过程中，会出现大量的基础性的和过程性的资料，并且这些资料都是要进行反复使用的，具有保存的意义。但是因为数量比较巨大，要是将所有的资料都集中放进档案库进行保管的话，那就需要浪费太多的保管资源了，并且如果放进档案室进行集中保管的话，到时候查阅起来也是不方便的，所以集中存放在档案室是不现实的。所以档案管理部门只能对那些比较重要的，经常性要用的、基础性的资料和过程中的资料以及一些结果性的资料等进行挑选和存放。对于那些不那么重要的过程性的资料以及基础性的资料的处理方法通常是由相关的人员进行自主的保管。由于资料保管的人员并非具有专业的保管知识和保管技能，并且由于有人员的流动，所以在对资料进行保管的时候，会存在一定的遗失风险，给日常的工作带来了一定的麻烦，并且也不利于经营管理工作。

1.2不适应社会发展的需要

由于当代企业中，运用计算机进行办公的方式已经越来越普及，传统的文件管理方式已经不适合社会的发展和企业自身的发展需要了。计算机信息系统已经应用于办公的各个环节，并且促进了文档一体化的发展，文件管理也从原来的传统化、纸质化的管理转变为信息化、数字化的管理了。很多大企业的信息传递方式也不再是使用传统的人工传递了，而是使用邮件进行文件的下发与传递了，利用计算机来进行文件的管理已经成为当代社会发展的一个重要的趋势了。

2计算机文件管理的优势

2.1有利于文件永久保存

对于文件管理而言，使用传统的纸质文件管理方式进行管理的话，很难保证文件保存时间的长短，因为纸质文件受到很多因素的影响，比如天气原因，在夏天梅雨季节的时候，空气中比较潮湿，就会使得纸质文件受潮而产生发霉的现象，这样的情况下文件是很难长期保存的，甚至会使文件信息丢失。如果将这些资料使用计算机管理，将资料进行备份，放进磁盘中的话，不仅可以节约文件存在的空间，还能够使文件不受季节天气的影响，保证了文件资料的完整性和永久性。

2.2有利于文件信息的管理

由于传统的文件管理资料比较多，管理的工作也比较复杂，管理的程序也多，所以在进行文件查阅的时候寻找的比较麻烦，而且耗时耗力。但是如果使用计算机进行文件管理的话，就可以在计算机的数据库中进行关键词的搜索，关于要查找的信息就会一目了然，查询文件的方法简单，而且不会影响到其他的文件。

2.3有利于文件职能的扩展

在利用计算机进行文件管理的时候，是需要将文件进行录入的，并且将录入的文件集合成一个大的信息系统，这种管理方式与传统的文件管理方式相比，增加采集、存储以及更多的服务型职能，使文件管理更加的人性化和便捷化。

3利用计算机改善文件管理的措施

3.1进行计算机的基础建设

要想利用计算机进行文件管理，就必须进行计算机的基础性建设。对于计算机来说，软件和硬件就是它的全部，所以要想进行文件管理，就要使用符合计算机工作性能的硬件和软件，它是文件管理的基础，是使用计算机管理不可或缺的条件。在加强文件计算机管理的时候，只有使用符合文件管理的一些硬件，才能够确保文件管理正常的进行。所以，在进行文件管理的时候，多有些传统的观点要进行剔除，并且对计算的网络服务器、录入设备以及输出设备等做好详细的了解，并给进行文件管理的计算机配备高性能的硬件设备。

3.2加大对计算机文件管理的资金投入

在进行计算机文件管理的时候，要加大资金的投入力度，这样才能使计算机文件管理更好的适应社会发展的需要。首先企业要切实的将资金投入到计算机文件管的建设中，保证计算机文件管理的建设能够有充足的资金进行。其次，在进行计算机软硬件采购的时候，要符合企业自身的发展需要，不能因为要省钱而使采购的软硬件不符合发展的需要，确保计算机文件管理能够有充足的资金支持。

3.3计算机文件管理制度的建设

要想保证计算机文件管理工作能够有据可依，有章可循，那就需要建立计算机文件管理制度。在进行计算机文件管理的录入、扫描以及传输的过程中，应该对每个环节进行控制，制定相应的标准，从而确保各个环节不会因为种种原因而导致问题出现。主要是对文件的归档、文件信息的描述、存储、转化、查询以及使用等过程进行标准的制定，使计算机文件管理能够统一并进行规范化的管理。

3.4提高计算机文件管理的安全性

在利用计算机进行文件管理的时候，一定要考虑文件的安全性。要想文件能够安全，就必须对计算机的网络进行强化。首先可以安装计算机监控扫描系统，防止文件信息被利用；其次可以安装防火墙，确保信息不被恶意的篡改。如果要使用计算机文件管理系统，就需要进行实名制的认证，只有认证完才能进行访问。并且要根据用户的类型，对访问的权限进行限制，有些文件是比较重要而且比较隐私的，那就需要对访问的人员进行限制，从而保证这些文件的安全性，并且重要的文件可以进行隔离存储。

3.5确保录入文件的真实性

在进行计算机文件管理的时候，一定要对文件的录入进行严格的检查，因为一旦先期的文件录入错误的话，会导致后期的使用以及产生误导性的错误。甚至有些领导者会因为错误的信息而产生错误的决策，这将会对整个企业的发展和经济产生重要的影响，所以在文件录入的时候，要仔细地进行核对，并且进行严格的审查，防止出现错误的文件信息，确保文件录入的真实性以及准确性。并且对信息的录入要制定相关的标准，保证信息录入符合标准。

3.6加强人才建设

要想计算机文件管理能够持续进行，那就必须加强人才建设，人才是整个计算机文件管理中的主要因素。在使用计算机进行文件管的过程中，管理人员既需要具备丰富的计算机操作技能，又需要具备文件管理的技能，所以，要对管理人员进行定期的培训工作，提高管理人员的计算机技能和文件管理技能，并且在招聘人才的时候也要从这两方面进行考虑，只有这样，才能使计算机文件管理发挥出最大的作用。

结束语

目前，计算机文件管理工作是我国全面发展计算机化的重中之重。文件管理工作不仅对个人而且对我国计算机化管理都有着非常重要的影响。文件管理部门必须要与时俱进，学习更加先进的计算机管理模式，提高文件管理工作的效率，促进我国文件管理事业的发展，让我们的社会更加的进步。

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