办公室自动化、办公自动化与OA

办公室自动化、办公自动化与OA

张芸芸

南宁市国土测绘地理信息中心广西南宁市530022

摘要：随着经济和科技水平的快速发展，办公自动化（OfficeAutomation），简称OA，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。凡是采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。现在在行政机关中，大多把办公自动化叫做电子政务，在企业单位就都叫OA，即办公自动化。通过办公自动化，或者说数字化办公，以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，提高效率，增加协同办公能力，强化决策的一致性，实现提高决策效能。

关键词：办公自动化；网络办公；安全技术；网络安全

引言

随着我国网络技术水平的提高，推动了办公自动化的快速发展，通过的多种形式为日常办公工作带来极大地便利，办公自动化主要依托于网络环境，通过对各种资源的有效利用，保证日常工作的有序进行，形成大面积、全范围覆盖，有效缓解传统办公室管理水平异常、人员混杂等问题。在办公室自动化的发展下，办公质量与效率水平不断提高，充分重视办公自动化网络安全问题有助于企业的健康发展。下面文章主要从网路办公自动化出发，探讨应用过程中的安全策略。

1、OA系统概述

OA(OfficeAutomation)是办公室自动化的简称，OA系统的演变与计算机技术、信息技术的发展有着密切联系。并且从定义上来讲，OA系统实际上就是现代办公方式与计算机技术相结合的新型办公模式。OA诞生于20世纪，以DOS操作系统为核心的单机版办公应用软件实现了基础的电子化办公，能够帮助办公者脱离手写文件的工作内容。20世纪末期，Windows操作系统的出现，同时Internet局域网络技术的发展与应用，OA系统成为企业办公模式的主流，并且实现了企业办公管理过程中的文件、公文流转、审批自动化等，实现了真正的无纸化办公。进入21世纪以后，信息技术日新月异，同时移动设备层出不穷，通信技术不断升级，OA系统已经趋于继承一体化的平台应用模式，这种平台型OA系统也是现阶段地大部分企业所应用到企业管理实践之中的系统。

2、办公移动OA系统设计思路

2.1系统功能模块设计

公司办公移动OA系统中应当包括：公司公告查询、文件处理、业务申请、信息数据收集、电子邮件接收和发送等功能模块。对常规公司而言，经营发展中的办公业务流程和单位组织的结构有很多相似之处。所以，公司办公移动OA系统在功能结构、界面风格等方面基本相同。但每个公司做经营的项目和面向的用户存在较大差异，相同的系统难以满足实际需求，需要根据公司实际的经营业务、产品项目、面向的客户种群建立与之相适的公司办公移动OA系统。比如：在功能模块设计中，要将Android系统、SMS系统、移动互联网技术的等全部融合到公司办公移动OA系统中，设计出一套基于Android平台移动办公移动OA系统，集公司公告发布浏览、电子邮件接收发送、办公文件传输下载、公司日程安排、文件修改等应用公路为一体的移动OA办公系统。由两部分共同组成，一部分的客户端系，另一部是服务器端系统，其中前者提供公司待办事项浏览、接收文件、发送文件、信息查询等功能。而后者则主要提供公司信息管理、业务处理、终端安全、数据接收等功能。

2.2系统框架结构设计

大量应用实例表面，基于Android平台设计的公司办公移动OA系统，可将公式OA系统从PC端转移到移动端上，通过客户端和服务器段分离的设计思路，通过端口专用接口代理服务进行数据传输。移动客户端的主要的功能是负责对公司的办公风数据进行展示，通过UT组件进行设计，采用MVC模式，将公司应用程序的输入、输出、处理隔开，以满足不同需求。在程序设计时要分成三大部分进行设计，包括：数据层、空气器和视图层。数据层有两部分组成，一部分用来出本地数据，另一部分用来处理远程数据。从本地数据库中获取办公所需的本地数据，从WebService代理服务器中获得远程数据，通过二者结合的方式，即可实现对公司各相业务的处理和办公。控制器的主要功能是实现客户端信息数据的交互处理，实现移动OA办公系统不同模块之间的数据共享。视图层是通过组件的方式建立页面，如：通过CSS文件来定义移动OA办公系统页面的风格或者颜色等。

3、办公移动OA系统实现路径

3.1立完善的规章制度

OA系统平台的使用者往往涵盖了企业内部的每一个员工，涉及到各个部门以及人员。在众多使用者的系统内，企业管理者需要进一步建立完善的规章制度。一是要进一步明确OA系统的运行规则、实施细则，实现对相关标准的细化和明确；二是要进一步明确OA系统的账户等级体系，要根据管理需求选择性地进行信息共享，确保信息的有效正确利用，避免信息的过度曝光；三是要建立好流程与真实管理之间的配合机制，一方面要确保各部门及人员能够充分配合协调；另一方面，部门管理者要带头坚持利用OA系统办公，并且积极地将OA流程与管理手段联系起来，使之成为工作习惯，以促进OA系统迅速、切实地应用起来。

3.2利用网络通信，建立信息平台

将计算机基础应用于办公自动化之中，最大的好处就是为办公提供了一个巨大的网络信息平台。他能够具体地教办公自动化中现实的数据，及时的分享出去，无论是人与人之间还是说信息与信息，实现的交流都能够及时的通过网络信号进行传递。将信息更快更好地传递给需要使用信息的人，在办公过程中就可以大大提高办公效率。因此，每个企业应该通过建立有效的网络信息平台来加强计算机应用，对于办公自动化的帮助。这样子不仅仅能实现企业在内部各个部门之间及时的信息沟通协调，还能够有效地避免信息在口头传达过程中所出现的错误和大大的提高了传递信息的准确度。并且由于网络通信自身所具有的强大特性，它能够有效地收集、分享、交流和流通有效的信息。因此，企业部门在一次为基础上。企业建立一个良好的信息网络交流平台，就可以同时拥有以上的特点。同时，通过计算机信息技术来建立网络通讯平台，可以将原文复杂的工作。变得更加简洁方便。有效地提高了在办公过程中数据的处理准确性。更加方便了企业部门和客户，政府之间的交流与合作。及时有效地推动计算机技术和网络信息平台的搭建对于自动化办公有着极大的帮助。

3.3注重对数据的深入管理

随着OA系统在企业管理中应用的时间越长，所累积的企业管理信息和数据将会越来越多。企业管理者必须要重视对这些数据、信息的深入管理：一是数据安全管理，主要包括信息的保存问题，应当确保当前系统内的数据保存安全，对于一定期限以内的信息和数据应当采用适当的方式进行转移和整理；二是要对数据进行知识管理，特别是企业OA系统升级更换过程中，要对历史数据进行有机的整合，做好数据、信息的整合工作，实现数据的无痕录入。

结语

综上所述，在互联网的快速发展下，企业办公自动化也逐渐衍生出更多的途径和方法，为企业经济发展提供了良好的技术支持。从当前环境来看，计算机网络办公自动化仍旧存在很多安全问题，在今后相当长的时期内，OA将重点为推动智慧办公、智慧生态城市、智慧中华医药作贡献。

参考文献

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[2]周润人,蒋岩.计算机网络办公自动化及安全策略探究[J].技术与市场,2018(4):84.

[3]朱丽.计算机网络办公自动化及安全策略[J].数字通信世界,2018(1):280.