对实际需求的档案管理系统功能开发探讨

对实际需求的档案管理系统功能开发探讨

邵波

(南京南瑞集团公司信息通信技术分公司江苏南京210000)

摘要：文章以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。

关键词：档案管理系统；需求分析；功能模块

1研究背景

随着计算机的不断改革创新与换代，人类的生活逐渐趋于科技化、信息化。如今，计算机已成为大众日常生活不可缺少的一部分，不仅能逐渐丰富我们的视野，也可以加深人类对世界的认知，带领大众走向新的天地。

随着计算机的进步，信息在人们生活中不断地更换角色。信息化时代给人们带来更多的发展空间。当今，无论是在企业单位还是政府部门工作都需要大量信息的筛选与收集。信息的完整性与规范性决定了企业的发展，甚至相关企业专门成立了信息整合小组，用来负责各种各样的信息进行整合、归纳等。计算机的便捷就成了必不可少的工作项目，有利于提高企业的核心效率。面对大量的信息资料，传统手工记录信息的方式已经远远不能满足人们的需要，而且信息容易丢失，这样给企业利益造成极大的损失。为了降低和减少人工带来的失误，现在企业政府的相关文件都是通过档案的形式记录的，有助于方便查找与调动，工作效率更高。采用计算机进行管理档案具有它独特的优势，但是我国关于电子档案的发展目前还在进一步完善。在管理制度和管理规范中存在一定的局限性，在档案管理方面，积极探索新的管理方法，适应新时代的发展需求。基于此，创新现代档案信息管理系统，提高系统操作效率及安全性，使其满足现代化业务及借阅者的需求，具有重要的现实意义。

2开发系统技术支持

2.1相关理论及技术

2.1.1J2EE多层应用模型

J2EE多层应用模型包含很多组件，不同于传统的技术开发架构，J2EE多层应用模型的本质是为了方便应用程序和系统之间的交互。在实际运用过程中，J2EE依托多层分布式应用模型，依据逻辑功能划分，依据不同应用组件所处层分布在不同机器上。使用J2EE多层模型的优点在于它能实现各层的独立工作，同时还能提供系统的可扩展性。

2.1.2MVC设计模式

MVC设计模式是一种典型的软件设计典范，是模型视图控制器的简称，目的是将业务模型和用户界面的实现代码分离，从而达到同一个程序有不同的表现形式。MVC设计模式有很多的框架和控件组成。这种设计模式的优点在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可维护性高，有利于软件工程化管理。对于系统而言选择一个好的框架应用在项目中，将会对项目的效率和可重用是至关重要的。

2.1.3Servlet

Servlet是用Java编写的服务器端程序，服务器上需要一些程序，通常是根据用户输入访问数据库的程序，工作流程是借助客户端发送到服务器上，服务器开启并调Servlet，它依据客户端请求直接生产响应内容并将其上传给服务器，由服务器把响应信息返回至客户端，Servlet根据客户端请求生成相应内容。Servlet具有运用方便、功能强大等优势，成为开发相关系统传统的技术之一。

2.1.4SQLServlet数据库

数据库最早由美国推出的关系型数据库，在实际的操作过程中，使用SQL语句进行数据的添加、修改、删除等功能。具有方便快捷高效率的发展优势。同样可以实现数据加密及数据备份的功能。SQL语句可以嵌套在宿主语言的程序中使用，可以进行视图和基本表的查询等操作。因此SQL语句可以是应用程序，也可以是终端用户。

2.2系统应具备的特性

根据实际需求的档案管理，在系统规划中，档案管理系统需遵守严谨、规范准确和高效的管理模式。达到统一的要求，实现自动化管理的思维模式。因此基于实际需求的档案管理有以下特性：

安全性：凡是牵涉到信息资源的相关操作都要保证系统的安全性能，加强防范意识。

高效性：本系统使用J2EE架构，其被广泛应用到大型分布式企业应用软件平台中，能够为开发人员提供良好的工作平台。数据库技术中的模式能够将系统的需求充分地展现出来，客户端使用B/S开发模式，其是Web开发的主要趋势，具有良好的操作性、灵活性及集成性。在计算机的发展速度上提高信息资源的方便快捷性。

统一性：根据各个部分发布统一的规范标准，确保每个部门档案信息的具有良好的交互性。

开发成本少：本系统在研发过程中使用的成本较少，开发周期较短，因为使用的软件都是开源软件，系统能够提高档案信息管理的简便性，从而提高工作效率。

3系统整体架构及各功能模块

3.1系统功能需求

在软件需求规格说明书中，功能需求充分说明系统展现给用户的行为和执行的操作等。案管理系统的主要功能模块功能如下：

数据录入部分是指根据界面要求录入修改的各类档案数据，并完成档案文本与电子档案的挂接，还可开展档案案卷、文件等录入操作。

（1）所设计的档案管理系统中的文件管理分为基本信息及类别信息的管理。前者主要包括档案新的编辑、添加等；后者主要包括档案的编号、类别、入库时间、借阅情况等管理。

（2）用户管理主要包括借阅人员基本信息和种类信息的管理，主要包括借阅人员姓名、编号、工作部门、联系方式及状态等管理。

（3）借阅管理查询就是查询借阅人员之前在所借阅档案的情况，能够得到借阅档案的信息，比如：名称、借阅时间、条形码等。借阅档案历史查询便于了解借阅者之前的信息，例如：档案归还时间等。

借阅档案流程为：提出申请—判断身份是否合法—录入信息并且保存———提供所借阅的档案。

3.2系统整体架构

根据实际需求的档案管理功能需求；关于档案管理设计的业务整合范围有收集、档案整理和档案著录整理等。档案收集是通过各部门的归档人员将有价值的信息进行存档。档案整理是由归档人员将整理好的信息提交上来并进行审核，审核通过则进入移交操作。在按照电子档案的相应规则进行模拟上架操作。著录整理根据归档人员提交的材料信息进行著录，附上相关著录信息说明。上交的相关部门给予审批处理后，移交给档案部门进行管理。系统开发利用的目的主要是是将大量的信息进行分类，便于相关部门管理查找。依据功能需求，构建系统的总体框架。

3.3系统各功能模块

设计的模块功能严格按照完整性和一致性的原则，开发拥有规模强大、操作简便的档案管理系统。在实现自动化管理的过程中，通常采用模块化的分析方法，将系统划分为以下几个模块进行设计：

3.3.1用户管理

用户登录系统之前，需要输入相应的账号及密码，要求用户先实施身份验证，如果使用者输入的用户名称和密码正确，会自动进入档案管理系统。如果输入的信息中有一项错误，系统会给出相应的提示。用户权限分为普通用户、系统管理员和档案室人员管理。普通用户权限可以进入系统查阅相关的资料；系统管理员权限的范围比较广。可以设置用户的权限及日常信息的维护，档案室管理员可以对文件进行查询修改的设置。用户登录后需要记入到日志库中。

3.3.2数据管理

本模块具有数据维护和数据备份功能，其中，数据备份就是对用户输入的档案或档案卷信息给予备份管理。输入数据过程中，必须考虑使用者连续输入的情况，可由这些记录中复制到新纪录内。依据不同档案输入不同的数据，这个模块还配备数据维护权限。数据维护主要对删除的档案进行处理判断该问卷是否进行恢复或彻底删除。

3.3.3文件管理

该模块主要实现收文、文件分类、修改、打印等操作，设计这项功能方便技术对办公自动化系统转来的文件实施归档处理，实现文档一体化管理的目的。档案室人员可以根据用户的要求进行文件的查询、添加、修改和删除等操作，并对经过修改的信息实施保存处理。

3.3.4借阅管理

该模块主要对借阅人员的借阅、归还等管理，具备借阅管理权限的使用者可以操作这个模块，其中，外借模块旨在对档案文件进行借出及归还登记。电子借阅申请由具备借阅管理权限的用户展开相关操作。一般使用者提出阅读电子文档的请求后，被同意方会将问卷发送给借阅人。

3.3.5数据备份及恢复

该模块主要完成数据的备份及恢复操作，数据备份可依据档案保存年度、档案种类等条件进行部分或完全备份。数据恢复能够将通过备份出来的数据恢复至数据内。此外，备份操作中会生成一个XML文件，恢复时也由此完成。

4结语

在我国计算机技术不断发展的过程中，部分档案信息可以实现共享，电子管理模式也可应用至档案管理系统中，以此创建一体化的管理平台。通过设计一些基于实际需求的档案管理功能，初步对档案管理有更深刻的认识。利用J2EE平台、数据库数据库等对系统进行模块化设计，并详细介绍系统中档案借阅、文件管理等模块情况，以期为档案管理技术达到先进水平提供一定指导。

参考文献:

[1]孙玲.人事档案管理系统的功能需求[J].电子技术与软件工程,2016,(19):212.

[2]霍奇道,毕桂.档案管理系统功能设计与开发[J].劳动保障世界,2015,(24):56.