关于工程项目档案管理新模式探索张晓义

关于工程项目档案管理新模式探索张晓义

张晓义

武汉市汉阳市政建设集团公司湖北武汉430050

摘要：档案资料是具有一定价值的信息资料，既是一种历史记录的形式，也是信息和知识较为最终的载体。因为档案资料之中包含着大量的资源和信息，所以科学合理地利用档案资料可以很好地促进工程项目的顺利开展、进行和结束。而面对着飞速发展的经济社会以及日益发达的计算机和互联网技术，档案管理工作如何正确地利用这些先进的技术方式和管理手段，对促进工程项目的档案管理工作有着不可忽视的作用和意义。在信息化环境之下的档案管理工作若是能够顺利地探索出其工作的新模式，那么对于提高工程项目档案管理工作的效率、延长工程项目档案使用的寿命显然有着举足轻重的作用。

关键词：工程项目；档案管理；新模式

引言

随着技术的进步和企业发展的需要，越来越多的大型企业的建设项目，项目管理和生产工程施工交叉也越来越多，并在工程建设项目中，工程文件资料的收集、整理、归档直接影响正常生产和维修的工程施工和工程管理过程。

1工程档案的价值及意义

1.1项目文件是项目维护的重要技术支持

项目文件的整个过程，项目目标实施后的记录，积累了大量的工程文件，图纸等档案信息。这些材料包括档案项目审批，招标，施工监理，质量验收。程序，数据和其他工程相关信息。结论文件将在项目中交付，作为正常运行和项目转型的项目，是一项重要的技术推广。

1.2项目档案是为了保护有关单位的合法权益的强有力保护

许多单位和人员参与项目建设，时间跨度较长。在项目过程中，会有错误，责任往往依赖于项目文件。通过项目文件可以很容易地找到相关负责人，没有过错，保护单位和人员的合法权益。特别是在交付了项目质量后，对施工的施工监理和设计过程，施工监理等相关人员都有撤离的原因，找到了很多时间查看项目文件。

1.3项目文件是企业项目管理经理和技术准备金

项目管理的最终成果有两个方面：一是项目实体，二是项目文件，图纸等项目文件。项目文件编制过程为项目，管理方法和技术管理人员采取技术措施促进项目采取，取得的成果。施工积累了大量的工程经验，保留了大量的技术手段，需要有效的档案文件。实现项目管理理念和方法的持续改进。

2探索工程项目档案管理工作的新模式

2.1建立新型档案管理机构

结合当前环境之下档案管理工作具有的特点去建立一个专业、完善和高效的档案管理的机构，对于提高工程项目档案管理工作的效率有着非常显著的作用。工程单位内部进行档案管理的部门应当积极进行交流并学习和借鉴先进、科学的技术方式和管理经验，以便完善工程单位档案管理机构内部的组织。除此之外，也要针对性地对档案管理的工作人员进行专业的强化培训和教育，督促工作人员认真学习我国档案管理方面的相关法律法规，从而提高档案管理工作人员的意识，使其深刻认识到进行档案管理工作所具有重要性，同时提升工作人员的专业素质和职业素养。以上这些措施对于促进工程项目档案管理的工作科学化、规范化和标准化有着非常重要的意义，是提高档案管理工作的效率和水平的重要举措。

2.2建立档案管理工作的信息化模式

目前，随着计算机和互联网技术的高速发展，网络化和信息化已然在各个领域，包括管理领域都得到了较为广泛的应用和普及。所以，新时期工程项目的档案管理工作自然也要与信息化技术进行连接，以便档案的生成和储存管理都具备信息化特征，同时也要构建出一个有着数字化的录入和系统化的加工的新型档案管理系统。另外，也要构建出具有电子档案和文本档案这双重保存和管理的新模式，这对于提高档案生成、归类、保存和输出的效率也有着显著的作用。当然，因为工程项目的档案资料也有着其自身的信息特殊性，所以在档案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保证档案信息化的管理系统安全也是非常需要注意的方面，基于此，设置档案资料的公开范围和相应查阅的权限，同时利用各种现代化的安全技术软件都成为避免恶意侵入、病毒威胁，从而确保工程项目档案资料安全的重要措施，对于电子档案信息资料拥有安全可靠的保存环境同样有着显著作用。

2.3建立档案管理工作的标准化模式

想要有效解决工程项目档案管理工作里出现的一些混乱繁杂的情况，建立档案管理工作标准化的模式就是当务之急。只有结合当前情况下的行业特点，分析总结出档案管理方面的专业意见，并制定出具有可行性的、实际的、并且行之有效的工程项目档案管理的标准，才是保证档案建立科学的、专业的和效率最大化的标准化模式的有效措施。除此之外，还需要对档案管理工作的人员进行严格的要求，要求他们必须根据档案管理的相应标准和相关规范进行档案管理的工作，并且一定要将工作做好，这有利于档案管理实现规范化和有序化的工作，同时也能够提高档案管理的工作效率和质量。

2.4创新思路，严格管理，加强工程项目档案管理协调力度

随着现场工程推进，必须加强管理和提高档案管理人员的专业素质和工作能力。针对工程项目档案日常管理中经常出现的问题，组织召开档案专题研讨会及现场办公会，重点认真查找工程项目档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好工程项目档案管理工作的措施，及时处理遇到的问题及做好内部沟通工作，认真部署相关工作，并促进工作的落实；档案管理人员对各参建单位进行阶段性的检查、指导。在开工之初要经常到各参建单位指导施工技术文件的收集整理工作，积极参与竣工文件单位工程的验收工作，及时把控形成的文件材料是否符合要求，文件材料盖章签字是否规范等等，其他载体的材料是否及时收集归档；邀请档案主管部门进行现场业务检查与指导，进行技术指导及过程把关，通过专家的技术支持与指导，让工程项目档案管理少走弯路。

2.5加强档案管理人员的培训

通过加强档案管理人员的培训，加强对业务人员档案的培训，提高服务质量，是提高档案管理项目地位的有效途径。施工单位应积极组织档案人员培训，帮助工作人员掌握档案的基本内容，档案管理，提高专业能力。同时，通过培训和程序，全面掌握专业知识和理解，通过不断完善知识网络，知识结构。

2.6建立奖励机制

在管理过程中，建立了一批激励相关单位，提高管理者的热情，提高自己的自尊心，使他们重视工作内容，不断提高热情，发挥基于创造力的原创模式和想象力，投入有效的方式来管理。

3结论

综上所述，面对互联网和计算机飞速发展和普及的如今，档案管理工作的理念、手段和技术也都发生了根本性的变化，所以工程项目档案管理的工作也必然要根据新时期的特点来探索新的模式。面临着更高要求的档案管理工作必须要建立信息化、标准化和高效化的工作模式，这就意味着要制定出完善科学的档案管理的规范和标准，同时建立健全档案管理的机构。另外，也要对档案管理的工作人员进行相应的教育和培训以提高其专业能力和职业素养。只有对工程项目档案管理的工作进行积极的新模式的探索，才能在日新月异的现代不断地提高档案管理的工作水平，并不断促进其发展，同时为工程项目的顺利开展和完成提供一份保障。

参考文献：

[1]邵文宁.提高档案管理水平完善档案管理对策[J].办公室业务.2016（23）．

[2]高秋霞.浅议工程项目档案管理[J].企业研究.2013（24）．

[3]李岱.信息环境下的企业档案管理创新策略[J].陕西档案.2016（06）．