实现规范化财务档案管理提高财务管理水平符文芝

实现规范化财务档案管理提高财务管理水平符文芝

符文芝

珠海市测绘院广东珠海519000

摘要：作为记录企事业单位财务工作的数据资料和重要证据的手段，财务档案管理工作的重要性不言而喻。优秀的财务档案管理，不仅能够反映企事物单位的财务信息，还能根据记载的数据分析出企事业的经济发展前景。然而，现阶段的企事业财务管理工作仍存在很多问题，亟待针对这些现状进行有效的举措和措施。现代经济正在迅速发展，财务管理的规范化也应该紧跟脚步进行发展和提高。

关键词：规范化；财务档案；财务管理

引言：

无论企事业的规模是大是小，财务管理工作一直是这些企事业能够成功运作顺利发展的关键。随着现代市场经济的不断发展和完善，众多企事业之间的竞争也出现变得更加激烈，财务管理工作是否足够规范化也成为了衡量企事业市场竞争力的一项重要指标。与此同时，一些潜藏于日常财务管理工作的问题也逐渐显露出来。财务档案管理的规范化作为保证会计工作质量的良方，企事业单位不仅应该给予其足够的重视，还应该积极采取相关行动，规范和改善基础工作的经营和管理，结合各种策略和措施提高财务管理的有效性，以达到最优化财务管理的目的。

一、规范化财务档案管理的重要性

（一）财务档案管理工作内容的概述

财务档案包含着企业的众多重要资料和经济数据，基本内容有财务报表，财务凭证，银行存款对账单，电子档案记录，企事业数据存档、备份以及维护记录等等。事实上，财务档案管理工作就是对这些企事业的机密数据和重要资料进行收集、记录、整理、储存以及维护工作。

（二）财务档案管理工作对于企事业发展的作用

作为企事业保存信息的一种重要方式，财务档案管理工作可以为企事业的掌握自身的运行情况打下坚实的基础，还可为其发展情况和前景提供判定依据。如果企事业的财务岗位管理工作运行的十分有效和顺利，那么企事业就可以发现自己的运营过程中存在的一些问题和弊端，并及时思考、提出并采取解决措施，以越过这些影响企业健康发展的屏障和阻碍。也就是说，财务档案管理工作的规范性可以有效加强企业的运营，帮助企业认识到其发展规律，为企业将来的发展战略夯实良好基础。

二、解决财务档案管理相关问题的必要性

（一）财务档案管理工作的重要性认知不足

在落实财务档案管理时，部分企事业工作人员并没有意识到充分的重要性，难以深入开展财务档案管理工作。正是由于没有给予财务档案管理足够的重视，某些意义重大的财务档案或因疏漏而丢失，或在意外中销毁，造成了对于企事业不必要的损失，更不利于企业在经济发展方面评估自身的长期发展实力。

（二）财务档案管理工作人员的专业能力不足

部分企事业在为财务管理工作配置工作人员时，并没有紧跟时代发展的需求，选用工作人员的时候不注重层层筛选。这些低门槛的工作人员由于缺乏相关专业知识和信息化能力，难以规范地进行财务等管理工作，运行现代化管理技术的相关设备的能力更是差强人意。相关工作人员的文化素养不足，也造成了企事业财务档案管理体系松散和不完善。

（三）财务档案管理的机构设置合理性不足

即使企事业也在重要性的认知和工作人员管理方面做得比较好，财务档案范围的广度也容易成为财务档案管理机制顺利运行的“拦路虎”。部分财务档案管理的部门和制度表面上看起来标准统一，实际上却并没有真正地高效率发展和落实相关工作，这些都和财务档案管理工作严重缺乏规范性以及合理性有相当大的干系。如果不及时进行改革和创新，这些缺陷甚至会对企事业的未来发展产生十分不利的影响。

（四）财务档案管理工作的监管力度不足

由于部分企事业对于财务档案管理工作的重要性仍处于理解接收阶段而不是实践行动阶段，导致相关部门容易出现工作松散，放任自由，监管力度不足的问题。有些工作人员缺乏相关的监管，进行错填、漏填、甚至多报数据的不当行为，致使财务管理工作难以落到实处。缺乏相关的档案管理监管制度和惩罚力度更是为财务档案管理工作的不规范性行为的繁衍和泛滥提供了摇篮和温床。

（五）财务档案管理工作的信息化技术支持不足

随着现代科学技术的发展，信息化的技术也逐步应用于企事业财务档案管理的工作过程中。信息的庞大型和操作的繁琐型可谓是财务档案管理的两大特点，正因为如此，计算机技术的引进可以大大提高财务管理工作的效率。但在实际操作过程中，企事业却没有落实到位计算机技术的应用，企事业相关软件缺乏维护，工作人员的素养也不算高，致使工作效率和水平并没有达到根本性的改变。

三、规范化财务档案管理的多方面策略

（一）确保对财务档案管理的正确认识

所谓思想决定意识，意识决定行为，全面认识财务档案管理工作并加以足够的重视，才能够让其充分的发挥效果和作用。企事业单位的领导人要起到模范带头作用，营造良好且正面的财务档案管理氛围，促使管理人员更加积极主动投身于管理工作之中。这样不仅有利于落实财务档案管理的工作，还可以大幅度提升财务管理的水平和效率。另外，企事业单位也可以举办相关的讲座，来丰富相关管理人员在财务档案管理方面的知识，全面深入认识到财务档案管理对一个企事业健康良好的发展的作用之大，并促进相关管理人员积极掌握和应用自己所吸取所积累的文化素养，使得财务档案管理的实际效率更上一层楼。

（二）提高财务档案管理工作团队的专业能力

由于很多从事财务档案管理的人员，专业素养达不到平均水平，又缺乏必要的培训，导致部分企事业的档案管理能力难以和其发展的需求相匹配。现在市场的激烈竞争之大令人咋舌，企事业应该及时认识到人才质量对于财务管理水平的重要性。只有高资质的人才团队才保证企事业自身长远而又稳定的发展和进步，故而人才培养工作也是企事业必须加以足够重视的一个方面。企事业可以定期开展会议或者培训，让职员进行会议记录或者培训心得，以增强和促进工作人员的危机意识，激励档案管理人员，发动自己最大的力量服务奉献于财务档案管理工作中。职员可以从学习过程中更加全面的认识自己，吸取成功的档案管理经验，应用科学、合理、先进的管理技术，从而从根本上丰富财务管理人员的业务能力和对档案管理进行高水平的保质保量。

（三）完善财务档案管理机制的合理性

完善企事业自身的财务管理机构和机制也是企事业有效提高自身质量和水平的重要手段。企事业在制定相关制度时，应尽可能充分的考虑到财务档案管理工作的属性和特点，有效具体地分配人员的安置，保证相关职员的日常工作量，科学且有效的分配个人任务，从而最优化财务档案管理的整体质量，效率和水平。另一方面，为保证每一名财务管理工作人员认真严肃履行自己的职责，可以将财物档案管理纳入该部门相关工作人员的年度考核活动之中，将建设财务档案管理的良好程度作为参与评比的一个重要指标，或增添设置相应的奖励或者惩罚制度，来提升和调动职员进行财务档案管理工作的细心度和积极性。

（四）加强财务档案管理的监管力度

设立企事业内部相关的监管制度是保证企事业健康发展的重要策略。首先，为了避免某些部门的工作人员独揽财政大权，要采取内部牵制的制度和手段，具体施行轮流上岗的规定，如果在工作过程中发现相关人员自身的弊端要及时提醒、更正和改进。其次，要针对一些工作态度松散的职员做好监管工作和赏罚机制。企事业可以设置一些稽查小组，将高阶层或者高资历的财务人员纳入其中，不定期对财务档案管理工作人员的工作质量和落实情况进行突击检查，促使相关人员提高警惕意识，强化工作的认真程度，提高财务档案管理的整体水平。

（五）改善财务档案管理的信息化水平

企事业单位应该跟紧科学技术应用的大众化的脚步，及时加强新技术在财务管理中的应用，完善电算化系统，构建良好的数据库系统，定期进行升级和完善相关财务软件的功能。另外，库房建设的加强也是确保财务档案管理的一个重要层面。企事业要在纸质财务档案和电子财务档案两方面着手，以科学技术为依托挖掘可利用资源和手段，有效提高企事业经济效益和发展速度。

结论：

规范化的财务档案管理工作可谓是企事业有效提高财务管理水平的基石，财务管理水平是否出色就取决于这个基石是否坚实、是否牢固。企业在自身的发展和运营过程中，要注重财务档案管理工作，同时还要选拔优秀的工作人员来执行具体档案管理的任务，后期还要加强相关的管理机制或者赏罚制度保证任务施行的有效性，在21世纪信息化技术迅速发展的大背景下，结合科学手段全面提高财务档案管理的质量和水平，助力企事业在当今竞争激烈的市场中开辟一方广阔的天地。

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