浅谈对医院基建档案管理的认识

浅谈对医院基建档案管理的认识

蒋亿红

蒋亿红

(川北医学院附属医院四川南充637000)

【摘要】基建档案既是基本建设的历史和现状的真实记录，也是以后日常使用、维护维修、改扩建等的重要依据，它具有和基建工程建设同样的重要性。因此，应加强基建档案的管理，提高管理质量，为基建工程建设提供有力的后勤保障。

【关键词】基建档案档案管理

【中图分类号】R197.3【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）35-0381-02

医院基建档案是指医院在基本建设过程中，包括从项目的提出、调研、可行性研究、立项到地勘、设计、施工、竣工验收等过程中产生的文件、图纸、计算资料、图像以及声像等信息材料，属于科技档案范畴，是医院档案的重要组成部分。基建档案要通过建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等部门共同收集，是基建过程中的真实历史记录，为工程质量的鉴定、日常使用管理以及日后的维修保养提供重要的数据支持和历史依据。现浅谈几点对医院基建档案管理的认识。

一、基建档案的特点

1、专业性强

基建档案不同于一般的文书档案，它主要涉及建筑领域的相关资料，具有鲜明的专业性特点。

2、内容和形式多样

基建档案不仅包括文件、招投标文件、图纸、计算资料、签证单等纸质档案，还包括图纸、招投标文件等相应的电子档案，有的甚至有图像及声像档案，内容繁杂，形式多样。

3、使用频率高

基建资料在项目竣工验收归档移交之前反复利用，为现场施工工作提供材料支持，即使归档移交之后，也没有退出使用过程，在很长一段时间内也会发挥现行效用。

4、归档周期长

一个完整的基本建设项目要经过可行性研究、立项、节能审查、初步设计审查、地勘、设计、报建、规划许可证办理、施工许可证办理、施工、竣工验收等多个阶段，每个阶段都会产生相应的档案，而且涉及到的部门多，收集时间分散，一般要经过几年的时间。

二、基建档案的现状及存在的问题

1、档案不齐全

一个完整的基建工程通常需要几年，过程长，程序多，涉及到的部门包括建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等众多部门，资料收集难度大，尤其施工过程的隐蔽工程和管网、签证单、设计变更等环节的资料容易疏忽和遗漏，或者施工现场管理人员没有及时交予档案室保管，造成资料遗失。

2、档案不规范

由于资料提供的部门多，各个部门的管理方式及处理方法不同，产生的资料形式就多种多样，其中就有些资料格式不规范，如签证单没有按要求由所有相关管理人员签字确认，合同没有填写签订日期，计算机打印代替签名，施工单位的申报内容没有监理单位的审批意见，竣工图也因为各部门沟通不及时、个别人的不负责任造成编制不标准、不规范，使竣工图失去准确性，造成竣工图与实物不符。

3、档案管理人员业务水平有待提高

档案管理人员对档案的重要性意识薄弱，档案管理的理论知识基础不够扎实，不熟悉档案相关的规范及法律法规，不积极主动的学习国家最新的档案法律法规，不及时调整更新管理办法。同时档案管理人员缺乏对基建专业知识的了解，与基建现场管理人员工作不协调，造成档案管理工作比较被动。

三、改善基建档案管理现状的措施

1完善制度，规范管理

设立基建档案管理机构，制定基建档案管理制度，把基建档案工作纳入工程建设整体规划，纳入工程建设规章制度，纳入工程有关人员和档案管理员的职责范围。根据本单位的实际情况制定相应的基建档案管理细则，规范从项目开工到竣工验收全过程的归档行为，全面推行基建档案检查制度和基建档案验收制度，做好基建档案前期的收集工作，以保证后期档案的完整、真实，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

2、提高档案管理人员的业务水平

由于基建档案的专业性，档案管理工作不仅要求管理人员具备一般的文书档案管理知识，还需要具备一定的基建专业知识。因此，应不定期对档案管理员进行档案专业知识系统培训，尤其针对基建档案知识的培训，让其学习熟练掌握基建档案的基本要求、基本知识和具体规定等，着力提高档案管理员的理论知识和业务能力，以便更好地进行基建档案管理工作。同时加强与其它档案部门的工作交流与学习，如邀请设计单位、施工单位、监理单位的档案管理人员共同交流档案管理业务，取其精华，提高自身的管理水平。

3、加强领导，提高认识

首先，档案工作的开展离不开领导的理解和支持，应建立档案管理工作领导责任制，加强对档案管理工作的督促与指导，如定期召集参建单位开展档案管理工作会议，协调和解决档案收集过程中的问题，不断总结经验和教训，使档案管理工作顺利开展。其次，无论是领导、基建现场工作人员还是档案管理员，都应从思想上认识到基建档案的建立具有和基建工程建设本身同样的重要性，提高对基建档案管理工作的重视。在领导的带领下，相互支持配合，共建和谐、良好的建档环境。同时，加强基建档案管理基础设施的建设，不断改善档案管理基础设施和档案保管条件，为完整、准确的档案收集提供有力的保障。

参考文献

[1]席静潭；浅谈基建档案及其管理；机电兵船档案，1999年第1期：41-41

[2]张梅；如何做好基建档案管理工作；咸宁学院学报，2009，第29卷第2期：124-125

[3]高桦；档案工作者应具备的六种意识[J]；安徽农业大学学报（社会科学版）；2002年06期：67-68