对海北档案馆拓展社会服务功能的几点思考

对海北档案馆拓展社会服务功能的几点思考

许秀兰

许秀兰（海北州档案馆青海海北812200）

档案馆它不仅有保存和积累国家档案财富的功能，还有向社会传播档案信息、承担宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。海北档案馆紧紧围绕州委、州政府的中心工作，以档案工作实现“两个转变”、建立“两个体系”建设，档案工作服务为主题，狠抓业务基础建设不放松，进一步加强档案干部队伍自身建设，以各级档案馆的优质服务带动机关、团体、企事业单位、乡镇档案工作，档案工作取得了一定的成效。本文就如何拓展海北档案馆的社会服务功能谈几点粗浅的认识。

1．基本现状

海北州档案馆在各级党委、政府的关心下，海北档案工作经历了初创时期、恢复整顿、逐步发展壮大阶段，到目前已发展成为以档案馆为主体，机关、团体、企事业单位、乡镇档案工作为基础的档案管理体系，全州档案行政管理机构5个，5个国家综合档案馆，局馆合署办公，行使行政监督检查和保管利用两种职能。各级档案部门积极履行职责，以服务大局工作为最终目的，结合中心工作，创造性地开展工作，加大接收和征集档案力度，积极挖掘和利用档案信息资源，开展档案编研和信息化基础建设工作，不断加大对档案工作的监督检查，已建立规范的档案目录检索体系，为各行各业提供优质服务。全州档案馆已配备计算机16台，建立了基础数据库，州县档案馆被政府确定为信息公开场所，解决了老百姓看“红头文件”难的问题，进一步拓展了服务范围和领域。海北档案馆由于较好地履行了档案监督检查和保管利用职能，发挥了档案馆教育功能，经过近几年的不懈地努力，一举晋升为全省省一级档案馆，连续几年被省档案局考核为一等奖，走在了全省前列。门源、刚察、祁连、海晏被晋升为省一级档案馆，门源县档案馆被省档案局命名为全省“十馆百室”示范档案馆。机关、乡镇档案馆工作也有了长足的发展，目前全州10个机关档案室被省档案局命名为全省示范档案室；已有32个乡镇全部建立了档案室，22个乡镇实现了省三级以上目标管理，2个乡镇档案室被省档案局命名为全省示范档案室；村级、社区和民营企业建档步伐加快。

2．存在的问题

2．1馆藏匮乏。面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从牧区档案馆来看，馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看，虽称得上“门类齐全”，但通常只被领导机关利用的文书档案占大多数，科技、声像、会计等其它档案利用却很少。从档案内容上看，真正具有查考价值的档案不多，与社会公众、民生关系密切的档案就更少。档案馆的职能主要是收集管理和开发利用档案资源，但由于馆藏资源匮乏，有利用价值的档案少，很难发挥牧区综合档案馆的作用和功能。

2．2社会对档案工作的认知程度差，利用范围狭窄，服务方式单一。多年来，人们对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知，而坐等利用者上门，采取被动服务是档案馆主要的服务方式。结合本地区的中心工作提供主动服务，针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然是“写在纸上挂在墙上”，没有真正付诸实施。档案馆的年利用人次、卷次与外省档案馆的利用率无法相提并论，从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务，为社会公众提供档案服务的比例很小。2004年州馆接待查阅利用182人次，调卷372卷；2007年接待查阅利用333人次，调卷1373卷。2007年与2004年相比，虽有大幅的上升，但比率不大，而且大部分是行政机关查阅利用。

2．3档案宣传工作没有到位。近几年，州、县档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动，但这些宣传活动一般是针对档案法规，而对自己所展开的档案工作及取得的劳动成果却未能做到同步进行。公众不知道什么是档案，认为档案是国家的与自己有什么关系。不知道档案馆是否有自己需要的档案，公众对档案馆的性质、地位及其工作职能了解不多。

2．4档案编研工作缺乏成效。牧区档案馆编研工作起步较晚。截止目前虽有一定数量的编研成果，但大部分质量不高，实用性不强，利用范围狭窄，利用效果不显著，编研工作没有发挥其应有的作用。再加上档案馆经费不足，严重影响了编研工作的开展。

3．海北档案馆拓展社会服务功能的措施

3．1丰富馆藏，是拓展档案馆社会服务功能的前提。

丰富牧区档案馆的馆藏，是发展牧区各项工作的基础。随着经济、文化、教育等建设的飞速发展，档案利用程度日益深化，利用频率高、面广，要对各地区各部门各单位的档案种类、存量搞好调查研究，及时发现有价值的档案，采取各种形式，通过多种途径及时收集档案入馆。要以人为本，以人民群众为主体，重视所有档案利用者的需求。要大力宣传档案在社会中的地位和作用，增强全民档案意识。抓住一切时机，努力面向全社会，多层次、多渠道、千方百计征集与本地区发展有关的、能够反映政治、经济、文化、民族、宗教和具有地方文化特色历史文献、民间艺术和民风民俗档案资料；密切关注对重大活动突发事件、城镇变迁、自然灾害、土地、房产、再就业、医疗、残疾人、特困户生活保障和社会救助等，与人民群众息息相关等各类载体档案资料入馆，要投入资金购买档案，动员社会各界人士捐赠档案，为知名人士代管档案等各种形式征集档案入馆，丰富馆藏，拓展档案馆社会服务功能。

3．2更新观念，开展灵活多样的宣传工作是拓展档案工作社会功能的关键。

要拓展档案馆服务功能，关键是更新观念，树立全新的服务理念，转变被动服务为“面向社会、多方联系”的主动服务，拓展服务渠道，改善服务功能，使我们的思想认识真正转变到服务于改革开放和经济建设上来。在服务对象上，由单纯为机关服务转变到为全社会服务；在服务手段上，逐步由传统的手工方式向现代化过渡。要采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作。一是通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、举办宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。二是借助新闻媒体的力量进行宣传。电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案工作的最佳场所，是沟通档案工作与社会公众的一座桥梁。借助新闻媒体向公众宣传档案工作成果，介绍馆藏档案内容势必会受到良好的效果。三是档案馆可设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案史料，登载档案内容简介、介绍档案馆知识，加深社会公众对档案馆的认知程度。逐步建立一套科学、完整的管理服务体系，多角度、全方位向社会展示档案馆工作成果。

3．3开发档案信息资源，是拓展档案工作社会服务功能的重点。

做好档案信息资源开发利用工作，必须加强档案的收集、征集工作，不断丰富馆藏，不断改进档案管理机制，强化档案的科学性、技术性、建立检索体系，拓宽服务功能，从档案开发利用的方式、手段、深度、广度上开发。针对档案利用规律，强化编研工作，提高编研工作水平和编研成果质量，撰写出具有较高使用价值、实用性较强，易于传播的编研成品，扩大档案社会影响。充分利用现代化技术手段，使科学、合理、有效地开发档案信息资源真正成为现实。要根据现实条件，因地制宜，结合牧区实际，积极探索开发档案信息资源的新方法、新途径，把档案馆建成富有特色的信息交流中心，真正发挥档案馆社会功能的作用。

3．4配备高素质的档案工作人员，是拓展档案工作社会服务功能的保障。

做好档案信息资源开发利用服务工作，需要责任心强、业务精的工作人员来完成。因此要采取多种形式，对档案管理人员和工作人员进行多元化的培训，不仅要培训档案专业知识，而且还要进行党的方针政策和档案相关知识的培训，档案专业人员更要牢固树立终身学习的理念，注意积累各方面的知识，刻苦钻研档案专业知识，把自己培养成一个复合型人才，提高自己的创造力和竞争力，更好地为州、县各项事业和经济建设服务。