论电子政务系统中的电子公文管理

论电子政务系统中的电子公文管理

张洋

国网内蒙古东部电力有限公司赤峰供电公司内蒙古赤峰市024000

摘要：电子公文是电子政务中的一项重要内容，电子公文管理如何，对电子政务建设与发展具有举足轻重的影响。本文针对电子政务与电子公文的特性、管理方式和手段作一些分析和研究。

关键词：电子政务；电子公文；管理

一、电子公文管理的方式

电子公文（ElectronicOfficialDocument）。是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的公文。电子公文依赖计算机系统生成和处理，以二进制数字代码记录存储信息，因此电子公文具有以往各种形式公文不具有的特性，这使电子公文的管理难度增大。根据笔者对一些城市的调查，目前，电子政务系统中的电子公文的管理方式主要有收集、整理、鉴定、保管等。

1、收集方式

随着电子政务的深入，政府每天产生的公文成倍增长。电子政务系统中电子公文的收集己不再仅仅局限于档案部门，档案部门融入电子政务系统已成为一种趋势，电子公文的收集由政府部门完成。据调查，近几年来，我国电子公文收集一般采取在政务系统中在线接收的方式。政府的电子政务网以政府为基本单位，政府各级部门都在政府的网络之下。政府形成的电子公文，在形成之时就由系统自动收集。政府各级部门形成的电子公文，由计算机的站点、信息中心等专业技术机构经网络传递的形式在线接收。电子公文的产生己基于公文的真实、完整、可读，且在前端控制的思想下，电子公文在产生时就加了归档标识，使之具有防改写的功能。采用在线接收的方式，也避免了电子公文应用系统的异构问题。

2、整理方式

调查显示，在电子政务系统中产生的电子公文一般较侧重于根据内容反映的主题概念对公文的种类加以区分的信息整理方式。在办公自动化、电子商务、电子政务等领域中直接形成的电子公文，首先根据其自身特点按公文信息的存在方式、公文的功能、公文的生成方式对电子公文进行分类与排序。如要把使用文字处理软件生成的字表处理公文与用扫描仪扫描的各种原件画面形成的图像公文分开整理、排序。对一些可按两种方式交叉分类的电子公文一般都根据本机构侧重点进行分类。如命令文件，由于是用计算机语言编写的程序，也是一种计算机软件运行该程序时需要相应的支持工具才能运行，这样也可按公文功能这一标准进行分类整理也是合理的。需要结合实际情况进行操作，采用信息整理的方式往往会归类不完整，容易丢失支持性、辅助性文件，导致电子公文信息不完整。对脱机保存的磁盘、光盘的实体归类整理比较简单，但在信息查询阶段不能很好提供查询服务，利用率不高。调查中发现，采用信息整理方式，为用户提供了多种检索途径，但信息完整性、安全性在一定程度还需要完善。

3、鉴定方式

在鉴定技术上，鉴于电子公文庞大的数量和繁杂的内容，理想化的自然是由计算机自动鉴定，即在电子公文管理系统设计的调查阶段，制定保管期限表，将其纳入管理系统，按照规定的公文种类、公文价值依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。当公文生成时，通过系统将公文与保管期限表相关条款对照判断，筛选后进入正常处理流程，无法判断的则系统提示相关人员进行人工鉴定。但由于技术、经费等种种客观原因，自前很少有自动鉴定的实例。

鉴定时，我国主要从公文形成者的职能来对电子公文价值进行鉴定。对此，相关专家认为，社会的运转是通过各机构职能的履行而实现的，文件是职能活动的真实记录，文件价值的大小取决于职能活动的重要程度，因此以职能因素为标准鉴定文件较为客观地反映各个历史时期社会的真实状态……最终使鉴定的结果满足全体人民而不是部分利用者的需求。然而，只看职能不看内容，是很容易出现偏差和漏洞的，要在职能的基础上对内容进行鉴定。电子公文技术鉴定则要从可读性、可靠性、无病毒、载体状况等进行全面鉴定，但在目前，由于技术维护费用的问题，我国不少部门对电子公文的全面鉴定能力还有待提高。

4、保管方式

电子公文以数字化形态存在，保管难度较大。保管的目的是使文件的真实性、安全性、可读性不受到损坏。经调查发现，我国电子政务系统中的电子公文保管方式不统一，有的地方把鉴定归档完毕的电子政务公文移交档案部门保管有的则放在政府部门保管有的是让档案部门介入政府部门，协助政府电子公文的整个管理流程。在档案部门，可以有专业人员对电子公文进行保管库房的设计、房内的温湿度调节、保管用具的防火、电、磁等做得安全可靠，但是档案部门资金少，不利于政府部门对电子公文的查询利用。在政府部门保管，有足够的资金投入、有利于对电子公文的查询利用，但是，政府部门缺乏专业的人员，也不利于电子公文的保管。最好的方式是在政府的主导下，有档案部门的参与，结合二者的优势，才能使档案的保管处于最佳状态。

二、电子公文管理实现的策略

（一）加强电子公文管理的基础设施建设

基础设施的建设是确保电子政务背景下有效实现公文管理的基础。但是，目前在我国还不具备相对完善的基础设施，政府机构及相关部门并没有深刻的意识到基础设施建设的重要性。

基础设施的建设首先是结合信息技术的多样化和智能化形成一定的保护信息系统，确保文件信息的安全，其具体体现在信息的真实性，不可随意操作性等。其次，要实现部门间信息传递的快速联合工作，保证电子文件在工作落实过程中具有一定的效率。同时也要通过确立一定的法律法规，保证电子公文从产出到归档的整个过程在法律的监督下进行。

（二）将电子公文管理纳入电子政务建设范畴

电子公文之所以不受重视，在发展过程中出现了一系列的问题，其主要原因是电子政务的发展范围与应用领域受到了限制，这种限制不是其自身具备的，而是因为人们注重的方向所导致的。将电子公文管理纳入到电子政务建设范畴，可以加强政府对电子公文管理的力度，意识到电子公文管理的必要性。

将电子公文管理纳入到电子政务建设的范围中以后，还要通过完善相关电子政务体制，凸显电子公文管理的重要性，避免电子公文管理在电子政务建设过程中呈现“形同虚设”的现象。

（三）规范政府信息系统开发与公文管理

政府信息系统的规范水平不仅决定了电子公文的信息质量，同时还关系着文件的技术属性以及安全保障等。然而，我国政府信息系统的开发存在一定程度的随意性，使得文件在管理过程中呈现出复杂性、多样性从而导致文件管理混乱，影响着各部门共享文件，交流工作的效率。

同时具备电子公文管理和电子文件管理功能的信息系统是电子政务背景下对公文实现有效管理的基础条件。要求在政府信息系统开发过程中便实现对公文和文件的管理，而不是留给后续的工作者，从而在各个环节中发生混乱。因此政府应该加大对于政府信息系统的建设，使其具备较高的质量，快速的存取功能以及一定的功能整合作用。

（四）规范政府信息系统软件的用户需求设计与信息管理标准

政府信息系统软件为实现政府信息一体化发展提供了重要的平台。在这样的系统软件中，可以实现资源的快速共享，同时为归档后的电子文件质量奠定了基础。因此需要加强电子公文信息的质量建设，将软件的用户需求进行规范化，避免漏掉或者重复，保证工作效率。

结论

综上所述，通过总结我国公文管理在电子政务背景下表现出的问题，提供了一些针对性的建议措施。在电子政务背景下，政府应该加大公文管理工作的建设力度，强化公文管理工作人员的专业素质，同时结合时代提供的技术条件，完善各种运行体制。

参考文献：

[1]高森.面向服务的党务电子政务平台的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

[2]李蓉.电子政务公文交换系统的设计与实现[D].山东大学，2013.

[3]许霖.城管部门的电子政务公文审批系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.