事业单位人力资源管理体制下的档案管理浅析陈婷

事业单位人力资源管理体制下的档案管理浅析陈婷

陈婷

黑龙江省齐齐哈尔矿产勘查开发总院

摘要：本文主要论述在传统人事档案管理中的诸多弊端、人力资源档案管理的工作特点，分析档案管理存在的主要问题，从中分析出档案管理需要增强的规划意识与服务意识，从而更好地提升事业单位档案管理工作。

关键字：人力资源管理、档案管理、事业单位

随着社会的不断进步，传统的人事档案中存在诸多弊端，事业单位能在新形势下做好人力资源的档案管理，是每个档案管理人员的当务之急。长期以来，人事档案管理工作的重心是先有效控制人事的流动；其次才是在组织调动和人事流动为基础上进行档案管理。由于轻服务，重管理，这种做法不能最大限度的激发员工的工作积极性，同时服务对象也容易对档案工作造成误解。所以，要击破矛盾，提升工作效率和服务质量。

一、人力资源管理体制下档案管理存在的主要弊端

目前的档案管理工作中，工作在一线的能手比例降低。很多单位领导认为档案管理工作是无关痛痒的工作，乃至认为是可有可无的，部分单位里从事档案工作的人员是毫无经验的年轻人，亦或者是老弱病残者。

1、缺少必要的法律依据

目前，我国的档案法律法规里还没有人力资源的档案管理法律法规，严重的阻碍了档案管理工作的有法可依的发展。

2、档案管理工作投入不足

依据市场规律，档案管理的前期软件开发和信息化切换，都要一定的资金投入。各个单位对此投入都十分有限，不能系统地开展档案的基础建设工作，严重影响人力档案工作的数字化推进。

二、现今事业单位档案整理工作的阶段重点

1、第一阶段，完成档案的基础整理工作。按照要求，将档案中材料进行整理分类；在此过程中严格按照“十大类别项”分类整理。

第二阶段，完成档案专项审核工作。对职工的“三龄二历一身份”及家庭主要成员等信息进行审核，并填写《干部人事档案专项审核情况登记表》。

第三阶段，完成缺少档案材料的补充工作，填表归档。根据认定结果填写《干部基本信息审核认定表》和《干部任免审批表》，并由干部本人核对并签字确认，对档案进行整理，规范及装订。

2、加强档案制度建设，具体包括档案管理制度规定和执行情况，档案工作制度建完善查阅干部人事档案登记簿、借阅干部人事档案登记簿、接收干部人事档案登记簿、转出干部人事档案登记簿、剔出（销毁）干部人事档案登记簿。配备专职档案管理人员，提高档管理人员的业务水平。培养档案管理人员的自学能力。

三、人力资源的档案工作特点

人力资源的档案管理与其他岗位的管理工作不同，首先，人力资源方面的管理和服务对象是人，人具有主观分析能力和判断能力，并且具有一定的流动性。档案管理工作主观性地决定了，无论处于何种条件，人力资源的档案管理都要比其他档案管理复杂，并且繁琐。【1】

其次，在具体档案管理的实施上，服务对象表面上具有很大共性，实际上又有很大差别，这不仅有社会因素，也有服务对象的个人因素。常常表现为对象间具有不同的定期目标、个人能力、工作水平、个人履历、工作态度等，与此同时，从事档案管理的工作者要更敬业、更专心、更细心。

最后，人本服务是档案管理工作的时代性特点，它展现了现代档案管理的核心。人本服务就是从每个员工角度出发，把人放在服务的第一位置，明确人在整个服务里的地位。长期以来，档案管理人员不断减少，导致档案的管理水平逐年下降，所以要深刻意识到，档案的管理工作任重道远。

四、提高事业单位档案管理对策

1、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：一是，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合本单位特点和档案管理实践，以适应单位档案管理的需要。二是，简明实用。制度必须具有可操作，其建立应以方便实用、简便易行，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。三是，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。四是，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2、改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行从新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需要，从而更好地为单位服务。

3、提高档案管理人员的素质。要注意加强档案工作人员的队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的工作人员。注意对工作人员的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥工作人员的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案管理人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学。参加培训考试等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案管理质量。积极探索新的管理方法和模式，使档案工作更科学、更实用。

4、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，使用计算机辅助管理档案的也是大势所趋。

5、做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。

结束语

通过以上论述，我们能够了解到，人力资源体制下档案管理存在的弊端，以及现今事业单位档案整理所处的阶段性工作。通过了解人力资源的档案工作的相关特点制定出符合实际的提高事业单位档案管理的相关对策。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极建立科学有效的档案管理新模式。

参考文献：

【1】徐拥军。从档案收集到知识积累【M】工业出版社，2008:6-30