解析事业单位档案管理现状陈默菲

解析事业单位档案管理现状陈默菲

陈默菲

哈尔滨市疾病预防控制中心黑龙江哈尔滨150000

摘要：随着中国市场经济的快速发展，档案管理已成为公共机构的重要内容之一。通过对事业单位档案的管理，可以及时了解该单位内部人员的整体情况。同样的档案也可以反映公共机构的发展，该轨迹为公共机构的管理和内部组织结构的优化提供了参考。因此，进一步完善事业单位档案管理的规范化具有重要意义。

关键词：事业单位；规范化；档案管理

档案管理是该机构人力资源部门的一项重要任务。档案材料涉及各机构员工的基本信息。通过档案的转移，机构可以判断是否对组织内部人员进行评估，培训，晋升和加薪等。此外，机构档案的管理水平也可以有效地反映该单位的人力资源状况、管理是否标准化和有效确定档案是否能够发挥其应有的作用。因此，加强公共机构档案管理的标准化尤为重要。

1事业单位档案管理现状

1.1缺乏高效的档案管理意识

在公共机构的发展过程中，虽然业务单位的规模和生产力水平不断提高，但档案管理并没有改善，主要是因为管理者没有注意档案管理的重要性，而且存在疏忽管理过程中存在漏洞，在档案管理过程中，不能对档案管理人员进行及时培训，没有顺应科技发展的要求更新档案管理设备，这些都是档案管理意识薄弱所引起的。

1.2档案管理存在不规范性

档案管理是一项长期而持续的工作，因此在长期管理过程中会形成惯性。一旦你养成了固定的管理习惯，就很难改变。在公共机构的发展过程中，传统的档案管理方法影响较大，管理方法较旧，档案管理依赖于人工完成，工作效率低，难以跟上信息时代发展的需要。此外，通常有许多管理流程漏洞，从档案的安全性和机密性、档案借用、原始档案的备份等，都没有形成统一有序的规章制度，因此档案管理也很不规范。

1.3档案管理人员专业化水平不高

在公共机构的档案管理中，许多档案管理人员不是档案管理专业的管理人员。其中大部分都是从单位内选出的。没有一定的档案管理经验和基础，档案管理是根据公共机构的需要进行的。管理意识薄弱，管理规范不高。特别是随着公共机构的不断发展和人员流动性的增加，档案管理的专业化和标准化要求也越来越高。但是，许多机构为了降低档案管理成本，没有对档案管理人员进行补充，这也加剧了管理的混乱另外，单位档案管理系统比较简单，没有完整的档案管理系统和操作依据，档案人员编制较为随意，这些是影响档案管理标准化的重要因素。

2.加强事业单位档案管理规范化的重要意义

2.1提高档案管理效率

随着中国市场经济的快速发展，特别是企业就业制度的改革，各院校的雇主也采用合同制吸收优秀人才。在机构的长期运作中，会有大量的人员流动，人事档案资料。成为一个了解人才现状，实施人才关键动员的专业机构尤为重要。因此，建立规范有效的人才档案管理机制尤为重要。档案的标准化管理可以有效提高材料的利用率，并在第一时间掌握所需材料；机构档案的标准化管理还可以确保档案的真实性和准确性，并且一旦需要在工作中进行咨询，就可以快速地遵循该过程。

2.2反映事业单位发展状况

档案记录了机构人员的全部流程，可以见证每个机构在每个时期的情况，反映当时机构的发展状况。公共机构的发展从小到大，从弱到强，随着公共机构的发展，人员的流动和规模将不断扩大，从侧面反映公共机构的发展，这是原因本单位的潜在资本对机构人才的培养和机构发展的人才选拔具有重要的指导意义，可为机构的发展提供人才基础。

2.3优化人才选择机制，吸纳人才

首先，档案记录了每个员工的进入，发展，晋升和辞职的基本情况，这对于机构人才的选拔具有重要意义。通过档案记录，机构可以判断他们需要哪种类型的人才，因此在招募新人的过程中，机构将根据这些要求进行招聘，这有利于人才的吸收。其次，通过档案，机构可以发现人才存在不足和问题，可以根据这些问题进行集中培训，提高机构内部人员的整体素质。

3提高事业单位档案管理规范化的措施

3.1强化管理人员管理意识

要实现标准化的档案管理模式，首先要做好档案的宣传教育，将精细的管理理念引入档案管理工作，提高管理者的管理意识。在档案管理工作中，要加强档案的宣传教育，提高内部人员的关注度，让档案管理人员认识到档案管理对事业单位发展的重要性，加强档案的收集和利用。档案工作。首先，我们可以丰富档案信息的收集渠道，建立完整的档案信息收集系统，关注机构内各部门，做好各部门档案信息的整理和完善，建立档案信息。高效的档案收集渠道。第二，建立档案。材料的联动机制将机构人员的基本信息整合到档案信息的收集中，如工资，工作时间，家庭情况，教育，职称，奖惩等，这样，才能进一步增强档案管理意识，提高档案管理的标准化水平。

3.2优化档案管理机制

健全档案管理机制是实现规范化管理的基础和保障，因此，有必要优化档案管理机制，通过工作职责分工，工作内容要求，部门合作和组织安全来改进档案管理机制。首先，将公布档案管理系统，以确保档案管理系统能够到位，档案管理的主要人员将被确定，负责人将监督和管理档案管理。二是举办档案管理标准化会议，制定和管理管理制度。人员升级等确定更标准化的档案管理机制，以确保档案实施的标准化操作[1]。再次，做好档案管理宣传工作，要求各部门与档案管理部门协调，确保档案资料收集的准确性和档案。方便数据使用，档案借阅安全等。最后，负责监督和管理档案管理，确保档案管理的安全性，标准化，科学性和有效性。

3.3提高档案材料收集、整理的规范化操作水平

在档案管理过程中，最基本的工作是收集和组织档案材料。只有确保这一过程的标准化，我们才能确保档案材料的完整性，准确性和标准化。档案资料的收集和整理是长期的，贯穿于公共机构的整个发展时期。因此，提高数据收集和整理的标准化尤为重要。要做到这一点，首先，我们必须严格审查信息收集和扩大信息收集。渠道根据特点，及时有效地收集第一手资料，对数据不完整或信息不足的档案进行评论，以后对其进行改进和补充；二是严格监督物资的收集过程和物料分拣过程，并定期检查，确保物料的真实性；再次，对收集的材料进行分类和分类，以便于搜索和使用档案；最后，档案管理标准和信息收集范围根据公共机构的要求和国家档案管理要求确定，档案不断完善和补充。

3.4推进档案管理的信息化水平

档案信息化的发展不仅可以提高档案管理的标准化程度，还可以提高档案资料的使用效率。因此，提升档案管理的信息化水平尤为重要。信息管理的最大优势是标准化，便利性和快速化。它可以在短时间内找到要通过搜索引擎搜索的档案资料。此外，它还可以实现网络管理，并可以传统的纸质档案数据信息。通过大数据处理，改善档案信息的数据传输，建立网络化档案管理系统。网络档案管理是档案管理标准化的具体体现。在档案信息数据转换过程中，通过统一的操作模式和统一的处理系统实现档案信息的统一管理[2]。在推进档案信息化建设的过程中，首先要完善档案信息管理的基础设备，增加对基础设备的投入。其次，我们必须建立自己的信息管理系统，完善系统建设，提高电子信息使用效率。最后，建立完善的档案网络信息规章制度，确保信息化建设的标准化，科学化，高效化。

结语：档案管理的规范化可以有效提高事业单位的管理水平，对公共事业的发展具有重要意义。因此，有必要不断改进档案管理的标准化。在大数据时代的背景下，公共机构还必须加快网络化档案管理系统的建设，并根据公共机构发展的具体情况，不断优化档案管理的标准化。

参考文献：

[1]何丽芬.解析事业单位档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化,2018,21(05):172-173.

[2]王海英,郑晓丽,刘山菁.新形势下机关事业单位档案管理存在的问题与策略[J].办公室业务,2018(21):118.