对办公室文员工作的思考

对办公室文员工作的思考

王刚

（国网吐鲁番供电公司）

摘要：如何做好办公室工作，保障企业改革发展顺利进行，已成为办公室文员面前的一个重要课题。本文就如何加强办公室文员工作进行了论述。

关键词：办公室；文员工作；思考

办公室起着承上启下、联系左右、协调各方的重要作用。办公室工作看似无大事，实则千头万绪、细致繁琐。要求时效性、细致度比较高。这就要求办公室文员必须树立效率意识，提高快速反应能力，对领导交办的事项要第一时间即交即办，切勿等、靠、盼，达到积极主动、又好又快的做好本职工作。如何做好办公室工作，成为新形势下办公室文员必须深入思考的问题。

1办公室文员工作要求

1.1协调沟通性要“好”

办公室在企业组织系统内部是一个中枢部门，它担负着协调和沟通各部门的职责，办公室在具体事务执行过程中协调性的强弱和沟通性的大小，直接关系到企业的运转效率，甚至关乎企业的生存发展，因此，在社会竞争日益激烈，优胜劣汰趋于白热化的新常态下，作为企业办公室文员而言，必须要不断地提高自我的协调性和沟通性，这样才能更好地适应新的形势，与时俱进。

1.2复合专业技术性要“高”

传统的思维和认识，认为办公室管理工作只是单纯的行政事务管理，所涉及专业技术不强，但伴随着社会分工的日益细化，这种传统思维和认识已经不能适应企业自身发展的需要，更加跟不上先进企业发展的步伐，因此，现代企业想在强手如林的竞争中谋得立足之地，对于办公室文员工作的复合型和专业技术性提出了更高的要求。

1.3效率参谋性要“强”

市场竞争残酷激励，对于企业而言，在残酷的市场生存环境下，企业的效率无疑是至关重要的，办公室是企业管理过程中重要的枢纽和节点，因此，办公室管理工作的效率某种程度上影响着企业又好又快的目标的实现；同时，办公室担负着为企业管理经营提供参谋的职责，在新常态的环境下，公共信息越来越“阳光”，办公室文员要积极的担负起这种参谋重任，为企业发展提供更多的具有差异化的决策信息参考。

2加强办公室文员工作的思考

2.1要具有服务意识

办公室是协调上下级，协调单位各部门之间的工作枢纽，具有一定的服务性质。在办公室工作管理中，做好上传下达、各部门衔接、与其他单位联络等关系着外界对本单位整体的评价。增强工作人员的服务意识对于办公室管理工作十分重要。增强员工的服务意识需要从以下几个方面入手：第一，要向工作人员强调服务意识的重要性，让每一位工作人员明白，服务意识直接关系着工作的质量，好的服务才能帮助工作顺利达成，给工作人员自己带来良好的形象，对以后的职业生涯有着巨大的帮助；第二，对工作人员进行一些专业的培训，例如简单的心理学、领导学等相关知识的培训，提升员工的洞察力和分析力，帮助员工提升服务质量；第三，鼓励工作人员之间多沟通交流经验，将理论知识与身边的实际情况相结合，总结工作中的优点和不足，尽快提升自己。

2.2讲究方式方法，优质高效、忙而不乱

办公室文员的工作要做到有规矩有章法，减少工作差错，防治工作的随意性。做到做事情细密认真、周密科学；办公时规矩标准；办事严谨高效并且落在实处。同时，最容易出现漏洞、失误和误会的部分是认清领导间分工和科室分工的结合部，也是办公室主任协调和补台的地方，将这些工作都做好了，协调工作就不会出现大的漏洞。

2.3提高办公室文员处理信息的能力

办公室工作中，每天有大量的信息需要处理，各种信息在办公室中流转。办公室工作人员需要整理每天的工作信息向领导汇报，同时整理领导传达下来的信息，计划进行下一步的工作，处理部门之间传达的信息。这些信息的整合处理工作量巨大，并且信息混杂，稍有不慎就可能出现错误。当工作人员处理信息的能力不够时，就会在这些信息的处理中浪费大量的时间，影响工作效率。办公室工作管理要求对工作人员的工作能力进行培训，提升员工处理信息的能力，保证信息处理中的快速性和准确性。找到处理信息的最佳方法，对于每一项工作做到有条不紊，将不同的信息给予划分，及时进行处理，避免不同的信息混杂在一起，才能提高信息处理的效率，减少工作量，保证工作的良好进行。同时信息的处理及时有效也保证了其他同事的工作顺利进行，有助于办公室人际关系的和谐。

2.4提升办公室文员的素质和能力

办公室文员是对企业日常运转基础工作做的最多、对企业运转信息了解最全面的职位，当企业管理层在对企业进行一些决策和规划前，通常都会要求办公室文员整理出能够给决策和规划提供参考价值的文字材料和数据信息。无论是企业内部经营的总结，还是对外的报告性文件，都需要办公室文员来进行文件书写，就要求办公室文员有较好的文案功底、总结能力等。甚至会要求办公室文员对企业的发展规划进行发表见解为决策者提供参谋，在季度、年度的总结会议中也会要求办公室文员出席为管理人员提供企业日常运转情况最直接、实际的相关信息。若打印出现纰漏，就会直接对企业的日常运转造成影响，影响会议、活动开展的进度。并且在书写过程中，文件书写的格式都有着严格的要求，文件的内容要简洁、明了、精炼。传送文件包括传真、邮箱、邮件、直接送文件等方式，这就要求办公室文员能够熟练地使用传真机、熟悉通过邮箱发送文件的流程、使用快递传送文件的流程、对各部门、领导所在地、电话等信息的了解等，才能迅速、准确的传送文件，提高企业日常运转的效益。

2.5强化团队观念

办公室所有的工作人员应该是一个团队，虽然日常工作中每个人各司其职，有自己固定的工作内容，但是每一位工作人员都应该明白，所有人做的工作都是互相联通的，并不是独立存在的，大家统一的目的应该是为所在的集体服务。在工作中，只有所有人齐心协力将工作的每个环节处理到位，一项工作才算是真正完成，任何一个环节出现纰漏，都可能导致大家的付出功亏一篑。因此，在工作中每个人都应该有团队意识，不能只顾自己而不考虑团队的利益，无论何时都应该把团队利益放在首位，在工作中积极配合去完成工作。每个人应该发挥自己在团队中的作用，遇到问题群策群力，共同解决，互相帮助，提高工作质量和效率。

2.6完善办公室文员的待遇制度

相对于企业生产人员、销售人员等，办公室文员对企业产生的直接利益体现并不明显，得不到企业的重视，办公室文员的待遇制度不够完善。同时，时代在不断地发展，办公室作风建设也出现了新的问题，特别是在学风方面的作风建设，有少部分办公室人员在学习的时候往往有消极情绪。这就导致办公室行政管理工作的开展十分困难。企业不仅要对办公室文员的日常工作有严格的标准和要求，也要相应的完善办公室文员的待遇制度，事业单位为了能够更好更快地发展，那么发展过程中必不可少的一个方面就是办公室作风的建设。企业应认清办公室文员对于企业发展的重大意义，重视办公室的发展和建设，加大对企业办公室文员的管理力度，提高办公室文员的整体素质和能力，为企业的快速发展打好基础。对处理特殊任务的办公室文员给予津贴，在季末或年末对表现优异的文员给予物质奖励和精神奖励，提高办公室文员工作的积极性和热情。

3结束语

办公室是综合办事机构，在形势发展一日千里的今天，协调服务越来越显得重要。办公室文员应该在实践中汲取更多的新知识，了解新业务和新形势，增强个人素养，坚持自主创新和提升执行力，努力适应新型办公室工作的变化和需求。充分发挥各自的积极性，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务，增强办公室的整体合力，树立良好的整体形象。