基于工程项目管理的档案管理分析

基于工程项目管理的档案管理分析

陈彩艳

陈彩艳（青海油田矿区服务事业部矿区建设管理部，甘肃，敦煌，736202）

【摘要】相比一般的档案管理，工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性。

其档案贯穿于工程实施的全过程，因此，是对工程项目的一个更加直接有效的控制，因此，在建设工程档案管理已有成效的基础上，进一步完善建设工程档案管理工作，为建设社会主义和谐社会做出切实的努力。本文对工程项目管理的档案管理进行了探讨。

【关键词】工程；项目管理；档案管理；措施建设项目

档案反映了建设项目管理工作的真实过程，项目文件资料收集、整理、归档的好坏直接影响着工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产维护。因此，做好建设项目档案管理，具有十分重要的意义。

一、建设项目工程档案的特点1、工程档案较为复杂，呈现出综合性的特点由于建设工程的技术性特点使得工程档案也呈现出了综合性的特点。在建设过程中，需要对建设工程进行详细地记录，并对其进行整编、分类。因此，工程档案是多种建设技术和成果的综合，建设项目工程文件的收集和整理也是一项技术性很强的综合性工作。

2、形成领域的广泛性建设项目工程档案涉及的专业是非常广泛的，比如施工阶段的打地基、勘察工作，以及建设技术等都需要极强的专业知识，这些环节都需要有专门的文件记载，这些文件均是工程档案的重要组成部分，是不可缺少的。不仅如此，建设项目往往是一项很大的工程，需要有多个部门同时进行建设、施工、监管工作，再加上一些相关的管理单位对建设工程的监理，工程的参与部门可是数量十分多的。而这些施工和监管的工作都需要有工程文件进行记录。除此之外，还有计划管理部门、财政管理部门、土地管理部门、环保部门、人防部门等行使政府职能的有关部门对建设项目的立项、建设方案、资金筹集等进行决策、审批、提出意见和建议。由此可知，建设工程形成领域是多么的广泛。

3、工程档案专业性较强由于建设工程需要有多个部门进行合作施工，使得建设工程的档案的分类非常多，且包含有不同的专业，这使得工程档案的专业性非常强，而不同于普通的企业的档案。

一般情况下，工程中会包含有很多的部门，这些部门都有自己明确的工作，很多工程的各个部门甚至从来都不进行交流。这就使得各个部门基本只懂得自己所管理的部分的知识。而这给档案管理带来了很大的不方便。

二、提高工程项目管理中档案管理的措施1、更新观念工程建设文件材料之所以归档难度大，除工程建设档案数量大、内容庞杂、涉及专业多、文件材料归档范围不好把握等客观原因外，还有组卷要求严格、类目设置较细、整编强度大等主观原因。随着管理手段的提升，电子文件的大量产生和应用，使得工程建设档案快速向数字化方向发展和积累，也使工程建设档案实现按“件”管理成为可能。

《科学技术档案案卷构成的一般要求》，为工程建设档案的整理提供了重要指南。工程建设档案管理人员要及时更新观念，打破“卷”的传统思维，这是推进工程建设档案工作的重要前提。

2、建立起一整套完善的制度，把档案管理责任制落到实处工程档案管理非常重要，管理过程必须有计划、有目标、有责任、有落实。要建立由一名副经理专门负责领导工程档案管理，下属各部门有相应责任人，档案管理者和各个项目经理抓档案管理的具体操作、落实。

大型工程项目要有现场档案管理员，档案工作者要具备档案工作的专业知识和能力，不能滥竽充数，做花架子，表面文章。由于档案管理的重点在现场，因此，要加强建立工程现场档案编制、收集、归档以及整理的制度，由市建设局统一组织工程档案的执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性的管理。要充分发挥合同的法律效应，把文件材料的归档、积累，当作合同中的重要内容，并独立作为一项条款，明确要求竣工文件材料的验收时间、质量、份数和归档范围，引起各方对档案管理的足够重视，以法律形式保证归档工作落到实处。

3、掌握建设工程档案收集的方法建设工程档案收集是否完整齐全、整理是否科学规范，直接反映建设项目的质量和水平。据以往经验，竣工图章的签署不容忽视，签署内容包括:编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、单位名称和监理人。

实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来，有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图不能作为竣工图予以保存。建设工程档案收集是建设工程管理中的薄弱环节，对建设工程档案的管理必须从档案收集开始。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。

特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料门类繁多，如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位与勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时，要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定，符合存档要求才可办理移交手续。

4、掌握文件材料形成规律，实现文件档案一体化管理对文件档案实施全面的一体化管理，将文件管理与档案管理统一起来，在所有参与建设的单位之间建立起统一的收发端口、统一的文件、档案编码体系等，使文件、档案达到最佳的管理和利用效果。同时要强调宏观管理与微观整理齐头并进，宏观管理上强化监督指导、归档控制；微观整理上要加强实体管理，注重维护原貌，保持文件有机联系，便于利用和安全保管。

5、逐步开展工程建设档案的电子化开展工程建设档案的电子化工作，是档案信息化发展到一定阶段的必然要求。要将工程建设文件材料归档范围通过分类，细化到档案管理系统中。不仅方便档案人员在归档时查找，同时可以通过系统检查和比对，自动生成归档范围内应归档但还没归档的文件资料目录，便于档案人员催交，确保应归档的资料齐全、完整。甚至还可以制成应归档的工程管理档案模板，不仅可以保证工程建设档案的规范、完整，同时还可以对工程建设文件归档整理的规范化，起到较好的指导作用。

6、加强档案管理人员的业务培训加强档案人员的业务培训工作，提升其业务素质，是改善工程档案管理现状的有效途径。参建单位要积极组织档案人员进行档案业务培训，帮助员工掌握整理、归档等档案管理基本工作内容，提高其业务能力；同时还要通过培训，对有关程序和专业知识充分掌握和了解，通过不断完善知识网络，优化知识结构。

此外，还要随着时代的发展完善培训课程，做到与时代同步，领导档案管理人员学习管理的先进理论和方法以及网络技术知识，培养适应现代企业需要的档案管理人才。

总之，一个项目的建设过程凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血。从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长时间，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料，经过移交整理后才能形成完整的建设工程档案。因此，档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

参考文献：[1]宫秀萍.浅谈如何提高井巷工程档案管理的质量[J].价值工程.2013(19)[2]庄波.公路工程项目公司档案管理的实践与思考[J].中小企业管理与科技(下旬刊).2009(06)