浅谈火力发电厂工程项目的电子文件档案化管理程绍东

浅谈火力发电厂工程项目的电子文件档案化管理程绍东

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1.中国成达工程有限公司四川成都610041；2.成都纺织高等专科学校四川成都611731

摘要：随着现代科学信息技术的发展，传统的文案、纸质资料逐渐被电子文件所取代，在这种形势下，传统的档案管理方式已经不再适用。有鉴于此，本文分析了火力发电厂工程项目的电子文件管理现状，并提出对电子文件进行档案化管理的一些策略。

关键词：火力发电厂；电子文件；档案管理；制度；途径

随着信息技术的广泛应用，办公方式逐渐趋向自动化、网络化、系统化、标准化，电子文件也由此诞生。火力发电厂工程项目的电子文件与传统纸质文件不同，它必须运用复杂的编码与解码手段才能被应用在企业文件管理中。电子文件可以进行粘贴复制并存储在不同的介质里，获得允许的使用者，可以随时随地调取档案资料自行查阅。面对这样一个全新的电子文件的形式，传统的档案管理方式明显不再适用。因此，制定一套科学化的电子文件档案化管理就显得非常必要。

一、火力发电厂工程项目电子文件档案化管理的内涵

电子文件档案化管理指的是基于传统的档案管理经验以及具体的形式，结合电子文件所具有的特点，从而采用先进的信息技术手段，借鉴与学习虚拟立卷与文件中心等先进的电子档案管理理论，根据实际情况对电子文件实行自动化与网络化的文件级的管理模式。从而实现电子文件档案化管理的高效与快捷。与此同时，建立地区与部门之间的电子文件中转站以及档案库，充分发挥档案管理部门的技术优势，对电子文件做到集中式的保存与管理。此外，电子文件的档案化管理应该借鉴学习优秀的、先进的理念与技术手段，采用开放、灵活、虚拟的管理方式。档案管理部门通过采用、计算机、网络、光盘存储、图文扫描等技术手段来对各部门、各地区的电子文件进行集中式的管理。

二、火力发电厂工程项目电子文件档案化管理的重要意义

2.1树立档案管理意识

档案管理意识的树立主要体现在四个方面：（1）电子文件档案化管理技术的发展推动了我国档案信息化的基础设施建设，也很大程度上提高了信息技术在档案管理工作的应用水平；（2）电子文件档案化管理技术的发展大大地促进了我国电子文件档案的信息资源建设，使数字化档案馆具有完整性与安全性；（3）电子文件档案化管理的发展推动了我国电子档案的数据库建设；（4）电子文件档案管理的技术发展加强了电子文件的系统化档案管理，进一步推动了我国火力发电厂工程项目电子文件档案化管理事业的发展。

2.2健全电子文件档案化管理制度

通过在火力发电厂工程项目电子文件管理中运用新兴的信息技术，加强了对档案管理工作及人员的技术要求以及建立基本的职业道德素养，这极大程度上健全了电子档案的管理制度。总而言之，火电厂工程项目电子文件的档案化管理需要更多专业的档案管理人才，结合纸质档案管理的经验，掌握电子文件档案工作的特点，与计算机技术深度融合起来，逐步健全企业内部的电子文件档案化管理制度，提升电子信息的利用率，扩大其服务范围。

2.3推动档案管理事业的发展

我国的电子文件的档案化管理是根据国情，由科学发展观指导，不断提高电子文件的档案化管理水平，使之逐步适应信息化时代的发展要求，满足企业的档案管理需要。电子档案作为一种记载与统计社会有价值信息的重要手段，它的引入为火电厂档案管理工作人员的工作带来了非常大的便利，促使电子文件的档案化管理实现三维立体的体系，能对电子信息进行数字化的处理，进一步推动着电子档案管理事业的稳步发展。

三、火力发电厂工程项目电子文件管理现状

火力发电企业的档案管理伴随着改革开放的发展，也经历了由计划经济到市场经济转变的全过程。在市场经济还不完善的今天，档案管理与电子化、信息化的要求还有不少差距。

3.1资源整合不够，集中度较低，利用效率较差

现行档案多为分散管理，多头管理，有在主管部门管理的，有在本单位管理的，国有、非国有的档案没有统一的规范和要求，各行其事。企业、政府和社会事业单位没有实行资源整合，不利于信息有序流动，互利共享。

3.2档案材料的客观性、准确性、完整性差

由于部分人员没有严肃认真的态度，加上机构、人员变动频繁，使一些档案的记录缺乏连续性、传承性，甚至错漏百出，影响了档案管理的严肃性。

3.3档案管理的软硬件不适应形势发展的需要

多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，档案检索和利用停留在手工操作上，国家、社会、职工个人所需的档案信息不能在网上共享。

3.4档案管理人员的素质急需提高

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。目前，有少数档案管理人员没有经过档案专业培训，业务水平具有局限性，加之兼职过多，顾此失彼，无暇顾及档案的规范化管理。

上述问题的存在，严重影响了档案工作在市场经济中的积极功能和促进作用，需要我们努力完善，不断加以改进。

四、火电厂工程项目电子问卷档案化管理的思路探究

4.1档案化管理工作流程

首先要根据记录的档案信息，通过采用计算机、互联网、扫描仪或硬盘等存储设备进行搜集与汇总整理，然后将汇总好的电子文件存储到计算机上，并将生成的档案信息传输给档案管理部门。档案管理部门再根据电子信息将这些文件进行分类、编目等操作，然后根据编号有顺序的存储到计算机内。值得注意的是，由于信息技术也存在一定程度的安全隐患，在进行档案编辑与传送的过程中，要防治病毒或黑客的入侵盗取，因此，要对重要或密级文件进行备份或者脱机存储。

4.2电子文件的整理条理化

一般情况下，在计算机上进行存储主要是以日期顺序进行区分的，但文件的日期不会随着修改或备份而变化，因此在操作输入排列时，要复制更新文件列表，对电子文件进行顺序性的整理，这样才能保障电子文件档案化管理一目了然，快捷方便。

4.3注意事项

在管理电子文件时，要注意对密级文件进行加密保护，在日常的操作中，以防黑客与病毒的入侵，防止重要文件被盗取、丢失或删减，降低电子档案化管理的风险性。因此档案管理人员要牢牢树立备份意识，依据电子文件的特殊与重视程度进行区别对待，以确保重要信息的安全与私密性。

4.4监测与维护

电子文件的主要存储载体为网上云盘、U盘与硬盘，这些存储介质的属性与材质具有其特殊性，常常会受到环境的影响，因此档案管理人员要定期对其进行检查与维护，对缺少信息进行修补，对损坏的载体介质进行更换，来保障信息存储的安全性与长久性。做到及时发现，及时解决，根据实际的存储需要，制定详细严密的档案管理技术条例，也确保管理工作的有序进行。

五、结束语

综上所述，电子文件的档案化管理顺应了时代的发展要求，为人们查询、储存电子信息提供了便利，加强了电子文件的系统化管理，从而进一步推动了我国电子文件档案化管理事业的发展。

参考文献：

[1]张立娟.火力发电厂基建档案管理探析[J].办公室业务.2015（11）

[2]孙冬梅.火力发电厂基建档案管理研究[J].才智.2013（16）

[3]雷娟.浅析电力工程档案在建设中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2010（12）