电力工程建设档案管理探析秦丽

电力工程建设档案管理探析秦丽

秦丽

（国网四川省电力公司米易县供电分公司四川攀枝花617200）

摘要：为推动电力工程成果的应用以及企业的发展提供决策支持，成为当前亟需解决的问题。规范电力工程档案管理流程、科学合理地划分电力工程档案类别、建立标准一致的电力工程档案是做好电力工程档案管理的关键。在加强传统电力工程纸质档案管理的同时，引入现代信息管理系统，促进电力工程档案信息的查询、统计，可以为企业的发展提供决策支持。

关键词：电力工程；建设档案；管理

前言

电力工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益（工程变更、索赔动态依据）及反映企业历史真实面貌重要的基础工作，也是工程项目投产后运行、检修、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。在工程建设过程中，及时收集技术档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理技术档案，确保档案的完整性和系统性，不仅是为当前在建工程中各项工作做好服务，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务。

1电力工程建设档案管理概述

1.1电力工程建设档案管理的工作内容。电力工程建设档案管理工作包括三部分，第一部分是对电力工程建设档案资料进行收集，即需要档案管理工作人员跟随电力工程建设始末，并对电力工程建设的每个环节所产生的一切与工程技术、质量、员工管理等工作相关的文件和影像资料进行收集；第二部分是对电力工程建设档案进行保存，需要使用各种方法保证档案资料的安全，并对那些与企业利益直接相关的资料进行加密保护；第三部分是为电力企业的日常工作提供档案服务，包括从已有的档案中调用那些对企业施工建设有帮助的资料，或者为企业技术人员技术创新提供基础资料。

2.电力工程建设档案管理的特殊性。从表面上来看，电力工程建设档案管理与其他工程档案管理并无不同，但实际上，电力工程档案管理存在其特殊性。首先，电力工程建设档案管理是对电力工程全过程档案的管理，而电力工程施工建设却包括了设计、施工、检修等多个方面，有些工程在竣工十几年后还需要进行线路保养，那么，电力工程建设档案就必须是针对单个项目的、跟踪性的，这给档案管理提高了难度；其次，电力工程建设档案管理的服务性质与其他工程档案管理不同，电力工程建设档案管理服务的对象不仅包括电力企业内部的员工及工程师，还包括了电网的使用者。

3.探讨电力工程建设档案管理的意义。从企业发展角度来看，电力企业工程建设档案管理不仅关系着电力企业技术革新和施工建设质量，还对企业处理工程建设过程中以及电网使用中的纠纷有帮助；从社会基础设施发展角度来看，电力企业工程建设档案管理是保证我国电网建设和电力行业发展的基础，因此，探讨电力工程建设档案管理具有十分重要的意义。

2电力工程档案管理存在的问题

2.1设计单位对电力技术程档案的管理不到位。设计阶段处于工程建设的前期，在开工建设前设计单位已开始产生档案，但设计单位却没有按要求进行工程档案的管理。如设计方案变更文件没有使用统一编号，造成技术文件管理无序；变更单随意修改、签字不合要求等，这些都为档案管理和利用埋下了隐患。

2.2建设单位在工程建设中缺乏对档案业务的监督、指导和管理。由于对文件归档范围把关不严，文件收集归档不及时，许多该归档的文件材料没有归档，致使工程建设中形成的部分文件材料流失、损毁或散存在技术人员手中。

2.3工程监理单位履行职责有疏漏，只注重对工程质量的监理，而忽视了对档案管理的监理。其实我们在电路施工过程中经常发现监理技术文件不全，这导致施工单位部分文件不全。甚至有些电力项目分包单位对竣工图的编制重视不够，造成施工、监理单位都没有及时收集、整理工程建设中形成的对某些重要环节、部位的变更文件，导致竣工图编制不准确、不规范等现象，给施工单位造成不必要的经济损失（索赔依据不全）。

2.4工程参建单位技术人员和档案人员的档案意识不强，对档案管理造成一定影响。在施工过程中，由于设计人员自身错误，对原设计方案进行更改时，导致材料、工程量的变化，但是施工单位不注重信息管理，或归档后分类、组卷不规范，未能纳入领导的议事日程，造成工程建设档案管理混乱、散失或丢失情况，甚至会出现不必要的返工现象，严重影响了事后的查找利用。

3新形势下如何做好电力工程建设档案管理

3.1创建档案管理网络，树立档案意识

加强电力企业内部以及施工单位对电力工程档案重要性的正确认识，设立档案建立工作小组，加大档案管理工作人力物力的投入。建立健全档案管理网络，针对跨地域、工期长等特点建立流动档案收集小组，明确档案工作责任，把任务分配到人，落实岗位责任制，对工程进行过程中所有的文字资料、技术资料、图片资料进行收集整理，改变档案收集脱节的现象。

3.2建立档案管理制度，制订档案工作流程

电力工程建设需要的时间长，地域覆盖辽阔，参与建设的单位人员众多，档案管理涉及面广泛、工作量大，参与建设单位的工期不一，各个单位参与建设的项目不同，归档时间差异等，这就需要规范档案管理，使档案管理正常有序的进行。制定《工程档案管理办法》、《工程档案管理细则》并严格执行，以便档案管理工作有章可循。

3.3配备专业的档案管理人员

为进一步做好电力工程建设档案管理工作，档案管理必须配备专业的档案管理员，完善档案管理的基础设施和现代化办公所需的管理设备。在电力工程开工设计阶段就要对图纸设计档案进行管理，在工程开工后设立专门的档案管理办公室，配备专业的专职档案管理人员及相应的办公所需软硬件设施对电力工程建设档案进行管理。在管理的过程中，实行分开管理的原则，即档案办公室、档案库房、档案阅览室分开的原则。为实现档案管理信化，完善档案管理系统，提高档案的有效使用率，档案信息共享，提高档案管理员的业务水平与专业技能，要对档案管理员进行相应的技能培训，提高对档案管理重要性的认识。

3.4确保电力工程建设档案的完整性、准确性与系统性

3.4.1电力工程前期管理性文件收集。包括前期电力工程建设的可行性分析、项目投资的风险性评估、项目设计方案以及项目核查等文件。电力工程管理文件还包括工程前期签署的合同、需要的技术支持、招投标文件、质量监督等。为确保档案的完整，在对这些资料收集的过程中，工作要细化到人，将责任落实到人。档案管理员要以高度的责任心与使命感认真努力地完成资料收集工作。

3.4.2施工过程中档案的收集与整理。施工过程中的档案是反映项目进展情况、用材情况、安装情况的真实记录。要保证施工档案的真实性与完整性就要将档案收集工作融入到施工的过程之中，档案的收集与施工同步进行，明确施工档案的收集范围与内容、文件材料的记录也是对施工质量的监控。同时检查承建单位原始资料记录的准确性，由其对工程质量与进度进行控制，做到工程资料未经验收不签字、不彻底记录不存入档案。

结束语

总之，电力工程建设档案因其特殊性，较之其他建设行业的档案管理工作难度更高。为了提高档案管理工作的效率，电力企业需要对工程建设档案管理制定科学的管理制度、采用先进的管理方法并且提高档案管理工作人员自身的职业素质，只有这样，电力工程建设档案管理工作才能真正发挥作用。

参考文献

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[4]杨安芳.谈电力企业工程建设档案管理[J].企业家天地.2013(05)