档案管理工作的现状与创新研究马登文

档案管理工作的现状与创新研究马登文

马登文

邹平县城区建设投资有限公司山东滨州256200

摘要：随着社会经济的发展，我国企业发展迅速，在企业中，档案管理工作是非常重要的一项内容。传统的档案管理模式不但执行时间较长，而且与现代化的生产方式格格不入，从而不利于企业的长远发展。本文重点分析了档案管理工作的现状和档案管理工作的创新对策，希望能够推动档案管理的快速优化。

关键词：档案管理；现状；创新；工作

引言

当前，事业单位的思想政治工作与其他岗位不同，每天都会产生大量的档案资料，这给档案管理带来了巨大的考验。事业单位工作主要是为社会各界提供公共性服务的，把握事业单位的工作规律，对事业单位的档案进行具体的规划，不断提升档案管理成效，最大限度的发挥档案的价值，便于科学、正确决策，实现稳定和长远发展。

1档案管理工作的现状

1.1不重视档案管理工作

档案管理工作在各行业中都发挥着重要的作用，能够提供与工作相关的重要信息，还能帮助工作人员减少查看资料信息的时间。但是，很多工作人员并没有意识到档案管理工作的重要性，从而会出现工作不认真的现象，导致相关工作措施不能得到落实，并且不能保证档案的完整和安全。此外，很多行业的领导也不重视档案管理工作，在档案管理方面的投入非常少。

1.2档案管理人员素质有待提高

重点体现在：档案管理方式过于落后、缺乏创新，思想上不够重视，没有安排专门的档案管理人员进行管理，很难将全部精力都投入到工作中去。档案管理工作的激励、监督以及竞争机制未得到进一步的完善。目前，档案管理人员整体素质还需要进一步提高。大多数档案管理人员没有经过相应的培训，不能胜任档案管理工作，给档案管理工作带来了一定影响，严重影响了档案信息的收集和查询，档案信息工作遗漏问题严重，非常不利于单位自身的发展和进步。

1.3缺乏完善的档案管理机制

与其他工作不同，档案管理的敏感性较高，即便是出现了很小的问题，都容易对将来的长久发展构成严重的威胁。笔者在调查的过程中发现，很多企业缺乏完善的档案管理机制，甚至是出现了模糊条文的现象。首先，档案管理机制方面不够完善，就会造成工作的手段不够专业，在奖惩模式上也过于主观化。例如，有些企业、单位在制定档案管理机制的过程中，认为工作表现良好员工，可适当进行奖励和晋级。在这样的条文当中，“表现良好”是一个非常空泛的概念，如何评定完全停留在领导者的手中，因此无法激发员工的工作热情。其次，在部分情况下，档案管理机制完全效仿成功案例，未考虑本单位、企业的特殊情况，这就导致机制在实施过程中，容易出现严重的矛盾、缺失现象，由此造成的各类问题将会持续增加。

2档案管理工作的创新对策

2.1健全档案归档制度规范

企业档案的规范化管理需要得到企业重视，想要实现企业档案管理工作的规范化，就需要健全档案归档制度规范，在进行档案管理制度制定的过程中，需要对企业的实际情况进行充分的了解，进而根据企业的实际需求进行分析和制定，并对企业各部门和各受众利益进行保障。比如，对于档案归档制度的制定，需要对企业档案管理中每一个工作环节进行明确分工和指引，制定相应的具体工作细则、详细管理内容规定、有效的奖惩措施以及应急预案，另外，在企业归档管理中还需要对其档案复印以及备份等内容做好严格的保密措施，从而尽可能地避免其管理失误以及风险的出现。

2.2档案管理工作人员要具备创新意识

从主观的角度分析，在开展档案管理工作的过程中，相关人员必须具备创新意识。目前，很多企业的档案管理工作人员，完全是按照固步自封的模式开展工作，无论是处理特殊情况，还是应对日常工作，都没有考虑新的理念，或者是新的时代需求。相反，如果档案管理工作人员具有创新意识，不仅能够推动档案管理革新，跳出固有的框架，还能为健全日后的管理体系奠定坚实的基础。在优化档案管理方法的基础上，企业需要加大宣传力度，转变档案管理人员的思想观念，与时俱进，树立档案管理的效率意识，不断创新档案管理方法。在此基础上，由于档案管理工作比较复杂，管理人员需要具备超前管理意识、超前服务意识，不断优化创新管理模式，才能得到使用者的认可。由此可见，档案管理工作人员必须在今后的工作中积极培养创新意识，不断解决当前存在的问题。

2.3加强档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的整体素质

目前，办公自动化是事业单位办公的整体要求，作为档案管理人员要熟练掌握计算机知识，这就要求档案管理人员要多方面提高业务素质和业务管理水平。明确档案管理人员的工作职责，使档案管理人员及时转变思想观念，建立合理完善的档案资料管理机制。增加各类档案的业务培训，确保档案资料管理工作顺利完成。对档案管理人员进行业务知识、职业道德、计算机技能等理论培训，确保档案管理工作顺利开展。增强对档案管理的责任意识，主动完成档案的管理工作，避免重要资料损坏、丢失等现象发生。

2.4优化档案管理工作模式

档案管理工作需要积极的工作理念和高效的管理模式。随着信息化时代的到来，很多档案管理系统需要进行升级，才能够适应时代发展的要求。传统的档案管理方式已经不能够支撑整个档案管理工作的流程，因此各行业需要优化档案管理工作模式。首先，各行业要利用先进的信息技术来提高档案管理的水平，并运用科学化的管理方式提升管理效率。其次，各行业要逐渐从纸质档案管理模式向电子档案管理模式过渡。

2.5定期开展档案核查

与一般工作有所不同，档案管理工作在实施的过程中，如果出现了任何差错，会对企业发展、地方建设、社会和谐等，产生很大的影响。笔者建议在今后的档案管理工作中，需要定期开展档案核查。首先，划分档案的数量、类别、内容、保密程度，阶段性地对档案进行核查处理，如果发现任何问题要及时进行处理。其次，在档案核查过程中，档案管理人员要严格进行正确的的操作，减少错误的举动。最后，档案核查工作在实施过程中，相关人员不要放过任何细节。

2.6提高企业档案管理的信息化程度

在新时期环境下，信息科技技术发展十分迅速，这也为企业档案管理工作提供了良好的条件，因此，企业就可以从提高档案管理的信息化程度，来加强其档案管理硬件以及软件的建设，可以建立相应的电子阅览室以及档案网站的信息共享平台软件系统，来实现对企业档案的实时管理，同时也方便企业用户对档案信息检索和查找，利用这种资源共享平台，就可以有效地提高企业档案的利用率，同时也能不断的完善其电子档案的内容，并采用相应的现代档案网络化管理方法，改变了传统的档案管理方式，实现了档案信息化管理。

结语

综上所述，档案管理工作要不断进行创新和改进，确保能够及时发现存在的问题和不足。未来的档案管理工作仍然具有很多挑战，档案管理人员要不断提升自身的综合素质，并采用科学的管理方式，从而不断提升档案管理工作的综合水平。

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