新时期人事档案管理规范化探讨王丽萍

新时期人事档案管理规范化探讨王丽萍

王丽萍

黑龙江省黑河市爱辉区花园街社区卫生服务中心黑龙江黑河市164300

摘要：随着社会的进步和技术的发展，人事档案管理工作在单位人事管理中备受注目。传统的人事档案管理主要是人员基本资料的搜集和整理，随着企事业单位职能的改革，人员的日益增多，开展档案管理工作的难度也在逐渐加大。文章分析了现阶段人事档案管理工作的不足，对新时期人事档案管理问题进行探讨，并结合实际问题找到对策，以适应新时期人事档案管理的发展需求，提高企业人事档案资源的利用率。

关键词：人事档案管理；规范化；探讨

前言

人事档案指的是一个人从学习到工作，再到现如今的政治面貌、德行作风等情况的书面资料，是某个人的简单介绍。人事档案管理直接反映了一个单位的人力资源现状，人事档案管理的规范化可以提高档案资料的利用率。所以，我们一定要做好新时期人事档案管理的规范化。

1.现阶段人事档案管理工作中的不足

1.1对人事档案管理不够重视

一些领导认为人事档案管理是一项附属工作，只需做好资料的搜集和保管就行。所以在人事档案管理方面的投入不够。有些单位甚至没有设置专门的人事科，只是分配了某个部门的人员负责管理人事。以上这些行为说明人们还没有对人事档案管理工作引起重视，有的在信息收集过程中甚至会出现信息上报延迟、欠缺、失真、信息内容前后不符等问题，极不利于反应员工的个人真实信息，严重阻碍了人事档案管理工作的正常开展。

1.2信息量不充足

受到历史因素的影响，我国许多单位的人事档案存在重政治、重家庭、重思想道德、重错误过失等问题，忽视了对工作资料、生活现实、心理状况、个人成就的搜集，一定程度上会影响人事档案信息的完整性。长期在这样的管理下，人事档案资料千篇一律，不能帮助管理人员准确识别个人情况，从而增加了单位的管理成本，不能发挥出人事档案管理的服务作用。

1.3完整性有待提升

人事档案不完整是当前许多单位档案管理的主要问题，大部分档案只是保存建档人的基本信息，如姓名、性别、出生日期、婚否、奖励、处分等，没有对建档人的其他信息进行完善，这样无法为单位选拔管理部门提供精准人事档案服务，不能增加人事档案材料价值。

1.4人事档案管理信息化水平较低

新时期“互联网+”技术的发展，带动了人事档案管理工作的数字化、信息化，实现了纸质档案向电子档案管理的转变，网络共享的信息化管理，提高了人事档案管理工作效率。然而在实际操作中，“互联网+”技术的运用仅仅体现在信息的录入和保存，甚至单单是制作档案目录，没有实现人事档案数字化，更没有做到管理工作的信息全面化。

2.人事档案管理的规范化措施

2.1加强对人事档案管理的监督

人事档案管理监督机制不可或缺，相关单位在开展该项工作时要完善监督机制，最大限度保障人事档案材料的准确性与真实性，这样才能更好的为单位管理提供准确依据。

2.1.1做到人事材料精准鉴别

人事档案原始材料一般为手写，登记过程中难免会出现错误，再加上部分人故意为之，使人事档案材料信息的真实性下降。通过对人事档案管理的监督，管理人员能够对错误信息做到精准鉴别，并及时纠正，并通过“互联网+”打破以往“闭塞”状态，以达到人事档案管理目标。

2.1.2利用好第三方监督机构

“互联网+”技术的出现，便捷了第三方监督机构的工作，因此在人事档案管理监督过程中，单位可以依托第三方对人事档案管理人员的行为进行监督，以防档案随意添加、删改信息，推动人事档案管理工作的科学发展。

2.2保障人事档案信息完整性

“互联网+”环境下人们对人事档案信息的完整性提出更高要求，管理人员应转变管理理念，创新管理方式，以适应新时期的人事档案管理需求。

2.2.1及时更新人事档案信息

人事档案信息随着档案人生活、工作环境的变动而变化，管理人员在“互联网+”下应及时追踪相关人信息，保持人事档案材料与档案人现状的一致性，让用户有更好的服务体验，更好实现人事档案的价值。

2.2.2延伸用户交流渠道

“互联网+”下，人事档案管理人员应利用“QQ”“微信”“微博”等新媒体来加大与建档人的交流，延伸用户交流渠道，掌握更为准确、完善的人事档案信息，实现人事档案的个性化管理。

2.3创新人事档案管理模式

人事档案管理部门要不断探索利用“互联网+”管理模式，使人事档案工作的信息化水平能够适应社会需求。可以运用扫描技术将纸质人事档案内容录入电脑数据库中，做到纸质档案、电子档案的双重保护。档案管理工作的信息化的提高有利于档案的查阅更加便捷化。如果档案的存放和人员的岗位不在同一地点，纸质档案的查阅会很不方便，而电子数据存储则可以避免这个问题。档案材料的内容越来越丰富多彩，音频资料、一些图片资料、视频资料等信息借助计算机网络存储也会比纸质档案更快捷。档案管理部门还要尽快实现档案信息的共享化、透明化、公开化。这就需要建立人事档案数据管理中心，以实现信息资源共享。人事档案数据管理中心的建立，共享的信息内容可以快捷地被查找，提高了信息的利用率。

2.4提升档案管理人员的素质

“互联网+”时代下要想确保人事档案管理质量，就要提升档案管理人员的专业素质，掌握科学技能，实现人事档案综合化、体系化管理，以发挥人事档案的价值。

2.4.1鼓励管理人员学习信息化技术

互联网作为基础应用平台，人事档案管理人员应积极学习与之相关的信息化技术，增强自身的业务素质，推动人事档案信息化发展，实现人事档案信息的互联共享，提高人事档案利用率，进而推动人事档案管理工作的发展。

2.4.2积极引进优秀档案管理人才

由于对人事档案管理工作重视度不足，许多单位人事档案管理专业人才缺乏，在此状况下就要积极引进该类人才，加强与学校的合作，培养出一批“懂互联网”“运用互联网+”的技术人员，进一步提高人事档案管理水平。

2.5增加人事档案管理的内容

“互联网+”背景下要想提升人事档案管理水平，就要增加其管理内容，真正做到分门别类，从而减少人事档案查阅时间，提高人事档案服务效率。增加人事档案管理内容，管理人员要从以下两点入手。

2.5.1利用好互联网平台