突发事件中的档案安全保护

突发事件中的档案安全保护

杨艳

陕西德源府谷能源有限公司陕西榆林719400

摘要：突发事件通常都具有不可抗拒性以及突发性的特点，突发事件的发生直接影响了档案管理工作的正常进行。近年来，全球范围内频繁发生突发性的自然灾害和社会事件，这就增加了档案安全管理工作难度。针对于档案部门来说，如何才能够提高档案人员的风险方案意识以及应对灾难抢救的能力是其面临的主要问题。本文作者从突发事件的档案工作出发来对其档案安全突出了几点保护措施。

关键词：突发事件；档案；安全保护

前言

由于人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件为突发事件。近年来，全球突发事件不断发生，其不但造成了严重的经济损失，同时也损害了记载人类活动的档案资料，因此档案管理工作面临着较为严峻的考验。、如何在突发事件中，减少和防止各因素对档案的破坏，最大限度地保护好档案，使之更好地为人类进步服务。笔者认为，“思想上要重视、制度要落实、措施要得当”是档案安全保护的三大要素。

1突发事件档案工作的特点

1.1政治性

由于突发事件都具有突发性的特点，因此在发生之后很快就成为了媒体的报道重点，具有较大的社会影响力。在突发事件发生后的时期，处理这一突发事件就成为了党和国家在这一时期的工作重点，这时整个事件都与档案管理工作相联系，成为档案管理工作的重点。因此突发事件的档案工作具有非常强的政治性。

1.2突发性

通常，突发事件都是在人们没有任何物质和思想准备的情况下发生的，其一旦发生，档案工作都面临着新的任务和环境。所有档案制度、档案组织以及档案业务等都需要重新进行，在这一过程中，其前期工作相对发生突发事件较为被动与仓促。

1.3系统性

档案工作具有一定的整体性与系统性，尤其是突发事件的档案工作。其主要有档案管理以及组织机构的系统性。在档案管理工作当中，其包括了档案的收集、移交、整理以及鉴定等归档等方面的工作；而组织机构则是涉及了档案部门的上下级以及同级之间形成的系统，彼此之间的工作联系构成的业务指导体系。

1.4探索性

突发事件的档案工作没有可借鉴的成功经验，在其档案工作当中，重点都放在了档案文件的归档以及保管期限和移交等工作，并且需要对其档案服务的新特点以及新情况等进行研究与探讨。

2突发事件中的档案安全保护探讨

2.1领导重视是前提

档案一旦被损毁则不可能再被修复，其造成的损失是不可估量的。因此，在进行档案工作中，其管理部门需要提高自身的认识，切实的做好档案的管理工作。首先，档案部门的管理层以及基础人员都应该树立牢固的“安全第一，预防为主”的管理思想，并将其作为原则来贯彻到管理工作当中。领导人员需要加强档案安全管理的领导，针对其中存在的问题进行深入的研究，采取合理的措施来落实管理责任。只有在日常的工作中做到了重视档案安全才能够避免突发事件的发生而对档案安全的影响。其次，档案部门需要加强安全管理的教育以及宣传工作，不断的提高档案人员的安全保护意识和责任意识。档案部门的管理人员还需要不定期的对档案工作人员进行突发事件的知识教育和应急训练，从而有效的增强突发事件档案工作人员的安全防范意识以及应对能力。

2.2突发事件档案保护，一健全机制、落实制度是保证

一个健全的、完善的档案管理工作制度是确保其工作有序进行的关键，特别是突发事件的档案管理工作，其更加需要一个完善的管理体系。首先，我国政府需要建立由国家到地方的档案管理体系，在各级成立专门的档案安全管理部门与机构，并对其进行统一的领导。同时需要落实管理责任和管理工作，签订安全管理责任书。在发生突发事件时，档案的安全管理部门需要成立临时的工作机构，并制定专人进行应急指导工作，进行明确分工。此外，档案部门的管理人员都需要子发生突发事件时加强对档案安全工作的指导，加强管理工作的落实情况。其次，档案管理部门需要建立突发事件档案安全应急机制。在应急机制当中，其应高包含有应急预案制度、突发事件大干工作的应急业务指导以及监督和检查制度、档案工作的应急报告制度。其中的应急预案制度主要是就制定指定应急预案，从而确保能够在突发事件时能够做到有条不紊和有章可循，以此来确保档案的安全和完整，其应该包含有建立应急机构、配备专业的应急装置以及应急行为培训与演练等。而突发事件的档案工作应急业务监督和指导检查制度则主要从两个方面来进行：一个是建立临时机构，并对其工作进行监督、落实档案安全管理责任，针对其中出现的问题进行及时的整改；另一个则是加强档案管理工作的沟通，管理层以及基层人员之间需要进行有效的沟通，针对其中遇到的问题进行商讨，确保应对措施的科学性与合理性。而突发性事件档案工作的报告制度就是指非常时期进行自下而上的报告制度，其中主要包括了突发事件的整个发生和处理过程中的档案工作进展与部署情况。建立健全的突发事件档案工作应急保护制度能够确保在特殊时期的档案工作能够顺利进行，在实际的应用当中还需对其进行完善，从而确保档案的信息和实体的安全性。

2.3突发事件档案保护，档案信息化是途径

信息化技术随着科学技术以及互联网技术的发展而成为了社会发展的主要技术和趋势。在档案管理工作当中也需要利用信息化技术来提高自身的管理水平以及业务水平，当前信息化技术已经成为了档案管理工作的主要手段。档案部门要想充分的发挥信息技术的作用就需要做到以下几点：首先，各个档案管理部门需要从实际出发，以战略性思想从全局性的高度来重视档案的信息化，并且需要在部门的信息化建设当中纳入档案的信息化建设，使其与部门信息化建设相协调与统一。随着办公自动化系统以及相关的管理软件的广泛应用，档案部门还需要建立自动化以及具有扩展性的文件信息管理系统，数字化档案信息，与纸质档案相结合形成双重的管理形式。信息化时代的到来导致社会产生了大量的数字信息以及电子文件，档案管理工作也在这样的大环境下逐渐的实现信息化管理。其次，档案部门需要加大专业人员的培养，提升其管理水平和业务水平。在现代化社会当中，档案管理人员需要具有现代化思想和认识，部门需要通过专业人员的交流以及培训等方式来提升其档案管理的专业理论知识水平，并提高自身的先进设备的操作与管理技能，不断的提高其综合能力，培养复合型的档案管理人才。从档案管理人员自身出发，其需要不断的拓宽自身的知识面，同时需要加强对现代档案管理先进技术的关注与了解，在实际的管理工作中不断进行创新。只有实现了档案管理的信息化才能够在一定程度上降低突发事件对档案工作带来的损失，提升档案安全管理的水平和技术含量。

结束语

综上，针对于突发事件的档案工作，各级部门需要加强其对档案安全的认识，高度重视突发事件的档案安全工作，建立健全的管理体系，落实管理责任，并利用信息化的管理手段来降低突发事件造成的损失与破坏，从而确保档案信息和载体的安全。

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