事业单位固定资产管理信息系统开发前的需求设计

事业单位固定资产管理信息系统开发前的需求设计

姜庆华

交通运输部北海救助局，山东烟台264000

摘要：在事业单位的发展过程中会不断地增加固定资产，固定资产的管理十分重要，其关系着事业单位是否能正常运营。传统的固定资产管理模式存在许多缺陷，借助信息化系统对固定资产进行管理，能达到更好的管理效果。本文对事业单位固定资产信息化管理中存在的不足进行分析，并就其信息系统开发前的需求设计进行探讨。

关键词；固定资产管理；信息系统；需求；设计

随着事业单位固定资产数量和种类等的增加，其管理难度也会加大，传统的管理方式已经无法满足现代事业单位固定资产的管理需要。利用信息系统对固定资产进行管理，不仅能提高数据查询和统计的效率，还能提升信息共享程度。

1事业单位固定资产信息化管理中存在的不足

1.1信息系统的开放性不足

虽然部分事业单位已经建立信息系统对固定资产进行管理，但是基本只有财务部门的工作人员能够操作系统，系统的运行和操作都只能独立进行，相互之间的关联性不够强，系统的开放性很还有很大程度的提升空间。例如，固定资产的使用部门无法对系统进行操作，通过系统完成相关的管理工作。归口管理部门也只能通过系统查询与固定资产有关的信息，系统中的固定资产数据信息共享性比较差[1]。在资产实物发生变化，或者其地点有所改变时，无法第一时间将变化的信息更新到系统中，很容易导致固定资产账目与实物不符，从而引起其他方面的问题，还会降低固定资产的利用效率。由此可见，要利用信息系统对固定资产进行高效管理，还需要提升信息系统的功开放性程度。

1.2信息系统的自动化水平偏低

利用信息系统对事业单位的固定资产进行管理，不仅能够提高管理效率，还能提高固定资产数据信息的准确性。但是，从目前的情况来看，大部分事业单位所建立的信息系统都只具备半自动化功能。例如，在对资产进行报废、报损处理，或者将固定资产进行调拨等，都需要借助人工力量去完成，而不能由系统自动地完成。工作人员需要将相关信息填写在纸质单子上，经过审批的单子仍然需要通过人工方式将其中的数据信息录入到系统中。当数据信息发生变更时，同样要人工在系统中对相应信息进行变更。对于系统中的数据信息，系统也无法自动地对其进行分析，并以不同的分析图表呈现出来，固定资产的实际情况不能直观地反映出来。在这样的情况下，固定资产管理效率并没有得到很大程度的提升。

2事业单位固定资产管理信息系统开发前的需求设计

2.1固定资产信息系统应具备的功能

利用信息系统对事业单位固定资产进行管理，目的在于提高固定资产的管理效率，充分发挥固定资产的价值，促进事业单位更好更快地发展。所以，信息系统必须要具备一定的功能，才能实现这一目标。第一，系统应具备提醒和催办功能。在系统内设置一定的条件，提醒工作人员对资产管理的数据信息进行相关操作，如提交数据、审核数据等。工作人员还可在系统中查看数据信息的处理情况，了解某项资产管理的进度，并对有关事项进行催办。第二，数据共享联动功能。信息系统应该具备高度的数据共享性，使管理人员能够通过系统对固定资产进行管理，使用人员则可在系统中调用自己所需的固定资产信息。针对不同的用户设置不同的权限，管理人员及时更新固定资产信息，使用者也能随时在系统中查询到最新的信息，还能保证账实相符。第三，审批功能。当固定资产信息发生变化时，管理人员要及时将新的信息录入到系统中，而录入后的信息则需要领导对其进行审批，所以信息系统还应具备审批功能，这就能够省去许多的人工、纸质作业[2]。系统会自动处理经过审批的信息，不需要再通过管理人员对其进行维护，所以能在很大程度上提升固定资产管理效率。第四，查询和统计功能。这是固定资产信息系统应具备的基本功能之一，当相关人员需要使用某固定资产信息时，只需要在系统中输入关键字词，就能检索出相应的信息，而系统中的信息也会以统计图表的形式呈现出来，内容一目了然。最后，数据分析功能。对固定资产的数据信息进行分析，才能帮助事业单位全面了解固定资产情况，为制定下一步的发展计划提供参考依据。如专题分析、图表分析等，都可以将固定资产的配置情况直观地反映出来[3]。

2.2固定资产信息系统功能的设置

在对事业单位固定资产信息系统进行设置时，首先要对不同用户设置不同的权限。例如，一般用户只能查询系统中的信息；资产管理人员则可以对系统中的信息进行操作，如对资产使用人、保存地点等变更信息进行更新；资产使用部门的领导则可查询登记在本部门名下的资产信息，固定资产管理人员在对有关信息进行操作时，需要领导对其进行审批。然后，需要对归口部门人员设置不同的权限，其不仅能够查看系统中的信息，还可以将新增的资产卡片录入到系统中，对其他部门的资产领用、退款、离院、处置等申请进行审批。财务人员除可以查询固定资产信息外，还可对单位的每项固定资产进行折旧计提，填写与固定资产有关的报表，单位所有资产管理人员的操作，都可以由财务人员进行审批[4]。单位领导拥有的权限会更高级，查询、分析固定资产数据，并在信息系统中设置相应的审批流程，针对不同的业务设置不同的审批流程，这种审批是层级式的，由下往上一级一级地进行审批，这样能够确保信息系统中固定资产信息的准确性和全面性。

结束语：

综上所述，利用信息系统对事业单位的固定资产进行管理，可提高其管理效率。在对信息系统进行设计时，需要使其具备多种功能，以提高数据信息的共享性，对固定资产信息进行自动、准确地分析，从而为事业单位的发展决策提供有效依据。因此，在对信息系统进行设计时，就需要做好相应的设置工作，将系统的功能充分发挥出来，提高固定资产管理质量。

参考文献：

[1]沈娜娜,王春波,陈刚.电网企业固定资产管理信息系统的设计与开发[J].科技与创新,2018,(21):143-144.

[2]孙韫甦.企业固定资产管理信息系统设计——以青城有限公司为例[J].电脑知识与技术,2017,13(23):95-97.

[3]王春婷.浅析事业单位固定资产管理信息系统开发前的需求[J].现代商业,2017,(16):102-103.

[4]符福明,陈义涛.固定资产信息化管理状态与对策——以海事固定资产管理信息系统应用为例[J].科技创新导报,2017,14(30):131-132.