浅谈医院档案管理的创新举措

浅谈医院档案管理的创新举措

沈露茗

沈露茗(无锡市第四人民医院江苏无锡214062)

【摘要】医院档案管理是医院各项管理工作中重要组成部分之一，本文通过对医院档案管理的现状的分析，发现医院档案管理中存的各项问题问题，提出医院档案管理的创新措施，使医院在档案管理工作中取得了更好的成效。

【关键词】档案管理创新利用率

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）15-0389-01

医院档案管理是医院各项管理工作中重要组成部分之一，对医院的建设与发展有重要作用。医院档案包括医院在医疗业务及相关活动中形成的文件、报表、图像、录音、录像、光盘等各种不同载体的材料[1]。医院档案是医院活动的真实记录，档案信息对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。根据档案管理的客观规律以及医院业务发展的特点，认真分析目前医院档案管理的现状，进而研究提高档案管理的创新措施，促进档案管理向前发展，这是目前医院档案管理中的重要任务。

1医院档案管理的现状

1.1医院对档案管理工作不够重视

医院的主业为医疗工作，医院将大量的精力放在医疗质量和医疗安全的管理中，对档案管理缺凡热情。有些医院只有在上级进行档案管理工作的检查时，才会临时将档案归档，仓促应付检查，造成了平时档案工作无领导、无计划、无任务、无落实，使档案管理处理无效状态。医院对档案管理工作的不重视，无激励措施，使档案管理人员积极性不高，严重制约医院档案管理工作向前发展。

1.2无档案管理专职人员

部分医院的档案管理人员为兼职档案管理员，未经过档案管理的培训，无法保证档案管理工作的质量。更有许多医院在年底档案归档时，临时抽调科室人员充当档案管理员，对科室档案进行归档，无档案管理经验，无法胜任档案管理工作。

1.3档案工作管理程序缺乏规范性

医院在档案管理的各个环节中存在的不规范现象主要表现在：档案收集不规范，不能收集全部档案资料；档案整理不规范，对归档文件的保管期限鉴定不准确造成归档材料混乱；档案综合管理力度不够，综合档案室不能统一管理全院的各类档案材料；档案利用不规范，在档案借阅时，没有及时登记，致使借出的档案资料不能按期归还。

1.4档案管理设备落后、信息化程度不高

许多医院的档案管理设备较为落后，依然在使用传统的木柜橱，档案室的通风、排水条件不好，甚至还有鼠害等发生，给档案管理带来严重的困扰。同时档案的检索还采用卡片的方式进行分类和查寻，严重的制约了工作效率和档案的使用效率。

2医院档案管理创新的措施

2.1成立医院档案管理委员会

医院成立了档案管理委员会，由办公室主任任主任，办公室、党办、人事科、财务科、科教科、器械科、信息科等专门负责档案管理的人员组成档案管理委员会。委员会管理方法采用PDCA循环原理，每半年召开一次会议，根据档案管理规范，制订档案管理的规章制度、流程、标准和工作计划，并分析半年中档案收录、整理、归档、借阅等工作中存在的问题，提出整改措施，并在下次一次会议中分析措施实施的效果，使医院档案管理质量达到一个持续改进的过程。

2.2组织档案管理人员定期学习，建立学习型组织

年初，档案管理委员会制订档案管理人员学习计划，档案管理人员每年至少参加一次市级及以上的培训，并取得培训合格证书，培训合格证书作为档案管理员岗位任职的必要条件之一。另外，医院每月组织一次档案管理员之间的学习交流，主要交流档案管理规范、手册的学习心得，营造学习氛围，建立档案管理学习型组织。

2.3缩短纸质档案归档时间

根据档案管理要求，纸质档案归案时间基本为一年或半年，我院根据实际情况，将档案归案时间缩短为一个季度，即每个季度开始的第一个月10日之前必须将上季度档案归案到医院档案室。通过缩短档案归案时间，一方面可以保证档案及时归档，另一方面可以保证档案归档的完整性，同时可以便于档案的查找，提高档案使用效率。

2.4加强档案管理的信息化运用

为了使档案使用更便捷、高效，医院加大了档案管理的信息化投入。根据院外档案登记、分类、录入、归档、查找权限、借阅权限、审核、归还日期，院内档案的起草、核对、签发、发文、收文、分类、归档、查找权限、借阅权限、审核、归还日期的档案管理流程等，与软件公司合作开发了档案管理系统。实现电子文件网上实时归档，并保证电子文件传输过程中的安全，以便对电子文件、电子档案进行科学的管理和有效利用。

2.5建立档案管理激励机制

为提高各科室人员对档案管理的积极性，我院制订了许多相应的激励措施。我院要求提拔为职能科室领导岗位的人员必须具备一年以上的档案管理经历，并在档案管理中工作成绩显著。另外，医院每年年底评优时，对档案管理岗位人员单独设立评优指标，进行单独评优考核。通过以上措施，激励职能科室人员对档案管理的热情，并做好医院档案管理工作。

3医院档案管理的成效

通过医院档案管理创新措施的实施，我院档案归档及时率、完成率均达到了100%，医院档案使用效率大幅度提高。在市档案管理局、市医院管理中心的档案管理考核中，我院成绩名列市属医院的前列，多次被评为档案管理先进单位的荣誉称号。

参考文献

[1]程绍发.强化对医院档案的管理[J].兰台内外,2012,6(1):21