关于开展智能档案管理的探讨

关于开展智能档案管理的探讨

周晓琳高夫存贾江辉

国网博尔塔拉供电公司，新疆博乐833400

摘要：随着信息化、大数据与云技术应用到档案管理工作当中，档案管理日益向着人工智能的方向发展。当前应当优化档案管理体系，提高档案管理工作的创新性，切实把人工智能技术广泛的应用到档案管理工作当中。

关键词：智能档案；管理

引言

我国互联网技术发展迅速，并迅速应用在各个行业领域，事业单位办公与档案管理由此转变为自动化办公系统与智能档案管理，有效提升了事业单位的工作效率。随着时代的不断进步，有学者尝试融合办公系统与智能档案管理，以提升工作效率，但实际的档案管理工作始终难以与事业单位办公系统实现融合。

1人工智能技术对档案管理的影响

1.1对传统档案管理冲击

人工智能技术提高了档案管理工作的效率，有助于发挥档案资源的应用价值，同时也给传统性、常规性、重复性的档案管理工作带来一定的影响，对传统档案管理工作带来较大冲击。人工智能技术的兴起给传统的程式化、重复性与机械性档案管理带来革命性影响，传统的机械重复档案管理工作被机器取代，技术变革从根本上改变了传统档案管理工作的分工，档案管理不再需要大量的手工操作，需要懂得信息技术的创新型人才。传统的档案管理主要以收集与整理档案为主，档案管理人员的主要人员从事修整、装订、分类、编号与装盒排架等基础性工作。现代档案管理在智能化设备的影响下强调运用数据收集、分类、排列、数据存储、优化检索等手段开展工作。档案管理在数字化条件下向着智能化的方式发展，档案管理更注重借助自助查询、网上办理与自动化操作技术，从而全面提高了档案管理工作的效率与质量。

1.2提升用户服务满意度

在人工智能技术的支持下档案管理更好的满足了用户的广泛应用档案资源的需要，提高了档案服务工作的效率，档案管理从根本上符合了客户随时随地查阅档案需要。数字化、电子化与智能化的档案管理检索系统可以满足自动化、无纸化、信息化档案管理需要，可以改变传统的档案管理模式，有助于提高电子文件的传输效率，符合用户的实时档案应用需要。基于人工智能的档案管理技术更好的满足了用户的个性化需要，可以及时对用户提供各种类型、各个时期的电子档案，有助于在完善的档案管理系统中满足用户对档案自动检索和自动编目需要，极大的提高档案的检索效率，降低了档案检索与传输的时间，可以实现个性化针对性档案资源供给，达到提高档案共享质量的目标。基于人工智能技术的档案管理进一步消除了档案服务的时间与空间限制。

2人工智能的发展

人工智能这一概念最初起源于1956年的Dartmouth学术会议，是指通过对人类思维方式和行为的研究分析，利用相关信息技术，使机器能够对人的智能行为进行模拟，比如对数据信息的辨别能力、对问题的理解能力、处理复杂信息的能力、快速适应新环境的能力以及应用信息控制环境的能力等。随着技术不断提升，人工智能与产业结合得越来越紧密，为健康医疗、交通管理、能源节约领域提供了诸多解决方案，同时也为档案管理相关工作带来了一系列新进展。

3人工智能在档案管理的具体应用

3.1智能档案管理

人工智能技术提高了档案应用的效率，有助于实现档案数据资源的智能分类检索。信息时代档案资源的数据类型日益多样，档案资源包括数字档案、多媒体档案等各类型的信息资源，人工智能技术可以基于自然语言处理技术，以及人工操作识别、机器学习等相关技术提高档案资源的分类与检索效率。例如，基于人工智能技术可以围绕自然语言寻找相同文本属性的档案，达到对文本进行判断，智能化的进行文本分类，符合图像识别、语音识别、视频识别需要，可以满足多媒体数字档案信息的应用需要。档案管理资源信息类型多样，基于人工智能可以突破传统档案信息检索的低效弊端，满足档案资源的多样化应用需要。在档案管理中应用人工智能技术可以有效提高档案资源的检索效率，可以满足档案资源的应用需要，从而发挥档案资源的实用型价值。

3.2档案安全管理

智能档案管理技术可以提高档案管理安全性，有助于保证档案数据信息资源的安全，当前指纹识别、人脸识别、虹膜识别技术已经较为完善，一系列智能安全保障技术可以广泛的应用于档案管理体系当中，从而达到保证档案安全的目标。例如，智能安全保护技术可以用于档案库房的门禁系统当中，防止未拥有权限人员进入到档案系统当中。

4人工智能背景下的档案管理改革

4.1优化整合办公软硬件

目前，国内企业中早已普及办公系统，相应的智能档案管理系统也随之实现优化升级。因此，要想实现两者融合，企业需要在基础设施层面加以整合，像服务器、计算机设备、扫描设备等，均属于此类基础设施类型，此类基础设计融合是开展整个融合工作的重要基础。在基础设施的升级方面，企业具体可借助技术、设备的优化升级实现统一融合，通过更新和升级基础设施，为建设信息交流平台奠定坚实的基础，为信息安全传输提供保障。此外，企业应积极借助相关专业软件开发真正符合自身发展的融合系统，并借助技术升级和补充的形式最终实现资源有机融合。

4.2加强档案编研

档案编研工作的本质是档案管理者对档案资源的发掘利用。是对原始档案资源的深度开发利用活动。首先，加强档案资源的整理汇编工作，强调按照专题资料应用需要进行档案整理，从而达到对原始档案资源的有效应用目标。其次，档案汇编应当在基础性编研中实现对档案资源的深度开发，强调对档案资源的真实性、完整性、体系性等进行研究，从而有效的挖掘档案的文化属性，突显档案的社会文明传承价值，这样才能突显档案的不可替代价值，更好的满足人工智勇时代档案使用需要。

4.3智能档案服务

人工智能的出现使各形式的档案服务不断延伸，众多企业纷纷探索方便用户使用、提升档案资源价值的应用。在该领域主要的专利申请主题分布如图4所示，包括：档案资源的智能交互、档案分析处理以及档案信息的智能评估。其中以档案的智能分析处理领域的专利申请为多，关于档案智能统计分析等档案管理平台或系统的应用较为广泛；档案资源的智能交互专利主要利用虚拟现实、增强现实等人机交互技术，提升用户的档案使用体验及便利性；智能评估领域，利用人力资源档案或客户档案等智能评估个体价值的应用、依据项目档案智能评估项目情况等档案信息的二次开发利用专利得到了广泛的重视，此部分专利对于提升档案资料的价值起到重要作用。

4.4推动档案数字化管理

档案数字化管理是人工智能档案管理工作的基石，可以为档案管理工作奠定基础。人工智能技术推广应用建立在完善的档案数字化技术基础之上。首先，发挥人工智能技术的价值，应当建立完善的深度学习体系，促进计算机对使用档案数据的知识与规律进行识别，积累人工智能档案管理的基本逻辑关系，从而发挥人工智能技术对档案应用者的个性化辅助作用。其次，海量的档案信息是人工智能档案管理的必要条件，档案数字化与增量电子化能更好的促进档案人工智能技术发挥价值。

结束语

总之，利用人工智能技术改造电子档案管理的应用创新则显得至关重要，因此该主题的研究是智能档案管理专利领域亟待突破的问题之一。

参考文献

[1]理查德•沃特森.智能化社会:未来人类如何生活、相爱和思考[M].中信出版社,2017.

[2]郭小磊.浅谈人工智能技术在档案管理中的应用和加强应用的必要性[J].才智,2009(19).

[3]王攀.事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究［J］.办公室业务,2017(2).

[4]陈丽敏.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究［J］.明日风尚,2017(5).