合同管理在中小企业管理中的规范化建设探索

合同管理在中小企业管理中的规范化建设探索

谭爵玺

谭爵玺

身份证：4501041980****0033

广西工商职业技术学院广西南宁530003

摘要：企业管理体系中，合同管理水平直接影响企业控制履约风险、维护合法权益、建立良好社会信誉等方方面面，是企业管理工作中不可或缺的重要环节。尤其在当前日益激烈的市场竞争环境下，企业更应做好合同管理工作，正确履行合同中的责任和义务，依法经营，合作共赢，方能在竞争中取胜。本文作者结合自身的企业合同管理工作实践，对当前中小企业合同规范化管理在管理制度和管理技术上给出了管理水平提升路径的意见和建议。

关键词：合同管理企业管理规范化建设

引言：

当前随着社会经济发展稳步增长，我国各行各业的各类企业的竞争越来越激烈，竞争环境也日趋复杂，在这样的市场竞争势态下，企业的合同管理水平不仅关系到企业的切身利益，更关乎企业的履约能力，直接影响企业在业界的诚信度和美誉度。而中小企业由于发展思路、管理模式和管理人员素质等多方面因素，存在相当部分的中小企业在合同管理上存在认识度不足、麻痹大意、管理疏忽等情况。因此，为保证中小企业的可持续发展，对于合同管理工作进行优化和分析，不断规范化企业合同管理方式是十分必要的。

一、合同管理对中小企业经济活动的影响

中小企业在经营管理中，因规模体量较小、抗风险力较弱等问题，对合同履约情况有较大的依赖度，一旦出现违约或履约不及时等合同管理问题，较易发生经营压力和管理风险上升的情况。

因而建立规范化的合同管理制度，通过规范管理合同，严格制定和落实合同条款，可以帮助中小企业提升综合竞争能力和良好的履约控制能力，使企业依法合理的取得较高的经济效益，维护本企业的各项经济利益，防范企业经营风险，规避因违约行为造成的各方损失，还可以树立良好的企业形象，促进双方合作关系，使合作能够长远、共赢。

二、中小企业经济合同管理常见问题分析

（一）合同管理意识不强

一些中小企业管理者对企业合同管理重视不足，甚至完全忽视了合同管理，对合同风险缺乏防范意识，因此无论是在机构设置还是经费支持抑或是人员配备上都投入不足，许多企业的合同管理人员仍停留在传统的协商和讨论基础上解决问题。

（二）合同管理机制不完善

人员专业知识不足，缺少专业人员指导、对合同条款把握不够。中小企业较少聘请法律相关的专业人员为合同签订工作提供专业指导，同时项目部门工作人员也缺少合同相关知识，不熟悉合同中关于履行、责任、义务、变更、违约管理、争议解决等条款以及附属文件的相关要求，甚至企业本身缺少相应的格式合同和签约指引，导致合同中存在漏洞，在执行中容易产生不必要的争议和法律风险。

合同签订缺少主体资格，审批和签订程序不规范。签订合同的过程中，在缺乏有效授权或合同未经审核批准的情况下，项目部门相关人员代表企业擅自或盲目签下合同。

缺乏有效的执行过程监管。部分中小企业对合同草拟、审批管理等环节比较重视，但在合同履行阶段监控不足，缺乏有效的执行过程监管机制，时常出现合同履约不及时，回款速度慢，合同执行扯皮等情况。

（三）合同管理信息化水平不高

目前大多数中小企业虽然一定程度上会使用信息化软件开展企业管理，但实际上由于经费投入不足，信息化管理水平仍处于一个较低的水平，反映在合同管理方面尤为明显，甚至目前相当部分的中小企业合同管理仍在沿用传统的人工管理模式。这种人工管理模式体现在合同管理的工作量大，时间成本和管理成本高，工作效率低，数据信息利用率差，合同执行缺乏有效的过程监管。随着企业不断发展，合作方式不断变化，合作项目越来越多，使得合同的内容也愈发复杂，信息量越来越大，合同管理涉及的内容越来越多，管理难度越来越难，人工管理合同的方式，极易出现错漏和疏忽。

三、企业合同规范化管理的措施

（一）建立健全合同管理制度

在国家不断推进法治建设的背景下，经济合同的重要性更为凸显出来，严谨的经济合同管理可以明确各方权责，有效维护合作双方的利益，减少任何一方出现无谓损失的情况。因此，中小企业应建立健全合同管理规章制度，确立规范高效的管理流程，明确奖惩制度，规范责权和奖罚，使员工有规可依，提升管理效率。

（二）提升合同管理人员专业化程度

配备专业的合同管理人才，并通过不断的学习和培训，提高合同管理人员掌握和熟练运用法律法规、国家政策和业务的水平。同时还要增强合同管理人员的法律意识，使其充分意识到合同的严肃性，自觉规范合同订立和履行等行为。

（三）落实合同全程管理体系

在合同的管理中，过程监管是合同履行质量的重要保证，对于合同履行任何环节的监管不到位，都有可能引发不同程度的履约风险。因此，要进行规范化的合同的管理，就必须做好对合同履行环节各节点的监管，包括强化合同签约管理，强化合同条款的规范，分析及审查，强化各履约主体间的协调，强化合同履约进度跟踪和管理等。确保及时发现并解决各节点中的问题，保障合同正常履行，维护合同双方权益。

（1）强化合同签约管理。分析和整理合同签订过程中的各项风险，根据合同管理制度，厘清企业各部门的职责和权限，强化对合同签订环节的监督，从而形成分工合理、责权清晰的签约机制，保证合同签订过程的有效控制。

（2）强化合同条款的规范、分析及审查。首先，要结合企业业务规范，对合同的条款内容及合同规定的事项进行分析和梳理，建立合同范本模板，对一些没有太多争议或没有谈判空间的条款可以进行直接明确，减少合同谈判和签订流程时间。其次，分析梳理合同签订中可能出现的可选动态条款，对其进行文本规范，对这些条款设置的签订前提条件，规范签约责权。第三，对合同范本之外，双方协议新增的合同条款，要加强审查，做好相应风险分析，减免履约风险。

（3）强化合同履约进度跟踪及管理。首先，根据合同条款、事项和时间节点，形成合同履行计划和职责归属，落实合同履行责任人和进度跟踪人员，明确合同履行中需要合同双方、本方不同部门间协调的事项及协作方式。其次，要实施合同履约进度跟踪，确保按合同约定的各时间节点完成合同约定事项和工作，可根据履约过程中的实际情况，经双发协商同意后，适当调整和修改工作计划。第三，分析梳理出合同履行的重点难点，做好相应风险分析，提前预估合同履行过程中可能发生的变更、争议和需要进一步明确的事项。对不确定事项提前应对，准备好相应解决方案，促进合同的有效、顺利履行。

（4）强化各履约主体间的协调。依据合同条款和合同履约情况，合同各方应适时组织相关部门负责人对合同履行过程中的重点、难点以及因市场或条件变化而有可能存在或发生的问题进行协商协调，推动合同的顺利履行，减少不必要的履约争议。

（四）推动合同管理体系不断优化

中小企业应从合同的履行过程中及履行后总结之中及时收集履约进度、资源配置、收支情况、工作量、客户满意度等相关数据信息，通过对数据的分析，衡量各项合同履行活动的科学性和合理性，为企业管理人员、合同管理部门和合同实施部门提供数据和信息支持，为合同履行后的效果评估、验收等提供有效的支撑。

结语：

合同管理是企业经营过程当中必不可少的部分，随着社会经济的发展和人们法律意识的不断增强，当今的合同管理不仅是指合同双方的契约关系，也是企业实施经营管理的一种手段，因此企业在合同管理的过程中，不但要加强合同签订之前的管理和调查研究，更要加强合同签了之后的全程监管。

参考文献：

[1]赵泽玮.企业合同管理风险防范浅析[J].现代经济信息，2018（15）：130.

[2]符荣刚.企业合同管理法律风险的识别与控制[J].企业改革与管理，2018（04）：54-55.