简析单位如何提升档案管理人员的素质水平

简析单位如何提升档案管理人员的素质水平

杜建越

佛山市三水区疾病预防控制中心广东佛山528100

摘要：在新时代下，随着计算机技术、信息化、网络化的快速发展，电子信息技术被广泛应用到不同领域中，档案管理模式发生了质的变化，向信息化管理方面转变。档案管理人员被提出了新的更高要求，通过不同途径提高他们的综合素养，进而做好档案管理工作，提高工作效率和质量，提高档案资源利用率。因此，本人以档案管理工作为切入点，深入分析当前信息时代环境下要做好档案管理工作，提高档案管理水平和管理效率，才能有效的发挥档案管理的作用，更好的为相关部门提供服务，从而提高档案管理整体的服务质量。

关键词：档案管理；人员；素质

一、档案管理

档案管理也被称为档案工作，即专门从事对相关档案实体和档案信息进行管理并进行科学的划分，并以此来提供特定的服务性质工作，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作内容主要有以下几个重要板块：收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

二、提高档案管理人员素质的重要性

档案管理人员是处理档案分类、保管、统计和提供档案有效信息的主要参与者，其素质的高低直接决定了服务质量的好坏，有必要提升档案管理人员的个人素养，完善档案管理工作的更好。随着计算机技术、信息化、网络化的快速发展，档案的管理工作逐渐发展至从传统的手工到电脑等信息化的处理手段，档案管理工作不比以前简单，档案管理员除了具备基础的计算机知识职业素质的基本素质外，还需要具备档案信息的“数字化”处理技术的能力，包括网络环境下的技术、网络环境下的编研技术以及档案信息数据库查询技术。

三、当前档案管理人员的素质现状

在新时期，信息、知识已成为社会发展中极度缺乏的资源，特别是档案资源。但是由于历史由原因，档案管理人员的素质现状不容乐观，各方面问题不断显现，主要存在以下问题：

（一）高素质专业人才极度缺乏。在档案行业发展中，大部分档案管理人员不是专业档案管理学科出身，不具备专业的档案理论知识，不熟悉管理内容，不具备专业化的信息技术，导致档案管理工作无法顺利进行，工作效率极其低下。同时，由于单位对档案管理重视程度不高，档案管理人员不能利用现代的各项管理技术对档案进行有效的统计分析和建模，致使档案的利用率低下，档案具有的各种功能严重被弱化，无法为相关部门提供优质的服务。

（二）没有意识到档案管理工作的重要性。由于历史原因，很多档案管理人员对档案管理的意识停留在以前，误认为档案管理工作就是收集、整理不同类型的档案资料，并不需要大量的专业理论知识。他们误认为单位档案的生存发展和档案管理工作是否有序开展无关，不注重知识、技能的更新，已有的观念落后，档案管理人员综合素质低下。

（三）档案管理人员不具备较高的职业道德素质。在社会经济日益发展的浪潮中，社会环境、档案人员思想观念发生了巨大的变化。在日常工作中，档案管理人员对档案工作的认识不正确，没有意识到它的重要性，处于被动工作状态，档案资源不具有一定的保密性、真实性，服务质量低下。

四、档案管理人员具备的素质

档案的“电子数字化”使得档案管理的模式，从收集方法、存储载体、查阅方式、分析统计等方面发生了巨大的变化。特别是随着“数字化”档案信息的推广，许多档案信息具有非人工识读性，信息载体的可转化性，档案信息与载体的可分离性等特点，都需要用档案管理人员利用新的观念、新思维、新方法去重新构筑档案管理工作的新方式。档案管理人员的素质直接决定着档案管理质量的高低，而管理质量的高低决定着档案的利用，高素质人才队伍是实现档案现代化管理的基础。

（1）档案管理人员具备的职业道德素质

法律法制意识

作为档案管理者，必须具备较高的法律法制知识，依法进行档案管理活动。具体来说不得为了满足个人私欲随意涂改、损毁、销毁、抄录、公布和伪造国家档案，过于疏忽大意，造成档案丢失，也是严重渎职行为。档案管理者还要学会灵活运用法律知识来解决现实中遇到的各种问题。

工作作风

首先必须从爱岗开始做起，立足于本职工作。严肃认真，兢兢业业，脚踏实地，一丝不苟。满腔热忱，诚心诚意地为利用者服务，想利用者所想，急利用者所急，帮利用者所需。工作中做到积极、主动、热情、周到，把能为利用者解决问题看成是工作的最大乐趣。其次，要严谨细致、一丝不苟，维护档案的完整与安全。正确处理利用和保密的关系，把党和国家的利益放在首位，把档案的安全看的高于一切，切不可麻痹大意，放松警惕。

（2）档案管理人员应该具备的业务素质

扎实的档案管理专业知识

档案管理是一门综合性很强的学科，涉及档案管理计算机知识、网络知识、数据处理与统计知识、数据库操作与管理知识等。以档案实践工作作为主线，作为一名档案管理人员需了解档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、信息“数字化”的工作流程，要求档案工作者不仅要掌握档案管理学、档案保护技术学等相关知识，更要随着档案的发展需求更新掌握现代科学技术知识，更新档案管理工作方法和手段，这就要求档案人员必须加强学习，才能更好地管理档案信息资源，服务于相关部门。

档案人员要掌握现代化管理和技术手段

档案工作是一项专业性很强的工作，档案工作信息来源广泛，信息载体多样性。信息使用的现实性与拓展性决定了档案工作的责任重大，科学技术的发展日新月异，创新的科技成果在现代化管理中应用越来越普遍。这就要求档案管理人员不仅能够熟练运用计算机等现代化的管理手段进行档案管理，更要熟悉各种网络技术和数据库相关的技术。比如：(1)网络环境下的检索技术。利用网络技术，档案信息被制作成网页，通过网站上网传输，用户只要在搜索栏中填入所查档案的相关信息，无论档案原件保存在什么位置，无论利用者身在何方，都可以通过网络方便而容易地查到档案信息，这就在空间上大大缩短了利用者与档案的距离，在时间上大大提高了档案的时效性。（2）网络环境下的编研技术。纸制档案原件全文数字化是使档案信息数据上网运行的前提条件，又是网络环境下开发档案信息资源的基础，在此基础上才能对档案信息进行分类，建立档案数据库和档案查询系统。（3）数据库的管理技术。在档案信息数字化的基础上，单位档案部门根据不同的专题建立档案数据库。档案数据库不应该是简单的档案信息存储系统，它应该是对数字化的档案信息进行深入加工和组合之后形成的专题性的、高层次的档案信息的科学分类组合，实现档案信息资源的共建、共享。现代管理和技术手段的运用是档案现代化的重要标志，其能够极大地提高了工作效率，给档案管理工作人员带来了方便快捷。

五、总结

中国经济的快速发展引领了科学技术以及信息化管理的创新。在信息时代环境，档案管理工作人员必须要做到的就是对自身的综合素质进行不断的提升，不但需要提高职业道德素质，更要注重专业的业务技能、现代化管理和技术手段的学习。不断开拓工作新思维，在实际的工作不断创新文档管理的工作模式。只有不断提高自身的素质，树立档案工作者的新像，才能跟上信息时代发展的脚步，才能在档案工作岗位上，做出更大的贡献。

参考文献：

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[2]乔丽荣.信息化时代档案管理人员应具备的素质［J］．内蒙古电大学刊，2016(1).

[3]孙宏宇.新时期提高档案管理人员素质的途径分析[J].理论研究，2016（3）.

[4]金莲花.论档案管理的问题及人员素质的提高[J].管理观察，2016（4）.

作者简介：

杜建越，1971年6月生，女，汉族，广东佛山人，大专，档案管理员，从事档案管理工作，研究方向是档案管理的信息化、档案信息的统计分析方法。