浅谈档案管理归档管理分类技巧

浅谈档案管理归档管理分类技巧

刘迎东

宾县妇幼保健计划生育服务中心黑龙江哈尔滨150400

【摘要】档案管理工作需要有专业化的工作人员的支持，本文以归档工作为切入点，介绍给档案进行分类时，可使用的一些技巧，以此来提升归档工作效率。

【关键词】档案管理；归档管理；分类技巧；分类方法

档案材料记录重要信息，同时也可以发挥出证明的作用，现代档案管理机构不断调整管理手段，针对新时期的档案管理工作要求，全面调整各个环节中使用的档案管理方法，后续档案管理工作被充分重视，人们可通过管理平台来落实基本的管控工作，但是前期归档工作并未被关注，归档工作主要围绕搜集获取的档案信息展开，管理者在归档阶段可对现有的档案信息进行分类，进行必要的整理，避免遗失相应的档案信息，现剖析档案分类管理工作。

一、档案归档管理工作概述

（一）主要内容

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

（二）工作原则

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

二、档案归档分类技巧

（一）设定整理程序

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

（二）区别对待电子档案与纸质档案

在给档案进行分类时，除了可以以基本的内容为准，还可以将外部形式当做分类标准，采用不同的方法来控制电子档案与纸质档案。面对纸质档案，可以在传统整理方法的基础上，融入新的管理理念，简化管理流程，先检查档案的内容，结合已有的分类系统进行分类，转化纸质档案时，系统已经进行了自动分类，管理者只需进行检查即可，这种整理方法可帮助缩短归档时间。

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

（三）常用分类技巧

之所以使用分类技巧，主要是为了提升档案管理工作的实际效率，管理者应当具有一定的经验总结能力，不断地提升档案管理效率。首先可以确定流量与流向这两种导向因素，在处理电子档案与纸质档案时，都必须先确定档案材料的流量与流向信息，以此来设置投入比例，而后有针对性地安排归档管理工作，设置数据库，制作可使用的图表来清晰呈现出档案信息的具体流向，对比流量。

管理人员的具体职能也会影响到其工作内容，根据职能情况来设置归档范围，在不同的整理阶段完成与之对应的档案整理任务，可设置合理的档案整理方案。确保所有的归档工作都能够在预设的时间期限内完成，给拥有不同职能的管理者提供与之对应的分类整理任务，以此来将实际的归档效率充分提升。

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。

归档工作对于后续的档案正常使用存有重要的指导意义，管理者可以根据相应的工作要求来完成初期整理工作，结合当前档案管理问题，来优化归档模式，高效整理档案信息，有效展开分类工作。管理者在落实档案管理任务时，应当掌握正确的方法，尤其在归档工作量比较大的前提下，应当通过技巧来简化归档整理工作，提升档案整理效率，使整个档案管理工作显得更富条理性。

参考文献：

[1]张英.浅谈信息化档案管理归档整理分类技巧[J].长江丛刊,2018(14).

[2]于重洋.浅谈档案管理的有效方法[J].人力资源管理,2017(11):252-253.