档案数字化建设与数字化档案信息的利用

档案数字化建设与数字化档案信息的利用

刘莉

国网江苏省电力有限公司新沂市供电分公司江苏省徐州新沂市221400

摘要：当代社会科学技术的不断发展和进步，使计算机和信息技术普遍应用到各个行业中，同时也保障了质量。我国社会逐步进入了数字化发展时代，使原有的办公方式转变为自动化办公，直到现阶段无纸化办公，并催生了大量电子文件。在此背景下，使档案工作发生了重大变革，将各项技术应用在档案工作中，加快了档案数字化建设步伐，档案信息利用效率逐步提升。社会各个行业生产活动范围不断扩大，使得档案信息需求量以及档案载体发生了相应变化，档案工作中所面临的挑战更大。档案信息数字化是信息时代强化档案管理工作质量的重要途径，也是管理人员需要研究的重点问题。

关键词：档案数字化建设；数字化档案信息；利用

引言

在信息技术极为发达的当下，社会各个领域都在面临诸多挑战，很多行业已经逐步完成信息化转型，各类新型的通信技术也得到广泛应用，档案数字化建设逐渐趋于完善。各类新技术的应用使档案内容信息化并实现海量存储和快速传输，档案室的管理工作也实现现代化的飞跃，工作效率更是大大提升。档案数字化建设是档案管理迈向现代化的必经道路，能顺利地将高科技技术与档案室进行整合，让档案事业得以顺利迈向未来。

1利用档案信息资源的必要性分析

将档案信息数字化能实现快速检索和浏览，且使用更加方便，还能节约储存空间，其优势非常明显，同时还能让原件尤其是一些珍贵的档案资料得到良好的保存，不至于因为过度翻阅而损坏。现实中对档案资料进行妥善保管和管理以及开发，其实也是为了充分利用档案信息资源，这是档案发挥自身价值的最佳途径。社会各个领域都有大量的档案资料，并没有专门的档案馆和企事业单位等，其种类和级别都非常复杂，同时社会各界人士对档案信息资源的需求量又非常大，而且正在不断增多。显而易见，双方是供需关系，并且存在诸多的合作空间和机会，为双方搭建起沟通交流的桥梁是必然之举，而档案信息资源的利用价值也将得以体现，将海量的信息资源释放出来不但是社会公众所期盼的，也是档案信息资源的利用方式，最终实现资源共享并造福社会，也让档案事业得到新的发展机会。

2档案数字化建设与数字化档案信息的利用途径以及策略

2.1确定服务方向并以用户为中心

档案管理部门属于公共服务系统，其主要工作就是为公众提供档案信息资源，所以必须确定自身的服务方向并树立正确的服务理念，即以用户为中心。在确定自身的服务方向时应该与党和国家的工作重点保持一致，结合科学技术和自身的特点来公开档案信息，为资源共享做出应有的贡献，也提升了档案资源的利用率。此外还要树立正确的服务理念，要以用户为中心，传统的服务理念已经不能满足当下的社会发展需要。由于过去的管理方式较为封闭，且不提供主动服务，只等用户上门即可，所以服务理念较为滞后。有些档案馆以往只为政府单位服务，与社会公众处于隔绝的状态，档案资源的利用率非常低，更没有体现出自身应有的价值。随着社会的发展，人们逐渐意识到档案资源的重要性，对档案资源的需求量更是与日俱增，所以传统的档案管理工作必须要进行全面改革才能跟上时代发展的脚步，满足社会公众的需求。

2.2创新服务手段，扩展档案信息利用途径

首先，档案部门要建立网站，开展在线服务。随着网络技术、信息技术、计算机技术的发展，目前，各个档案部门已经具备了通过网络给用户提供在线服务的能力。在线服务能使广大用户随时随地咨询或查阅自己需要的档案信息，因此各档案部门可以通过建立网站，设置不同的栏目，热能档案检索、档案查询、档案借阅等，而且档案工作人员要及时更新网站数据和信息，这样既能够给用户提供更加主动、更加便捷的服务，也能够提高档案信息的利用率。其次，开展现行文件阅览服务。档案部门不仅要对过去事件的相关记录进行权威性的保存，还要承担传递当前政策信息的重要任务，而开展线性文件阅读服务是完成这一重任的有效途径。因此，各个档案部门要改变传统的坐等用户上门的工作模式，大胆地走出去，成为文件制发者与文件利用者的优秀信息沟通者，充分利用网络和传统媒体展开现行文件利用，在条件许可的情况下建立电子文件的阅览、和网上阅览室。只有为文件传递和文件利用者之间打开了一条有效的通道，现行文件中心的价值才能够真正体现出来。再次，加强横向联合，实现档案信息资源共享。随着社会的不断进步，人类的知识在不断增加，尤其是进入信息时代后，社会的信息总量呈现出了爆炸式增长趋势，面对如此庞大、复杂、海量的信息，任何一个档案部门都不可能将所有的知识和信息进行收集、分析、整理、保存和利用。面对这一问题，各个档案部门应当打破馆际和部门间的壁垒，构建起一个完整的档案信息系统，通过一体化的管理来加强横部门间的向联系，促进档案信息资源共享的实现，这样档案利用者就可以获得更加全面、完整的信息，而档案的现实价值也能得到充分体现和利用。最后，利用社会性公益性服务刊物，传递档案利用信息。在美国，华盛顿的旅游部门把国家档案馆当作一项重要的科学文化设施和参观项目列入《首都地区旅游指南》进行重点介绍，由于宣传工作比较成功，到档案馆查找利用档案的用户络绎不绝。我们可以借鉴这种方式，利用本地区现已存在的、读者面较广的刊物进行宣传，进而扩大档案信息的用户，提高档案信息的利用率。

2.3提升工作人员的综合素养从而提升服务质量

当下的档案管理工作需要提升服务质量，而工作人员的综合素养就是决定性因素。目前的档案信息资源已经初步完成数字化，且数量正在大幅度增加，同时公众对档案信息资源的需求量也在不断上升，在这种大背景下，提升工作人员的综合素养已经迫在眉睫，只有这样才能为公众提供更加优良和全面的服务。工作人员首先需要端正自己的态度，保持主动积极、认真负责、严谨细致的精神状态来为公众提供服务，还需要保持耐心，仔细倾听用户提出的要求，协助其尽快检索和查阅到想要的档案信息，对于用户提出的问题也要耐心回答，并对相关意见做出及时反馈。还要顺应时代的发展，工作人员要敢于创新，积极主动地学习新知识和新技能，并与自身的工作实现对接，这样才能满足数字化发展的需要。档案工作说到底就是以服务为主，工作人员需要通过各种办法来满足用户的需求，同时也就需要极高的责任感，坚持以服务大众为自己的工作准则，并努力学习新知识，比如计算机技术和网络技术等。只有坚持不懈的努力，才能为公众提供更加全面和优质的服务，为数字化档案信息利用做出自身应有的贡献。

结束语

总而言之，当前档案信息利用在数字化基础上建立发展，对数字化档案信息进行高效利用，是一种全新的技术管理模式。目前我国社会全面发展过程中各项信息数据更新速度较快，对数字化档案信息管理提出了更多发展要求。通过数字化档案信息利用模式能够对档案信息高效管理，适应新时期档案信息管理发展的趋势，为我国今后档案信息利用以及管理模式的建立起到重要的引导作用。

参考文献

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