创新电力企业档案管理探讨

创新电力企业档案管理探讨

余光立

(国网山西省电力公司忻州供电公司山西忻州034000)

摘要：随着社会的发展，电力成为经济发展的重要支撑，电力企业的地位越来越重要，因此，电力企业也必须加快建设和发展。电力企业档案在企业的发展中也发挥着重要的作用，电力企业档案不仅是电力企业的重要资源和财富，也是电力企业开展各项工作的重要基础和重要环节。企业档案是记录企业经营发展中的各类工作从开始到结束的过程，记录的是每个事件真实的历史，将来成为查阅、分析和研究相关事件的重要依据。因此，应该重视电力企业档案工作，要通过改革创新、规范化管理，让档案更好地服务电力企业的经营发展。作为档案管理者，更需要与时俱进，创新工作方式，让档案的内容更加丰富多彩，查阅更加快速便捷，让档案产生更多的价值。

关键词：电力企业;档案管理;创新管理;

1认识电力企业档案管理

企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，无论是过去还是现在，企业档案都是企业的重要信息资源。在发展才是硬道理的当下，社会经济发展日新月异，无论国企、民企还是合资企业，都在努力抓住当前的发展机遇，不断改革创新，力求把企业做强做优做大，在这种环境下要发挥企业档案的重要作用，企业的发展事实告诉我们，总结经验教训，未雨绸缪，就能在企业发展中少走弯路，甚至能够找到发展的捷径，而企业家的经营智慧和敏锐洞察力需要从学习中来，需要从不同企业、不同行业的经营发展中学习借鉴而来，其中就需要有丰富的企业档案资料作为支持，这也是非常重要的一环。由此可以知道企业档案的重要性和不可或缺性，所以要建立良好的企业档案管理机制，制定适应现代企业发展的档案管理体制，加大资金投入、人员配置，充分保证企业档案成为企业经营发展的助力军作用。电力企业档案工作的服务对象是电力企业，与其他企业的档案管理不同，电力企业档案管理具有自己的专属特性，电力企业的发展关乎国计民生，电力企业的档案管理需要清晰、明确、详实、全面、系统。电力企业档案管理工作不仅是档案工作人员的事情，而是电力企业的决策者、管理层和全体员工共同重视和参与的工作，只有全员参与档案管理，才能让电力企业档案管理能够与时俱进，跟上时代发展节奏，更好服务企业。

2现代电力企业档案管理工作中存在的主要问题

随着我国电力企业现代化管理水平的日益提高，传统的档案管理模式已不能适应现代形势发展的需要，必须要提高档案管理水平，以不断适应现代化企业的管理要求。目前很多电力企业并没有充分重视档案管理工作，很多上层管理者并未完全认识到电力档案的独特价值，更不用说档案效益意识，仅仅将档案视为一种摆设，因此大多数电力企业档案管理人员并非专业人员，这样会使档案管理工作存在很多隐患，无法将档案的价值充分发挥出来。而且随着信息技术的不断创新和发展，自动化办公技术被逐渐应用于档案管理中，现代电力档案都是电子档案形式，然而实际工作中，电力档案的信息化程度相对较低，很多档案仍然是纸质档案形式，这样不利于电力档案的开发和利用。其次，由于很多电力企业领导者并没有高度重视电力企业的档案管理工作，在档案管理工作上投入的资金不足，相关的档案管理设备不完善，而且档案管理人员的薪酬水平普遍较低，这样很难支持电力档案管理工作的创新。

3新形势下现代电力企业档案管理工作创新对策

3.1提高对电力档案管理工作重视度

电力企业高层领导人员对于档案管理工作的态度对于电力档案管理工作创新会有直接的影响，只有电力企业高层领导人员的大力支持才可以促进电力企业档案管理工作创新的顺利进行。因此，电力企业高层领导人员一定要充分意识到电力档案管理工作创新对于新形势下现代电力企业生存和发展的重要意义，充分认识到档案管理的经济效益。为此，电力企业应该加大档案管理的宣传和教育，定期组织档案管理培训，向企业员工详细讲解档案管理工作的作用以及档案管理创新的必要性和重要性，使企业领导者以及档案管理人员提高对档案管理工作的重视度。同时，电力企业应该对档案管理工作加入资金投入力度，建立先进、科学的档案管理系统，完善档案管理设备，并且适当增加档案管理人员的薪酬待遇，从而激发档案管理人员的工作积极性和主动性，积极投身于档案管理工作的创新。

3.2加强档案信息化建设

电力企业档案管理人员应该将档案信息化建设作为企业信息化建设的重要内容，而且应该确保档案管理信息化和企业信息化建设保持协调一致。首先，电力企业应该制定文档一体化管理流程，尽可能使当前企业应用的各种集成信息系统设计以及运行的过程中融入电子文件形成和管理，添加档案鉴定、档案保存、档案利用、档案归档等内容。而且一定要严格监督、管理产生电子文件的源头，从而有效确保档案信息的实时性、可靠性。同时应该采用光盘技术、缩微技术等解决储存、收藏电子文档等问题，提高电力档案管理的信息化程度。其次，在电力档案信息化建设过程中，还应该做好档案信息的安全防护工作，尤其应该严格控制涉及到商业秘密、知识产权的相关档案信息的使用范围以及使用权限，避免重要档案信息丢失。电力企业有必要建立一个集合文字、图片、影像等多个方面的一体化档案数据库，并且建立完善的档案资源目录，这样便于快速查看档案信息、检索档案信息。

3.3强化档案编研工作，提高档案信息的有效开发利用率

档案管理部门在完成收集、整理档案等一系列基础工作的过程中，还应该紧紧围绕企业的工作重心高效整合企业内部、外部的各种信息，做好档案的编研以及利用工作。档案编研工作主要是抽取、整理、加工、集合档案中实用价值相对较高的各种知识信息，这对于档案知识化管理具有极其重要的意义。电力企业档案管理部门应该高度重视档案编研工作，深入挖掘档案的价值，使档案为企业的各项运营管理工作以及中心工作提供良好的服务。电力企业在编研档案的过程中，不仅应该编写企业管理制度、管理文件、史志、年鉴等内容，同时应该进行编纂全宗介绍、专题概要、组织沿革以及大事记等专题项目。在编研档案的过程中，一定要结合本企业当前发展的现实需求以及未来的发展规划在档案资源中选择一些具有很大借鉴意义的专题，或者极具本企业特色的专题，注意在应该全面搜集、整理不同时期、区域、部门、案卷中的相关档案信息，确保能够将该专题历史的全部发展过程完整、真实、全面、客观的反映出来，促进档案知识化管理，提高档案服务水平。其次，电力企业应该从以往的封闭性档案管理服务模式转变成开放性的档案管理服务，以全新的视角搜集、开发各种档案信息，为企业决策提供相应的参考依据。为了有效提高电力档案信息的开发利用效率，首先应该加大对档案开发利用的宣传力度，可以将企业荣誉档案照片公布在企业内网上，使更多的人意识到档案的价值以及用处。也可以将档案目录体系向全体员工公开，使企业全体员工能够更全面、深入的了解企业档案，整体把握企业的显性知识，便于需要档案信息的人员提供更全面的服务。其次，可以通过档案知识化管理系统为电力企业领导人员以及相关的工作人员提供针对性、个性化的知识推送服务，例如，可以根据某一特定岗位需求向岗位人员提供疑难解答、市场形势分析、主题材料以及相关的数据分析等信息。这种个性化的档案服务模式可以充分整合、利用企业内部知识资源，也可大大提高企业员工的工作效率，提高企业领导决策的质量。另外，在建立档案管理系统的同时，还应该建立企业档案信息图片库以及专题编研库，将企业的一些特色工作充分展现出来，这样也有利于树立良好的企业形象，提高工作人员的荣誉感、成就感。

结束语

电力企业档案管理需要各级部门和职工的积极配合，需要电力企业档案管理者的认真履职，热心服务，更需要电力企业各级领导的重视。时代在发展，档案管理工作需要跟上时代节奏，不断创新，通过形式多样、内容详实的资料，记录新时代的发展特色和伟大业绩，让电力企业档案管理在发展的潮流中谱写出新篇章。

参考文献:

[1]孙志梅.电力档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国电力教育，2010（，1）：259-260．

[2]张媛.试论电力企业档案管理现代化[J].科技情报开发与经济，2011（，20）：108-110．