医院档案管理存在的问题及对策

医院档案管理存在的问题及对策

刘迎

东莞市企石医院

摘要：随着我国信息技术的快速发展，医院档案工作面临着巨大的挑战和机遇。传统的档案管理模式已不适应当今时代发展需求。由于医院档案涉及到医疗、教学、科研、管理等诸多内容，和一般的工程档案有所不同。目前尚存在很多问题，需要我们采取有效措施改进，以期实现互联网+档案”的资源开发及利用价值最大化。

关键词：医院；档案管理；思考

前言

以科学管理的工作态度对待档案管理工作，医院管理者以档案资料作出的决策、人事调动、教学、科研等方面，可以有效提升医院的医疗水平及长足的发展。随着互联网时代的到来，档案管理工作受到了巨大的冲击，如何运用高科技工具应对新的挑战及要求，科学规范地做好医院档案管理工作使之为医院建设和发展服务，是当前研究的重点内容。

一、医院档案管理现状及存在问题

（1）档案管理认识不足、意识淡薄

很多医院对档案管理工作不够重视，“重医疗、轻管理”现象普遍，忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。传统档案管理室一般只负责文书档案、音像档案等，而医疗病历档案由病案室管理，而且在某个科室内形成的档案常常被认为是“私有财产”，科室相关管理人员认识不到档案工作的重要性，觉得放到档案室不如放在自己科室使用起来方便，医院档案无法集中统一管理，导致档案利用率不高。

（2）档案管理人员综合素质不高

由于历史原因和体制原因造成档案管理人员大多是从临床转型从事档案管理工作，在文化程度、知识水平等方面素质不一，也未接受系统的档案业务培训，缺乏专业档案管理知识和管理经验；另一方面，医院对于档案管理人员的培养也不够重视，档案管理工作多由办公室或其他科室人员兼职，档案专业人员数量少、知识面窄、思想观念落后、管理工作不规范等因素，严重阻碍医院档案管理工作发展。

（3）档案管理制度落实不到位

大部分医院虽然建立了档案工作领导小组，成立了档案室，但是由于档案工作不能创造直接经济效益，档案管理的建章立制未引起足够重视，同时缺少相关的制度和考核激励措施。

（4）档案管理信息化程度不高

随着信息化医院的建设与发展，医院档案的信息化管理也逐渐普及，但是部分医院档案管理人员对计算机操作应用、信息安全技术等缺乏足够的应对能力，基本还是采用人工收集、检索档案；再者，虽然计算机和网络技术已广泛应用于医院档案管理，但仅仅只是被当作检索工作使用，档案信息资源的开发和利用远远不够，造成资源浪费。

二、对当前医院档案管理的思考及对策

（1）增强对档案管理重要性的认识

首先，要转变观念，只有医院自上而下充分重视档案管理工作，充分认识到档案管理工作的重要性与实用性，把档案工作作为医院发展的重要工作，与业务建设同步发展、同步考核，才能保证档案管理工作健康、规范、高效地开展，从根本上改变档案可有可无、档案管理枯燥无味的认识，使之更好地服务于医院建设与发展；其次，要改进工作方式方法，要改变过去“等、靠、要”落后的管理模式，变被动管理为主动管理，拓宽档案工作服务范围，围绕医院建设发展大局，积极主动挖掘档案资源，提高档案资源利用价值；第三，要有与时俱进的创新意识、开放意识、包容意识，创造性的开展档案管理工作，积极调整思路，实现档案为临床、为科研、为医院管理发展提供服务的意识。

（2）提升档案管理从业人员综合素质

档案管理是一项长期工作，随着社会分工的不断变化，科室门类、档案管理人员的流动和责任心等因素，都会影响档案质量，因此，要根据档案工作发展的需要，将档案人员培养计划纳入医院人才培养体系，建立档案管理人才梯队，通过专业培训、知识创新、进修学习等方式，培养兼具“通才”和“专才”的复合型人才，提高档案业务水平，最大限度实现医院档案管理队伍素质的整体提高。再者，随着医疗卫生事业的不断发展，新的领域和形态层出不穷，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多元化，档案管理手段日益先进化，这些都要求档案工作者要不断更新和充实知识结构，加强对档案法规、档案管理、信息化建设等专业知识的学习，坚持在主动服务、跟踪服务和信息资源开发利用上下功夫，把档案工作同医院的社会效益结合起来，有目的、有针对性地开展档案方面的研究和创新，提高档案管理水平。

（3）完善档案管理制度建设

随着档案管理水平的提高，医院必须建立科学的档案管理制度体系，如建立档案收集和归档制度、档案利用、保管制度、档案鉴定等制度，医院档案工作内容复杂，部门众多而又分散，专业性和技术性较强，档案管理要求及保密程度高低差异化明显，因此，应建立并完善符合医院实际情况的档案管理制度，以制度建设为先行，不断夯实医院档案管理工作基础。整体来看，医院临床医技科室、行政后勤科室、各个管理层级甚至普通医护人员，都或多或少形成文件材料档案，材料形成的分散性往往影响档案收集工作，这就需要建立健全有效的档案收集制度，建立完善档案材料登记制度，确保档案材料的完整性。

要建立健全管理网络，形成垂直式管理，优化档案管理领导小组，由分管院长任组长，职能科室主任担任成员，各职能科室设置兼职档案员一名，形成三级工作网络，兼职档案员负责收集、整理本部门在日常工作中形成的、对今后工作有重大指导意义或具有参考价值的文件材料，定期向档案室移交，既保证归档材料的完整性、系统性，又便于落实责任、监督检查。

为了能够有效贯彻落实新的档案管理制度，需要设立相应的考核办法，并将这些制度和归定纳入医院绩效考核办法中，使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。医院要对档案管理制度有机构建和完善起来，落实责任，充分调动档案管理人员的积极性。

（4）实现医院档案信息化管理

目前多数医院实行的信息管理体系是档案与其他信息分开管理的模式，负责信息管理的大多由信息科和档案室组成，各自独立进行信息的收集、整理、保管、加工和信息服务，分离的工作模式制约了医院信息管理整体水平的提高。要充分发挥计算机在档案管理中的作用，以计算机为工具，将档案内容按党群管理、行政管理、科研教学、基础建设、设备耗材、财务管理、病案管理等纳入其中，建设统一的医院档案信息管理中心，通过购买或自己研发相关的使用软件，形成医院档案信息管理网络，在完善保密条件的前提下，实现档案资料共享和利用，具有检索快捷、方便高效的优点，避免了人工检索出现的失误，同时节约了人力成本，提高了档案管理工作效率。

档案信息化管理的最终目的是开发、利用档案资源价值，档案管理人员要树立服务意识，围绕医院中心工作，多渠道、多途径做档案资源开发，为档案利用者提供多层面、实用性的资讯，让档案信息资源在深化医疗卫生改革、提升医疗服务质量方面发挥重要作用，推动医院发展再上新台阶。

三、结束语

医院档案管理工作应着眼于运用“互联网+”思维，设立档案信息的安全管控体系，明确档案的开放范围和保密程度，确保档案管理工作的规范性和保密性。定期更新软件配置，加强防毒软件的病毒防御功能，让档案信息化能充分调动起来，多道、多途径开发利用，推动医院的可持续发展。

参考文献：

[1]于秀珍.医院档案管理工作现状与对策[J].北京档案，2007，15（8）：102-103.

[2]蓝飞燕.大数据时代医院档案管理的机遇与挑战[J].档案工作，2016（7）：110-110.