如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理

如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理

陈现灵1陈文杰2

1、河南建威工程管理有限公司

2、河南省康泰建筑工程有限公司

摘要：随着城市建设和现代技术的飞速发展，电子计算机在档案管理各个方面的渗透和应用，不断地冲击着传统记录方式所特有的纸质档案，使整个档案管理成为一个整体。工作发生了深刻的变化。随着数字技术在城市建设档案中的广泛应用，大量的电子档案被制作出来并提交给城市建设档案馆。因此，出现了内容相同、载体不同的档案，需要对纸质档案和光盘记录电子档案进行存储和管理。根据目前我国城市建设档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存、相互兼容、协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的时期。如何处理好电子档案和纸质档案的关系，特别是电子档案的管理，成了城建档案管理工作者的重要课题。

关键词：纸质档案；电子档案；并行管理；

1．纸质档案和电子档案并行管理的必然性

在21世纪，电子档案和纸质档案都有各自的优势，两者都是非常重要的。造纸术发明后，纸质档案一直是一个重要的信息载体。与电子档案相比，纸质档案具有载体依赖性。档案的出现属于社会现象。它通过固定的材料形式、形式、档案信息和载体存在，成为非常重要的信息资源。纸质档案客观记录了过去的历史情况，有着让人信服的凭证功能，这样的凭证效用连电子档案也比不上。长时间以来，档案界始终使用纸质档案，对于电子档案运用较少，原因是电子档案虽然具备了信息量大与检索快速等优点，可是因为其本身有着不能攻克的缺陷，对档案稳定性与可靠性的影响较大，所以需要及时处理该问题。

纸质档案和电子档案比较，虽承载信息处理优势不明显，可是其原始特性比电子档案更好。在未能全面掌控电子档案证据性与持续性以前，还是需要使用纸质档案进行管理。基于纸质档案和电子档案各自的特征，根据现阶段城建档案管理实况看来，还需要将纸质档案与电子档案开展并行管理，此乃社会发展的必然趋势。

2．城建纸质档案与电子档案的各自优势

在城市建设档案的新发展中，纸质档案和电子档案具有不同的优势。在当前的城市建设档案工作中，电子档案的应用更加广泛，其特点也更加明显。首先，电子档案有各种载体，如磁带、CD-ROM或其他形式。这些载体的多样化打破了传统的纸质档案单载体形式。与纸质档案相比，电子档案具有容量大、体积小的特点，可以在很大程度上节约档案。解决了传统档案管理中档案存储空间不足的问题。其次，电子档案的处理形式是由计算机进行直接处理，在最大程度上减免了传统档案管理工作中的存档和分类环节，使得档案信息管理变得科学有效，有利于档案管理效率得到稳定地提高。同时，在检索的过程中也较为方便，很容易便能搜索到相关的信息内容。最后，电子档案相对于传统的纸质档案而言，更加不容易出现损坏的状况。

纸质档案是城建档案工作中的另一种档案模式，其在城建档案当中属于发展时间最长的一种档案管理模式。这种模式的优点主要集中在以下三方面:第一，纸质档案具备原始性和真实性。通常而言，纸质档案一旦记录形成，那么它所记录的数据内容便不容易进行更改。但是计算机对数据信息的更改却十分常见，因而纸质档案之所以能够在现阶段的档案管理中依旧保持生命活力，与它的信息安全功能有着直接的联系。第二，纸质档案并不是一般的文字内容，而且不确定的信息内容并不会记录在内。纸质档案在表现形式上相当直观，便于人们进行直接阅读，而不需要通过电脑进行检阅。第三，传统的城建纸质档案往往都会给予一定的鉴定和承认，即基础的印章和签字都会配置在档案中，因而可以作为权威档案进行使用。

3．城建纸质档案与电子档案并行管理举措

3.1改善基础档案管理体制，创建纸质档案与电子档案通道

目前，传统的档案管理机制在城市建设档案管理机制中的运用较为频繁，导致档案管理工作不能顺利开展。为了有效地改善这一状况，我们应该对档案管理制度进行合理的调整。在实际档案管理机制的内容上，需要完善基本的统计标准和信息存储标准、计算机数据库管理等。由于在现代社会发展过程中，电子档案管理自身有着很多的不足，所以在现实使用的时候，电子档案的明确性与真实性统统需要在对应的体制中显示出来。再者，应当建立电子与纸质档案通道，把电子与纸质档案通过文本的形式储存于光盘上。接着借助软件与数据库索引把电子档案和纸质档案相融合，达到档案自动管理与检索的目的。对库存纸质档案，需要把利用率较高的档案变成电子档案，有利于用户使用。

3.2加强对电子档案制作和工作人员的管理

在城市建设管理的现阶段，档案管理人员仍然是传统的档案管理人员。他们习惯了传统的档案管理模式和方法。他们对现代电子档案的操作技能不足，导致档案管理的实际效率下降。为了改变这样的状况，城建档案部门需要加强对档案管理人员的综合培训，注重于提高他们的职业素养，更新传统的档案管理理念，树立全新的档案管理意识，并将电子档案作为整个档案管理的核心内容。同时，档案管理人员还要积极学习现代化的电子设备操作技术，努力完善自身的基础能力。此外，由于电子档案所涉及的内容相当广泛，不仅要求档案管理人员具备扎实的汉语知识，还需要掌握一些计算机知识以及外语知识，因而档案管理人员需要拓展自身的综合素质，以不断迎合新时期的档案管理需求。

3.3转变档案管理观念，把纸质档案编制成电子档案

目前，在城市建设中安排档案管理岗位的人员仍然是原档案管理人员。这部分档案管理工作者充分适应了纸质档案管理模式。他们对新开发的电子档案管理知之甚少，对电子档案管理的技能知之甚少，使得电子档案管理的效率一直停滞不前。要想改变这种现象，城建档案管理部门需要组织档案管理工作人员参加相关培训活动，从而掌握新的档案管理知识与技能，将档案管理工作人员职业素养提高，转变传统档案管理观念，从而树立新的档案管理意识，并且把现代电子档案管理当成是城建档案管理的关键内容。再者，相关档案管理工作者应当在空闲时间学习与电子设备有关的知识和技能，借此将自身的工作能力提高。除此以外，电子档案涉及到了各个方面，所以需要档案管理工作人员有着扎实的基础，充分掌握计算机基础知识。因此，档案管理工作人员应当不断开拓自身的综合素养，从而快速适应新时代档案管理。再来，把已经存在的纸质档案，依据储存与使用等因素的需要构成对应的电子档案，即纸质档案变成电子档案的数字化过程。数字化过程一般有：1）单位接收外来档案以后，对其开展数字化的管理。2）对已经归档的纸质档案应当实行数字化管理，让电子与纸质档案并行。

4.结语

在这个信息技术与信息资源迅猛发展的今天，信息化产业在全球各个领域中所占资源比重越来越大，同时也是推动中国经济发展的一个重要利器。作为城建领域发展的基础，档案信息管理方式的力度与先进性，直接关系到了该领域科技与突发事件应急方式的价值与质量，我们必须要在实际的工作中，对电子档案与纸质档案的并行管理进行仔细研究，并结合实际的发展需要制定对应的应用制度，以此来应当更加科学、有利的发展空间。

参考文献

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