信息化背景下房地产档案信息化管理存在的问题及对策

信息化背景下房地产档案信息化管理存在的问题及对策

蒋柯

蒋柯

无锡星洲工业园区开发股份有限公司

摘要：随着城乡一体化导致城市信息化迅速扩张，房地产档案数量剧增，与此同时档案信息化为档案管理工作带来了极大的便利。新形势下，房产档案信息化管理是适应信息时代发展的现实需要。本文在分析了房产档案及其信息化管理、房地产档案信息化特点及面临的问题的基础上，有针对性地提出了解决对策，进一步提升了房产档案信息化管理水平，可以为经济社会发展提供优质、高效的房产档案信息支持和服务。

关键词：信息化管理；对策；房地产档案

前言

信息技术已深深的融入到各个行业的管理中，尤其是对房地产档案的管理。通过信息技术对房地产档案进行管理解决了传统业务流程的一些挑战，例如查询时间长、共享性差、出错率高等问题。然而，房地产信息管理中出现一些误区和盲点也是不可避免的。因此，如果管理员不能完全理解这个问题，将来的工作就会出现不可预知的结果。本文分析了计算机化背景下房地产档案信息管理中存在的问题，对此进行了整改并给出相应的措施。

1房地产档案信息化

1.1房地产档案信息化的作用

房产档案管理计算机化是指将计算机、数据库、多媒体存储等多种最新的信息技术应用于房地产档案管理。利用计算机存储、数据库和多媒体技术，将房地产档案信息转换为数字电子信息文件，对房地产档案进行信息化管理。与传统的房地产档案管理相比，信息化的管理方式将房地产档案的管理从纸质的实物文档转变为房地产数据资源，提高了房地产档案管理的效率。可见，新形势下作用有以下几点：第一，信息资源更具有便捷性、快捷性。第二，房地产档案信息管理效率提高。第三，信息安全性得以保障。第四，相比于纸质信息不易丢失与损坏。

1.2新形势下房地产档案信息化的特点

房地产档案具有专业化的特点，它会产生真实的历史记录，并由房地产所在的管理部门记录。并且登记的房地产记录的信息内容要具有较高的专业性，这也是房地产销售登记和交易中变更所有权的重要依据。利用所谓的数字化或使用最新的信息技术来管理房地产文件，将房地产文件从存储库中的原始文档实体的入库保存，设备与服务断开，使房屋文件信息逐渐被存储在数据库中，建立庞大的房地产档案信息保存系统，创建数字房地产档案，将房地产档案的扫描工作与文本文件等进行一体化的数字管理，提高房地产档案服务的效率和质量。

2房地产档案信息化管理存在的问题

2.1信息管理保护的问题

在日常生活中，通过安装常见的安全软件可以用来应付一般的安全漏洞。在房地产档案信息管理中，一部分工作人员全面负责公司档案管理工作，公司的文书、工程、财务等各类档案。但是很多管理人员并未认识到信息档案的保护问题，对于管理人员在信息化背景下房地产档案管理信息安全不能抱有任何侥幸心理，要用多种有效安全的方式确保档案的安全。

2.2档案信息化管理不完善

如今数字化的档案信息管理和常规管理还存在有一些不同之处，这一过程伴随着新技术时代的信息技术的发展而逐渐过渡。许多大公司或组织没有及时改进适当的不动产信息文件管理系统，从而使这些文件能够直接暴露给计算机黑客、间谍或是非相关工作人员的视野之下，给房地产信息档案的管理带来了巨大的风险，也会给大型企业或者单位造成严重的打击。

2.3机器的硬件问题

档案信息化需要有相对稳定性硬件才能储存和查阅，如果仅仅靠一台性能不稳定的计算机来管理房地产的档案信息，并且没有其他的储存设备及时的对数据进行更新与备份。这就会导致由于硬件条件的配备不足给信息化档案管理带来巨大的损失，很多信息化档案管理人员并没有认识到机器硬件缺陷会为工作带来的安全隐患，包括文件丢失、数据损坏等严重后果。

3档案信息管理问题的措施

3.1提高信息化管理意识

对房地产档案信息进行数字化的管理并不仅仅是从纸质数据管理转向电子信息公司管理的过程。在当今的社会背景下对房地产档案信息进行管理时提高工作人员的防范意识显得尤为重要，使工作人员懂得承担安全责任的重要性，并不断优化制度的意识形态与结构。加强管理人员管理意识的一个重要因素便是制度的完善，对信息管理人员进行公平的评价，明确补偿和惩罚，使信息档案管理人员在工作的同时养成良好的工作责任感。

3.2保障档案管理安全

房地产信息化管理系统相比于传统的管理方式较为复杂，对于数据的分析、信息的检查以及网络系统的安全性都需要采用不同的系统并应该设置专属的密钥实行专人授权密码登录、瞳孔设计等，以便于日后将责任落实到具体的管理人员身上，确保信息化档案管理安全［1］。信息的安全主要从传播的渠道上进行逐一的严格把控，这种的管理制度可以降低风险达到可以掌控的水平，将不安全的因素经过多层的筛选风险率达到最低。

3.3机器硬件完善化管理

安全性是房地产信息管理系统的重要组成部分。特别是由于硬盘驱动器、数据通道、磁盘等许多便携式软件和计算机硬件的普及，房地产信息管理任务的难度大幅度增加，从而会造成很多意外的安全风险。通过改进信息管理系统，可以简化信息的录取、使用、保存过程，提升个人责任感，在一定程度上减轻风险。保护好机器的硬件需求，及时更新软件、杀毒软件、木马软件或者聘请专业的计算机工程师进行系统普查，以防有病毒木马。

4加强房地产信息化档案管理

4.1纸质件的管理

纸质文件夹与电子版本同样重要。必须严格改进管理进程，及时对收集到的纸质文件进行管理，以便在日后有需要的时候可以对收集的纸张文档及时的进行查找[2]。登记外部查阅档案的程序也要严格遵守现行的规则，内部审核文件必须有明确的审批文件。纸张档案必须保存在仓库中，且温度、湿度、通风、照明等条件必须符合国家安全标准，并且需要派专人对文件进行整理，防止日后在查阅文件时出现不安全的管理因素。

4.2提升管理人员的专业技能

首先，员工必须了解档案信息管理的基本结构，了解操作系统的适当模块，并可以做到监视整体情况。档案人员应最大限度地利用各种方法来提高专业技能，学习档案管理的相关知识，提升自身档案管理水平，并且可以从容的解决工作中发生的任何问题。

4.3加强设备建设

硬件的可靠性将系统的安全性产生直接的影响。本地网络上的计算机的稳定性、大容量存储介质的安全和备份数据传输速度，都是展开档案信息化，特别是远程数据交换的时候应该考虑的全部要素

4.4注重管理人员队伍的建设

房地产归档管理复杂，需要处理的信息很多。因此需要管理人员付出大量的心血，并且从业务的不成熟到熟练需要很长时间。这就需要形成良好的领导团队。管理结构应尽量适当地改变年龄，调整男女比例，最大化的发挥不同性别、年龄的管理优势，使团队保持充足的活力[3]。引入有能力的大学生，强化团队，充分应用知识力量管理档案信息，更专业地管理档案。

结论：

随着城市规模的不断扩大，房地产档案信息化管理需要更多的努力。在信息管理的形势下对更复杂的任务和管理的房地产文件进行管理。在这一背景下，对房地产档案可持续发展的数据仓库实时管理。

参考文献：

［1］陶淑波.房产档案信息化管理初探［J］.祖国，2018（16）：109.

［2］高桂玲.关于房产档案信息化管理的几点探讨［J］.中州建设，2017（15）：75—76.

［3］王珑静.我国房产档案信息化建设中的问题及对策探索［J］.产业与科技论坛，2015（8）：214—215.