浅议机关档案室的建设与管理

浅议机关档案室的建设与管理

王芳

甘肃省水利厅机关后勤服务中心730000

摘要：机关档案室的建设与管理方面论述，内容包括机关档案室建设标准、归档材料界定、日常工作、人员配备、开发利用及档案变革的应对。

关键词：档案室建设标准；档案室归档材料界定；日常工作

一、机关档案室的定义

机关档案室是大中型机关的档案机构，它是承载维护本单位档案安全，保障档案提供利用所需硬件的总称。

二、档案室建设标准

根据本机关大小，设立适合本机关的档案室。最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的发展空间。档案室设置要遵循保密、布局合理、科学适用的原则，新建办公楼时，档案库房应列入计划。建设档案室时，要按照功能区分原则，划分档案区，包括业务用房、档案库房、查阅室、收整室，四室分开。

1、档案室的建筑应符合以下技术参数:

①地面承重最大容量为1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架时应不大于1200公斤/平米。

②密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。

③每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。

④一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。

⑤给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室(库)，消防栓不应设在档案室(库)内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。

⑥空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。

⑦馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。

2、档案室的采光、通风要求

①采光度(自然光和人造光)两种，在正常的情况下，我们应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应和人造光来照明。

②档案室、查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。

③档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。灯光，当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。

④档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。

3、档案室温湿度要求

①不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。温湿度范围14℃~24℃不小于14℃不大于24℃,有温度调节设备的，温度的变化幅度不得超过温度±2℃,相对湿度45%RH不大于60%RH，有湿度调节设备的相对湿度的日变化幅度不得超过±5%。注意:温、湿度的测量点，是指在地面以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。

②对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把拖地来保证环境湿度。

③湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。

④档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏气，且采暖系统不应有过热现象。

4、档案室洁净度要求

①地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。

②开向室外的门窗宜设置纱门，纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。

③定期打扫室内卫生，清洗防尘网。

5、档案室防雷接地要求

①机房建筑以钢筋混凝土结构为宜:计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。

②接地引入线的长度不应该超过30m，其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材，不同金属互连时，应防止电化腐蚀。

6、档案室电源要求

①如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。

②计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。

③蓄电池一般设计两组并联，UPS蓄电池一般只设计一组UPS设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时，主要敦变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用。

④档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。

7、档案库房要求

①档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14℃~24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃，相对湿度应控制在45%~60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13℃~15℃，相对湿度应控制在35%~45%。

②各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。

③库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。

④空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。

⑤档案柜密集回应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙不小于10cm，柜侧间距不小于60cm)，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。

三、机关档案室的归档材料界定

机关档案室实行文书、科技、会计、实物、声像、电子档案等集中统一管理。除人事档案等有特殊要求的档案外，一般应集中统一管理本单位各门类和载体的档案。

（一）归档范围

1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档的范围

1、上级机关的文件材料中，浦发小不需本机关办理的文件材料，人民、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料。，不需办理的抄送文件；

4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；

（三）归档应注意事项：

1、常漏掉的文件材料

①机关内部及直属单位的专门文件材料（此类文件如多可单独组成业务档案），如统计部门的普查材料，财务部门的会计材料等。

②白头文件材料：合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组（党委）或行政会议记录等。

③会议文件材料（文书文件材料），如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。

2、常多归档的文件材料

党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件、本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属归档范围，不应归档。

四、档案室的日常工作

1.收集整理档案。收集上年度各门类档案归档，收集整理档案时，要根据本单位分类方案、保管期限表，遵循“以我为主、以人为本、执法为先、就高备存”的原则，区分保管期限。整理文件的方式目前有两类:各业务处室自行对本部门产生的档案进行整理，移交档案室保管。文书部门统一将文件材料收齐，移交档案室整理归档。

2.维护档案室。对档案室的卫生、温湿度、安全等进行日常检查维护，及时清除安全隐患。

3.接待查阅。档案室工作人员，应提高档案的利用率，使死档案变成活档案，为机关各项工作，乃至全社会提供档案查阅利用服务，最大限度发挥档案的利用价值。查阅档案要有记录：一般档案查阅时，应进行登记。重要档案或涉密档案查阅，需根据查阅权限，进行审批登记。查阅登记利于统计查阅人次，还可作为借出档案凭证。对借出的档案，应及时催还，确保档案安全。查阅人员还应该填写《档案利用效果登记表》。

4.移交档案。档案室应当将满库存期限的永久性档案，移交档案馆。进馆时，需对不开放档案进行说明。

5.销毁档案。本级机关应成立档案鉴定小组，对满库存没有移交价值的档案进行鉴定、造册销毁，并报同级档案行政管理部门备存。

6.、档案统计。定期清点库存档案，做好各门类档案数据统计，填报档案统计报表。

7.组织、参与科技档案验收。机关档案室还承担对本行业所属单位专业档案的验收工作。验收标准根据本行业专业档案验收办法施行。验收前，应对需验收的专业档案进行检查指导，或进行预验收，确保验收通过。对不符合验收通过的科技档案，应限期整改，并再次验收。直到符合要求为止。

8.指导、管理所属单位的档案工作。对所属单位档案工作，年初应订立本年度档案工作计划、年终检查、评比，提高所属单位档案管理水平。

五、档案室人员配备

机关档案室除完成本机关档案工作外，还承担所属单位的档案指导、监督、管理工作，应设置专职档案人员。

1.人事部门在配备档案部门工作人员时，应首选具有档案专业学历人员，工作人员拥有一定的档案理论基础，在工作实践中，更容易融入角色，提高工作能力。

2.不具有档案专业学历工作人员，在进入档案岗位前，应进行岗前培训，获得档案资格证后，方能上岗。需定期对档案人员进行培训，使其加强档案专业各种新知识、新理念的学习，更能适应档案工作。

六、开发利用工作。

1.开发利用工作的内涵。

开发和直接提供档案，为国民经济和社会发展服务，这项工作被称为档案的开发利用。是档案管理诸多环节中的最后一项工作，是档案工作的目的和归宿。必须坚持以服务为中心。开发利用档案信息工作，其实质在于提供档案信息为社会实践服务。这是开发利用工作的根本目的和总体指导思想。开发利用必须坚持开放原则、法制原则、效益原则，根据社会实践利用档案的需求，在遵守国家有关法律、法规及标准的前提下，把不必要的利用限制降到最低程度，尽可能地扩大档案信息的开放度，最大限度地提供档案信息，以实现档案信息资源共享。

①阅览型开发利用。为档案查阅者提供查阅场所，提供参考书籍；建立查阅制度。

②外借型开发利用。借阅档案必须办理外借手续，及时催还，若有损坏，及时向领导汇报，做补救措施。

③证明型开发利用。以档案记载的事实为依据，并记载出处，加盖公章，

④宣传传播型开发利用。通过出版和印发档案目录、大众传播媒介、举办档案展览、建立档案信息网络等方式进行宣传传播开发利用。

⑤编研型开发利用。档案室的最重要的一项工作是编研工作。包括《全宗》、《档案全总卷》、《组织机构沿革》、《大事记》、《历任正副领导简介》、《重要会议记录》、《档案文件汇编》等，当本单位信息发生变化时，应及时进行续编。

⑥咨询型开发利用。包括指导性咨询服务、文献检索咨询服务、专项事实或数据的咨询服务。

⑦技术型开发利用。

七、应对档案变革的几点建议

1、数字化变革。随着时代的发展进步，档案工作也发生了巨大变化。由原来的纸质目录查询，到电子目录查阅；由原来的纸质档案查询到电子档案查询。这就要求，档案室要配备相应的档案管理软件和档案设施，加强本单位的档案信息化建设。在对本单位永久档案进行数字化处理时，应选择有保密资质的外包档案服务公司。数字化处理场所应选择在本单位。数字化处理的设备应由本单位提供。应妥善保管数字化处理人员的手机，严禁在数字化处理过程中拍照、摄像。数字化处理过程中，本单位档案员应全程跟踪指导，清点出入库房档案。数字化处理的成果，应存储在不同介质上，并异地备存，确保档案安全。

2、机构变革。随着国家机构改革，部分单位、部门的职责发生改变，引起撤销、合并。为了不使档案遗失，机关档案室，要根据职责，在撤销、合并的同时，订立本单位《涉改单位档案处置方案》，成立涉改单位档案领导小组，对涉改部门的档案去向，做出具体规定。并及时收集、移交档案。确保不遗失档案，保证档案安全。当档案库房满存时，应申请另设一间档案库房，或移交同级档案馆。

3、整理方式变革。随着发展，各门类的档案的整理方式也在发生变化，这就要求档案人员不断学习业务知识学习，紧跟时代步伐。目前文书档案的整理、会计档案的整理方式均已发生变化。

参考文献：1.甘肃省档案局2017.03《档案工作培训讲座》

2.国家档案局2018.11《机关档案管理规定》