信息时代电力企业电子档案管理的探讨霍米平

信息时代电力企业电子档案管理的探讨霍米平

霍米平贾卫军冯斌马珂

国网沁水县供电公司山西晋城048200

摘要：随着互联网技术的发展，信息时代已经到来，传统的档案管理模式已不能适当前档案信息管理的需要，数字化电子档案技术已在档案管理工作中得到了广泛的应用。因此，在信息时代背景下，电力企业如何利用宝贵的档案资源，使之更好地为电力企业的改革与发展服务，已经成为电力档案工作的核心任务。本文主要分析了电力企业电子档案管理中存在的问题及其优化对策。

关键字：电力企业；电子档案；问题；对策

电力档案管理工作是关系到电力企业发展的一项重要工作，档案是国家电网改革的重要参考资料，是挖掘有价值的数据、信息的重要资源。电力档案管理工作要结合电力企业自身特点和工作实际，认清电子信息时代发展形势，对档案管理工作目标进行重构，积极推进档案信息化建设，提高电力档案管理质量和效率。然而当前我国电力企业档案管理中存在一些问题和不足，主要有电力企业的档案管理得不到应有的重视，电力企业的档案管理的信息化建设滞后和缺乏专业部门和专业人员的负责等，笔者针对以上存在的问题，对信息时代如何做好电力企业电子档案管理提出了几点思考。

1电力企业档案管理中存在的主要问题

1.1电力企业的档案管理得不到应有的重视

调查发现，很多电力企业对电力档案的管理认识不到位，片面认知为档案仅仅是文字类的工作，和市场稽查与营销、安全管理、售后服务等比起来简直是微乎其微。由于领导认识层面的偏差，导致个别电力企业在档案管理方面投入甚少，出现了档案室设施不全，无专人管理、保管条件和保管方法落后的状况。

1.2电力企业的档案管理的信息化建设滞后

信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径之一。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的，其滞后性主要体现在以下两点。一是管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都比较落后，无法满足信息时代背景下的需求。分析原因发现，主要是个别电力企业没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，这样就导致了对档案信息化的投入不足；其次企业档案信息化在我国起步较晚，相关的档案信息化制度还不够健全，缺乏科学的、可操作性的具体措施与细则。

1.3缺乏专业部门和专业人员的负责

统计显示，目前很多电力企业的档案管理人员有的是兼职的，有的是非《图书情报与信息科学》专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，老档案管理员认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个供电企业和谐发展的重要性。另外，相当一部分的电力企业根本没有设立专门的档案管理办公室，例如库房兼做档案室等。这些行为将弱化了企业档案资料的归档和保管工作。很多该保存的有价值的资料及人事档案没有得到妥善保存，到用时方悟档案的重要性，不仅耽误了广大干部员工档案信息获取的便捷性，而且还会在一定程度上增加企业的管理成本。

2电子信息时代下电力档案管理工作的创新策略

2.1重构档案管理工作流程

电子信息时代下，电力档案管理工作必须结合信息化管理理念以及先进的信息技术，对管理工作流程进行优化重构。进一步细化档案管理工作分工，明确收集、管理、利用三项核心业务中的各项具体工作，具体包括：在档案接收工作中，明确标准的接收格式和时间期限；在档案保管工作中，明确数字化档案的保存形式和利用方式；在档案资源开发利用工作中，明确档案开发范围、利用形式。此外，电力档案管理工作还要建立数字化档案建设标准，完善相应的操作规范，如规范各业务系统与档案管理系统的对接端口，制定档案接收标准，提高档案收集、归档、整理效率。

2.2整合档案信息资源

在电子信息时代的背景下，电力企业应当在档案管理工作中对档案信息资源进行有效整合，从而最大限度地发挥出电力档案的价值和作用，促进电力事业稳定、持续发展。首先，应当加快实现档案管理系统与OA系统之间的无缝对接，可将OA系统中形成的各类电力信息直接转入到档案管理系统当中，简化文档的转存流程。其次，可结合不同电力工程项目的特点，进行扩展功能设计，对非网络环境下的工程档案数据进行收集，并通过相关接口完成数据传输，由此能够确保相关档案信息的实时性、真实性和完整性。再次，对于超过保管期限的合同档案，系统应当按时预警，将此类信息标示出来，并在销毁后形成记录。最后，应当保留声像与实物档案两种格式并存的功能，并建立数据备份，避免重要信息丢失。

2.3实施绿色管理

电能必须经过供电系统完成调配，按照地方用电实际需求执行方案，才能实现电力资源的最优化配置。我国电力行业走向“绿色”改革之路，节能、安全、高效是绿色行业的先进理念。针对档案信息化建设项目提出对系统平台稳定性、兼容性、可拓展性的高度要求，在较短系统建设实施周期内，研发全部工作和档案业务功能需求，为绿色电力打造绿色档案管理系统。电力公司要完善信息化设备，以计算机为中心建立数字化控制平台，提高原始档案资料的可利用性。

2.4拓展档案服务能力

在电子信息时代下，电力企业应当逐步拓展档案服务能力，借此来对档案管理工作进行创新。首先，电力企业可将各种先进的信息技术应用到电力档案管理信息系统当中，如数据挖掘技术、信息集成技术等等，为档案管理人员提供整理、开发档案信息的工具，为档案信息资源创造出一个良好的服务条件，由此可以加快档案的检索速度，有助于档案利用效率的提升。其次，为避免一些重要的电力信息资源散失，应当做好档案信息化的部署工作，扩展档案数据信息的有效存储空间，使档案的服务内容逐步转变为档案中所承载的各类知识。再次，要进一步拓展电力档案的服务方式。在很长一段时期内，电力档案服务的方式都是以阅览室阅读、档案外借、复印为主，这些工作均归属于事务性工作的范畴，整个过程不但耗时较长，而且效率也不是很高，从而制约了电力档案价值的发挥。为此电力企业应当构建起一个相对完善的档案信息局域网和档案信息平台，为档案服务能力的拓宽提供技术支撑。

2.5加强档案管理队伍建设

为了适应电子信息时代的发展要求，电力企业应建立一支高素质的档案管理队伍，不断优化档案管理队伍结构，使档案管理队伍能够胜任档案信息化、数字化管理岗位。电力档案管理部门要积极引入懂得现代化管理技术、具备多元化知识结构的档案管理人才，提高档案管理队伍的整体业务能力。同时，电力企业还要加强现有档案管理人员的业务培训，使其掌握全面的档案专业知识，包括档案学、档案管理学、目录学、文书学等专业知识，并具备档案标引、编研、检索、修裱等基本业务技能，同时还要学习信息应用技术，熟练操作档案管理信息系统，提高档案管理工作效率。此外，电力档案管理人员还要提升自身的信息化素质，积极开展档案信息分析与研究工作，并具备为档案使用者提供信息咨询与服务的业务能力。

3结语

由于电力行业的特殊性，因此在开展档案管理工作中面临着较大的困难。为此，电力企业必须要高度的重视电子档案的数据挖掘和利用的工作，将多样式的电子档案管理方案制定出来并且予以严格的执行，对各种档案资料进行综合调配从而最终使电力企业现代化的经营要求得到充分的满足。

参考文献：

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