关于档案管理现代化若干问题的思考任志军

关于档案管理现代化若干问题的思考任志军

任志军

任志军河北省木兰围场国有林场管理局068450

摘要档案管理现代化是历史发展的必然。本文主要说明了档案管理现代化是先进的科学手段和科学管理方法的有机结合。我们要运用现代化技术手段，运用现代科学管理方法，提高档案管理效率和质量，提高档案管理现代化水平。

关键词档案管理现代化管理对策

1.档案管理现代化是历史发展的必然要求

管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论.方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，使管理工作更趋于完善。当今时代，计算机技术发展日新月异，对传统档案工作进行根本性改革已迫在眉睫。随着微型计算机技术.大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，利用计算机技术进行档案管理日益普及，电子档案日渐增多。档案信息处理标准化不断取得进展，从而与网络技术结合，实现档案管理现代化。

2.档案管理现代化是我国现代化建设的必然要求

首先，它承担收藏和保护我国历史上各个时期形成的档案的任务，这是负责管理国家宝贵历史文化财富的重任，是造福于子孙后代的长远大计。其次它担负提供档案，直接为现代化建设服务的任务。档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以取得明显的经济效益和社会效益。特别是实施邓小平同志提出的“科学技术是第一生产力”的科学论断，开发利用好作为科技储备形式的科技档案，对于建设有中国特色的社会主义事业具有重要的战略意义。

3.档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势

在过去的三十年中，现代管理技术和现代科学取得了惊人的发展。一方面，随着现代科学.生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增。另一方面，随着现代科学技术的发展，现代信息处理技术也日臻完善和成熟，可以引进和消化运用于档案管理之中。在现代技术的应用中，首先当属电子计算机，它已成为档案馆兴衰成败的关键。应用现代科学技术成果，改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，也已成为档案部门的共识和一致行动。档案部门采用计算机技术进行档案信息处理，建立和维护档案信息数据库等，有效地推进了档案管理自动化的发展。

4.大力开发档案信息资源

知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流.扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。

4.1利用科学手段，快速获取档案信息。

随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位.多层次.多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文.全图.全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的.符合国情的.标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持其先进性和稳定性，提高档案管理的现代化水平

4.2尽快介入电子文献的收集和管理。

电子文献的特性：(1)依赖性和不可识别性；(2)技术更新快，寿命短，体积小；(3)载体稳定性；(4)载体形式多样性；(5)信息易控制.可变性与易丢性；(6)信息共享性与无原件概念；(7)动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定.跟踪.检索.接受.保管的具体办法和规章制度，同时还应对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。

5.档案的管理。

信息安全的角度出发，主要是对使用者的管理，对提供利用载体的管理及使用中保密措施等管理。

5.1是使用权限的审核：在使用中，由系统自动判定使用者身份的合法性及所使用的范围，并由系统自动对其操作的路径进行跟踪与记录；

5.2拷贝的提供与收回：原则上应避免把载体上的电子文献档案全部拷贝给使用者，并通过技术手段防止所提供的拷贝再复制。同时应对回收的拷贝做消除处理；

5.3加强使用的安全管理：不能无原则地向使用者提供全部的使用方式，对提供的拷贝的制作，必须在有效监督下进行，对加密级的信息要进行加密处理，应对使用的全过程进行有效的跟踪监控等。

结语：

综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。