声像档案归档与保存的数字化管理创新

声像档案归档与保存的数字化管理创新

高巍刘洋王博吴兴刚

高巍刘洋王博吴兴刚

国网辽宁省电力有限公司抚顺供电公司辽宁抚顺113008

摘要：随着我国信息化水平的不断提高，人们对声像档案管理工作的要求业越来越高。只有全面做好声像档案基础性工作，才能更好提升声像档案利用工作，才能够将档案信息传递的桥梁作用充分的进行全面发挥。因此，必须要对传统的声像档案管理模式予以改进。如今，声像档案管理的数字化为解决这一难题带来了新的契机。基于此，本文首先对声像档案归档与保存管理存在的问题进行了概述，详细探讨了声像档案归档与保存的数字化管理创新的相关建议，旨在有效提升档案管理者的工作效率以及质量。

关键词：声像档案；归档与保存；数字化管理；创新

当今社会，竞争越来越激烈，人们对信息的需求量越来越大，同时对信息也会越来越依赖。在这种情况下，档案管理工作所占有的地位越来越重要。随着办公条件的改善，在部队机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。近些年来，部队对相关声像档案管理工作越来越重视。但是在实际管理工作中，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作是刻不容缓的。

1声像档案归档与保存管理存在的问题

由于过去物质和技术条件所限，产生的声像资料很少。随着社会的发展及办公条件的改善，数码相机、摄像机的使用越来越广泛，随之产生了大量的声像文件。如何对声像档案进行归档与保存，是其有效管理与利用的首要问题。

1.1摄录人员对声像档案的归档意识薄弱

或者对声像档案的性质并不了解，导致未能得到妥善的归档保存；或者在数码、影音设备使用过程中，因存储空间不够等原因，将原有声像资料在没有备份的情况下进行覆盖、删除，造成声像档案大量流失；或者部分声像档案未及时移交档案部门统一保存，因无相应的记录和说明导致归档困难。另外，档案人员的变动和机构调整，也会造成声像档案的失控或流失。

1.2档案部门在声像档案收集上难以控制

拍摄多为业务部门，档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量没办法进行相应的控制措施，声像档案的归档往往处于被动地位，滞后于业务活动，且多数情况下收集到的声像档案仅为不完整的一部分。因此，不能全面完整反映当时业务活动的原貌，失去了声像档案的历史意义。

1.3声像档案归档范围不明确

目前多数单位在归档材料类别中均有声像档案的类别，但对于哪些范围内的声像档案应该归档没有明确规定，这在很大程度上影响了摄录人员将声像资料主动归档的积极性。

2声像档案数字化归档与保存管理创新的相关建议

2.1有计划、有步骤地开展数字化管理工作。

这是实现声像档案数字化的有效途径。首先，对原有的声像档案材料进行数字化处理；其次，把数字化的声像档案材料实行信息资源网络化管理。各单位可利用局域网，建立档案馆主页，把数字化的声像档案放到局域网服务器上，直接通过网页点击来选择和播放相应的声像资料，设立相关声像档案资料库查询专栏，方便检索；最后，加强计算机的防毒措施，对声像档案实行分级、分类管理。

2.2提高档案管理人员的业务素质

这是实现声像档案数字化的组织保证。要加快培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。“人才先行”是加快声像档案数字化、信息化进程的前提。由于历史原因，企业档案管理人员大多数不熟悉信息技术。为此，必须突出做好以下两个方面的工作：首先，通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式，对档案管理人员进行计算机操作技术的再教育；其次，继续加强有关网络技术以及与信息技术相关的专业英语学习，使她们尽快适应数字化、信息化工作的要求，是当前乃至今后相当长一段时期内，档案管理人员继续教育的重要内容。

2.3数字化管理创新

（1）照片档案归档的数字化管理创新

对原有已归档的纸质照片档案，如果数量较多，可以用扫描仪分批进行扫描，并标注说明，包括时间、事件背景、人物、地点。而作为档案保存的数码照片，原则上不要进行处理，照片上的原始数据，不仅是拍摄时间与光线条件的记录，还可以起到原始凭证作用。另外，数码照相机拍摄的照片档案，可以直接用数据线传输进电脑，存储在硬盘盘上，并可编写程序对其进行管理及利用。以电子文档形式保存的照片档案，电子文档即是照片也是底片，可以根据用户的需要，随时进行打印。同时，对于破旧或由于保管不善造成损坏的老照片，也可以使用Photoshop图形处理软件进行修复和处理，以达到最佳效果。调看电子照片档案，次数再多也不会对图像效果有任何损耗。

（2）磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理创新

对于原有的磁带、录像带等，可以通过计算机技术，转换成数字化模式，进行数字化处理，并存储入硬盘，可以长久保存。在归档的过程中，可根据其所反映的内容或专题来进行，使同一内容或同一事物的照片归入同一类中。声像档案的数字化管理形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号或相应的分类号和档案号，在归档的同时，即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时，还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具，便于检索查询。用户查阅时，只需给出文件号或主题词，即可以检索出相应的文件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。声像档案资料转化为电子文档后，利用计算机可对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理，克服手工信息加工模式时间长的缺陷，缩短信息整合加工的时间，提高了档案信息利用的时效性；与纸质照片档案相比，电子档案信息传递更快捷、更方便。

2.4建立在线数据库，做好数据安全保障工作

数字化技术应用于声像档案中，发挥传统声像档案价值，实现大数据时代档案共享目的，离不开建立完善的在线数据库。根据声像档案中图片、音频、视频的不同类型，合理分类，做好声像档案的分类和整理，建立在线档案数据库，减少实物对存储空间的占用。要充分利用数字化技术做好声像档案的保管、利用和安全保障，根据利用率的高低将声像档案数字信息分别存储在在线磁盘阵列，近线数据流磁带库和离线数据流磁带库中，解决外界查询利用，也解决了数据库存储有限问题。还要做好数字化声像档案在迁移、硬盘存储和技术消亡方面的风险规避，保障数字化声像档案得以长期安全保存。

3结束语

综上所述，随着信息化发展水平的不断提升，人们对声像档案管理工作的要求也越来越高。只有全面做好声像档案的各项基础性工作，才能更好地开发利用好声像档案。

参考文献：

[1]连颖.试论声像档案价值鉴定[J].档案学研究，2012（1）：85-88.

[2]吴美真.声像档案归档与保存的数字化管理创新[J].经济研究导刊，2012（6）：17.