浅析人事档案整理工作

浅析人事档案整理工作

高伟权

东莞市教育发展研究与评估中心523000

摘要：人事档案是个人经历、德才水平、工作实绩等情况的原始的历史的记录，由于它是在社会实践活动中形成的文件材料转化而来的，客观地记录了干部员工的历史情况，所以从人事档案的总体来讲，它具有真实性。要做好人事档案的整理工作，首先应明确了解人事档案的内容、特点和作用。在一定意义上可以说，这是搞好人事档案整理工作的基础和前提。

关键词：人事、档案、整理、

前言

人事档案是国家机关和社会组织在人事整理活动中直接产生的，反映个人经历德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。是组织人事部门、用人单位及相关单位考察和了解个人的重要依据。随着我国人事制度改革的力度加大，人才流动的速度不断加快，人事档案将伴随每个人的一生，并发挥着重要的作用，整好用好人事档案显得更为重要。但在档案整理中存在着整理的认识程度不够、档案整理人员的业务素质偏低、创新意思的认识不强、人事档案科学化整理比较滞后、人事档案材料整理不及时。因此，加强事业单位人事档案整理是我们当前研究解决的重要课题。

一、人事档案整理存在的不足

1.1人事档案整理人员的业务素质偏低人事档案整理是一项复杂、细致、业务知识面广的工作，要求档案整理者业务素质要高，知识面要广。但由于档案整理人员有些是借用或是兼职，没进行过专门的专业知识培训，因此对档案整理业务不熟，对档案的重要性、整档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不懂；对档案整理制度不了解；对档案如何整理不入门。有时个人来调阅档案时，个人的档案自己可以随意借出进行阅读、使用。由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。另外，在审档过程中，阅历等因素影响审核能力与水平存在一定的局限性，难以发现人事档案整理体系的每一个细节，提高质量意识，深刻地认识到自己工作在质量整理中的重要地位及对其他环节的影响。

1.2人事档案整理的重要认识不够有些单位领导对人事档案整理工作的认识存在着一些误区，认为人事档案整理工作是档案整理者自己的工作，只是排个序号，打个目录装订一下，装装档案盒，应付检查等工作，只要档案不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。忽视了人事档案整理工作，在单位议事日程中体现不到档案整理这项工作，形成了这种“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。一些事业单位的人事档案在主整单位档案室里存放着，双方都有档案整理人员，这就形成了双面整的局面，给人事档案整理带来不便。

二、人事档案材料的整理

2.1便于保密。人事档案是组织人事部门集中统一保管的个人材料，是对个人进行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，这些都具有高度的机密性，只由上级掌握和使用，不能向外扩散，否则就会不利于工作的开展，不利于安定团结，不利于对个人的培养和使用，甚至还会带来更严重的后果。另外对于借阅的档案材料应采用活页式的方法，将档案一卷中的某一份取出进行复印并办理有关手续进行登记，这样就保证干部人事档案的安全、方便、保密、快捷。

2.2便于统计。人事档案的整理给档案统计带来极大的方便。人事档案的统计是原始记录，最终汇入的数字准确真实。原始记录是第一手材料，记录的事项具有具体性，它是进行大量的观察、取得统计资料和编制统计报表的基础，在此基础上还可以建立统计台帐，将原始记录依据时间顺序定期进行登记、整理、总汇，如档案资料的收进转出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。这也是保证统计数据准确即时的一个好方法。

2.3做好整理工作，是人事档案材料转化为人事档案的途经

人事档案的整理工作，是指按照一定的方法程序，对收集起来经过鉴别的零散的人事档案材料以个人为单位进行分类、分册、组合、排列，使之条理化和组成有序体系的过程，其内容主要是分类、分册、复制、排列、登记目录、技术加工、装订。整理工作既是人事档案材料转化为人事档案的途径，又是保证人事档案完整与安全的一种手段。经过加工整理，将一个人的零散的档案材料装订在一起，可避免档案材料的丢失，维护人事档案的完整与安全，为更好地利用提供方便条件。人事档案的整理，按其工作范围，主要有以下几种类型∃一是对新建档案材料的整理。由于革命和建设的需要，特别是改革开放以来，每年都要吸收大批新职工，无论是大中专毕业生，还是新提捉的干部，以及招收的新工人，原来没有档案的要及时建立新档案，其中巳有学生档案的也要要按规定重新整理。二是因补充零散材料而对原有的人事档案进行局部整理。人事档案是动态的，一个人参加工作后，随着实践活动的发展，必然不断形成新的材料，需要及时补充到已建的人事档案中去，因而需要进行部分的整理。三是因人事工作和人事档案工作自身发展的需要而进行的普遍整理。在我国，这样的普遍整理共有两次，第一次是在1956年，为了改变干部档案材料的杂乱残缺状况，使档案管理正规化而进行的普遍整理。第二次是在1980年，为肃清“文化大革命”的影响，加强人事档案的管理和使用，对人事档案普遍进行了一次全面清理与整理。人事档案材料整理工作的目的是使之系统化、规范化，便于利用和保管。因此，在整理工作中必须做到分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。只有这样，人事档案材料才能完整。

三、加强人事档案管理工作

3.1要进一步统一衬新时期加强人事档案管理工作的思想认识

人事档案管理工作在现代化建评中的地位和作用，已开始被越来越多的人接受和承认，特别是第三次全国干部档案工作会议召开以后，人们对人事档案管理工作的重要性和必要性有了进一步的认识，但尚未形成普遍的共识，还不同程度地存在着∃人事档案管理工作说起来重要，实际上次要，忽视基本建设，工作环境差，资金投入少，设备简陋，达不到上级规定的要求，不重视人事档案管理工作人员的培养、教育等等。这些词题的解决，都有赖于人们特别是领导干部思想认识的提高。为此，要在以下几个问题上统一思想认识∃第一，人事档案管理工作是一项复杂的科学工作。第二，人事档案管理工作具有为经济建设人事工作服务的功能。第三，越是加快改革开放和经济发展，越要重视加张人事档案管理和建设。只有思想上重视，工作上支持，制度上保证，人事档案管理工作的面貌才会有大的改观，才能再上新台阶，开创新局面，适应形势发展的要求，更好地为改革开放和经济建设服务。

3.2要增加资金投入，加强“硬件”建设建设一个现代化的人事档案室，需要有一定的物质基础，缺乏资金投入和先进的设备，要实现人事档案整理工作的科学化，就是“巧妇难为无米之炊”。因此，加强“硬件”建设，一定要拨出专项经费、增加资金投入，做到专款专用。在资金投入上，要克服短视行为和急功近利思想，明确人事档案整理工作在为经济建设服务方面，有时是直接的，可以“立杆见影”，收到明显的效果，有时又是间接的，转化过程较长，不可能在短期内就着到效果，对此，必领有长远的战略眼光。二是要加强基础设施建设，按照六防?：即∃防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。标准建设人事档案库房，按照“三分开”要求，实行档案库房、阅档室和档案整理人员办公室三分开，以保证档案的绝对安全，防患于未然。同时，要配备必要的工具，进一步改善工作条件。三是要加强现代化设施建设，还要配备计算机等先进仪器设备，实现档案查询、检索、统计、报表等方面微机整理，不断提高工作质量和效率，最大限度地发挥人事档案信息库的作用。

结束语

在整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案整理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献

[1]普春华，郑萌.严把“八关”做好人事档案整理工作.2014.6.

[2]付荣娟.人事档案的整理和清理.2011.10.

[3]李晓琳.人事档案的审核整理.2012.9.