浅谈文件、档案资料的管理制度

浅谈文件、档案资料的管理制度

陈淑明

广东医科大学附属医院信息技术部广东/湛江52400

为保证档案文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，管理部门应该制定一些管理制度。作为一名事业单位的办公室档案管理人员，对如何加强文件档案的管理进行了分析与探究，总结出了以下几点，适用于单位各种文件、记录、档案资料的管理。

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。文件材料的分类应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须由上级领导批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

三、设立文件档案管理专员

1、切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

2、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

3、文件资料档案的保管、查阅。所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

4、内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本单位分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

5、机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

6、对于过期并失去保存价值的文件材料，经领导批准，可以定期销毁。

通过对当前事业单位部门文件管理的现状分析，在文件管理方面还存在着多种问题，制度化和规范化程度不够，使工作不够完善。为了进一步加强文件的管理，应提高文件管理人员的综合素质和保密意识，优化收发文件、登记制度，严格规范机要文件管理的各个环节，建立健全的文件管理制度，为事业单位文件的管理的发展

参考贡献：[1]高春红.浅谈招标文件资料档案的管理[J].中国招标,1999,60:18-19.

[2]刘正坤.强化文件档案保密意识浅谈[J].益阳师专学报,1993,04:98-99.

[3]王丽.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技信息,2010,23:242+220