浅谈在医院档案管理中的分类管理

浅谈在医院档案管理中的分类管理

朱晓丽

山东省安丘市白芬子卫生院262100

摘要：文章对医院档案的分类管理工作进行科学论述，依据功能将医院的档案信息进行类别划分，主要包括文书档案、基建档案、影像、音像及照片档案、人事档案、财务信息档案、病历档案等，这些档案的收集、整理、储存方法各不相同，应受到工作人员的重点关注。

关键词：医院档案；信息分类；管理方法

深入了解档案信息的价值后，通过科学的划分方法对这些信息进行种类区分，可让医院的工作对接与组织更为高效，同时对缓解医患紧张、人才队伍建设培养、医疗服务提供等方面的工作落实有着不可替代的作用。

1医院档案管理的类别构成

1.1文书档案

文书档案主要分为上级文件、本院文件两大类，在对文书档案进行收集时，应将重点落实在能够反映本单位职能活动、历史面貌等文件资料上，同时还要按照国家档案局发布的相关规定进行工作落实，对资料的收集范围进行明确敲定。档案管理工作人员在对单位下发的文件材料进行保存时，要根据档案保存的形式进行科学分类。无纸化办公单位的电子文件应使用信息化管理手段进行修改、审批，然后再执行存档操作，而具备电子签章的电子文件则需要打印成纸质文件后，再与其他电子文件执行归档操作。文件资料的整理归档过程中需要依据档案资料的种类进行科学方式上的确定，并对这些文件进行科学分类、排列、编号等操作，促进整理工作的高效性。

1.2基建档案

基建档案一般会随着国家政策与社会经济的改变发展获得改善，基建工作在医院建设中属于较为重要的组成部分。因此为了保障基建档案信息的完整性，医院层面必须设置专门的管理部门对基建信息进行科学管理。建设基建档案时，工作人员需要按照基建工作的流程进行任务布置，根据基建工作开展的周期进行信息收集与整理，每个周期完结之后，管理工作人员要对相关的信息进行统一收集并封存。

1.3影像、音像及照片档案

影像、音频、照片档案可以更为丰富且全面地展示医院近年来的发展进程，也让医院发展过程中的重大事件以及对医院发展过程中的各种历史记录得到了完整保存。这些影像、音频、照片档案具备高水平的真实性与便捷性。通过科学的分类方式能够方便后续工作开展过程中的参考工作落实的更高效。与此同时，这些形式直观的档案信息不仅可以对医院品牌影响力进行全面展示，也能直观反映医院的整体实力。

1.4人事档案

人事档案在医院档案信息的管理过程中同样属于较为重要的组成部分。随着医院建设规模的逐步扩大，人事档案的种类也会不断丰富、信息越来越详细、数量规模越来越大，因此人事档案信息必须有专门的管理部门与人员进行承担。随着医院规模的逐步扩大，医院部门的数量随之增多，医院工作人员的种类呈现多样性，医院的人员管理上会更加复杂，产生更多的人事档案，而细化人事档案管理可以对人力资源更有效的合理利用。

1.5财务信息档案

财务档案主要记录着医院财务活动中产生的各类信息，接纳患者、设备购进、基础设施的日常开销等都会让财务信息发生变化。因此随着时间的叠加，医院建设规模的逐步扩大，财务活动中产生的财务信息会越来越多，专业的财务档案信息管理部门必须配合专业的统计方法，对这些财务支出的票据进行整理，促进日后更为高效的开展清查工作。与此同时，财务信息能让医院中各个部门的财务活动更加清晰透明，保证了医院运营工作的高效。领导层也可以对资金流向进行动态性掌握，提升决策的准确性，促进医院稳定高效的发展。

1.6设备档案

设备档案从字面上即可知道是指医院中的各种设备购买、验收、保养、维修的工作落实中产生的信息，这些信息对医疗设备的使用现状进行了清晰显示。设备档案管理工作人员根据设备的使用情况，建立一个科学且完善的信息管理系统，能够让医疗设备的价值发挥更加全面，同时可以保障医疗设备完好、高效运行。

1.7病历档案

病历档案包括住院病历、门急诊病历和病人在医院诊疗过程中所产生的一切疾病信息都统称为病历档案信息。病案的真实性、准确性、科学性、逻辑性构成一份完整的价值极高的医学资料,同时也是临床、教学、科研的宝贵资料,更是医院管理的重要信息来源，对提高医院的整体管理水平有着举足轻重的作用。

2医院的分类管理的意义

首先，档案信息通过分类管理的方式能够让复杂多样的信息得到高效管理。与此同时通过类别划分，信息管理工作人员以及其他需要查看与使用档案信息医务人员可以更为迅速地查找到自己需要的信息资料，保障人力资源价值的有效发挥，节约、减轻工作人员的工作负担。

其次，社会公众随着时代的发展与进步，对档案知晓、管理意识越来越强，因此医院必须跟随时代发展趋势提升到信息公示与管理层面的服务水平，满足公众的信息的监管权益。

信息的分类管理让工作得以精确划分，也直接方便了各个部门的协作与交流。尤其对医院来说，信息共享水平直接影响着各项工作的落实效率，最重要的一点是档案信息能够对医疗学科的建设产生指导性影响，能够帮助医院专业人才的培养水平获得提升。

最后，将医院档案信息进行分类管理，能够防止出现管理混乱或交叉的情况，让档案信息及时有效地性得以全面实现。

综上所述，可以得到的经验是在进行医院档案分类与管理时，必须要结合医院的特点和各部门实际功能来进行归类设置，从而确保医院各类档案使用效率。

参考文献

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[2]姜向聪.浅谈医院综合档案分类管理与创新[J].人才资源开发,2016(14):194.

[3]李伟,谢娟.医院档案分类管理刍议[J].办公室业务,2015(13):84-85.