关于文秘行政管理能力培养问题的探讨

关于文秘行政管理能力培养问题的探讨

吴笛

（海南大学，海南省儋州市571700）

摘要：文秘这一工作岗位是现代企业中必不可少的一个岗位，正因为这个岗位的不可或缺性，越来越受到人们的重视，因为做好文秘工作不仅仅能够让一个企业各个部门之间的联系更加的紧密，还能让公司的办事效率有很大的提升。但是在企业中，由于各种各样的原因，人们经常会忽视文秘工作的重要性，将文秘与文员相混淆，这是由于相关的工作人员文秘行政管理能力不够，企业在文秘工作方面的重视程度不够导致，只有重视文秘工作，用科学的方法去培养文秘工作人员的能力，才能凸显出文秘工作的重要性。

关键词：行政管理能力；文秘；能力培养

前言

文秘工作在在企业中能够起到一个“承上启下”的作用，不仅如此，也能加速企业内部的信息沟通，使企业内部制度更加的完整，提高工作效率。企业应该加大对文秘工作培养的重视，科学培养工作人员的能力，让文秘岗位的工作人员发挥更好的作用。

一、文秘工作的内容及其特征

我们常理解的文秘工作是没有具体的定义，多为一种指代，工作内容大多是文员工作与文秘工作的一种混合，并且在不一样的语境环境下，文秘的指代又有所不同，既可以是指从事文秘工作的工作人员，又可以指文秘工作这一工作岗位。文秘工作的特征也并不单一，具体可以总结为以下三点：一是文秘工作作为沟通公司事物的一个桥梁，有着非常强的公共性，进行关于工作与企业其他事物的沟通，有很强的协调作用，这些工作多是公共开放的，因此总结为文秘工作有较强的公共性；二是文秘工作虽然不同于文员工作，但是还是要掌握一定的书写规则的，比如一些拟写一些专业的合同等，这都表现出了文秘工作职业性的一面，因此可以总结为文秘工作的职业性。三是要做好文秘工作，不仅要具备一定的书写能力，还要掌握与人的沟通能力，与人沟通就要有良好的口语表达素质、人际交往能力，所以，可以将文秘工作的这一特点总结为多样性。

二、文秘行政管理能力培养的作用

文秘工作是十分的重要的，做好文秘行政管理工作能力的培养也是每个企业应该具备的能力，提高文秘岗位从业人员的素养，对于一个企业来说是有百利而无一害的，可以加强不同部门之间的沟通与交流，那么，文秘行政管理工作的培养能够起到什么样的作用呢？我认为，具体可以总结如下：一是经过对文秘工作人员进行培养工作，可以使得文秘岗位从业人员掌握更多的工作技巧，加快工作效率，并且能够全面的提升文秘工作人员的素质，使文秘不再是文员的另一种称呼，不再只是从事一些非常基础的工作，而是能够做好行政管理的工作；二是可以加强文秘工作人员的服务想法，文秘的工作内容十分的杂，需要较好的耐性，工作内容的繁杂就容易导致在服务意识一方面有所欠缺，经常性的为了完成工作、为了提升工作效率而没有对服务对象倾注更得的耐心，通过企业开办的文秘行政管理培训工作，加强文秘从业人员的服务意识，让企业的内部更加的协调。还有就是通过文秘行政培养工作，能够提升文秘从业人员的书写能力，书写能力是从事文秘工作的基本素养，对文秘进行集中培训，有利于员工查缺补漏，对还没有掌握的技能加紧锻炼，从实践中总结经验，以求提升个人的工作能力。

无论是理论知识还是实践能力，无论是工作素养还是服务意识，通过文秘行政管理能力培养工作的进行，都能有大幅度的提升，使文秘这一工作岗位能够体现出它该有的价值。

三、如何开展文秘行政管理能力培养

我们通过以上研究可以发现文秘行政管理工作对于文秘从业人员自身工作能力的提高具有十分重要的意义，那么要怎样开展文秘行政管理能力培养活动才能取得最理想的效果呢？我认为，在展开培训工作时，应当做好以下几点：一是在做好理论知识培训的同时也应该落实好实践能力的提升，不注重实践能力只注重理论知识是非常不可取的一种方法，应该与日常的工作相结合，培训完理论知识后要求学员将学到的理论知识运用到日常的工作中，并有专门的人进行考核，这样理论实践齐发展，会取得更好的效果。二是将考核结果算到绩效中，对考核结果优秀的学员进行奖励，对考核结果特别不好学员提出批评，在奖励机制下，会取得更好的学习成果。三是建立文秘行政管理实践平台，可以加强一个区域内所以文秘工作人员的联系，在这个平台上对学习到的理论知识进行实践，加强学员之间的交流，做到互相吸取长处，共同进步的目的。四是从企业出发，重新对文秘工作进行定位，将文秘与文员区分开来，做到有侧重点的去进行培训工作，将文秘从文员的“影响力”之下脱离出来，加强行政管理技能的培养。

文秘行政管理能力的提高是企业对文秘岗位从业人员进行培养的目的，所以一切培养活动都应该以目的作为指引，这样才会不走弯路，用更高效的方式取得好的培养结果，最大力度的提高文秘岗位从业人员的职业素养，达到各方的目的。

结束语

文秘作为每一个企业必不可少的工作岗位，应该受到十分的重视，文秘行政管理能力的培养也就变得尤为重要，提高行政管理工作，弱化文员对文秘产生的影响，提高文秘岗位工作者的写作能力，协调能力、行政管理能力等是未来文秘工作发展的必然趋势，只有重视文秘工作，企业之中各部门之间的沟通与交流才会更加的顺畅；只有重视文秘行政管理能力培养，才会给文秘工作一个更加可期的未来。

参考文献

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作者简介：吴笛（1996-），女，拉祜族，云南省普洱市人，海南大学应用科技学院行政管理专业，研究方向：行政文秘方向。