空中会议室市场策划方案

空中会议室市场策划方案

邹新悦

铁通通化分公司邹新悦

一、空中会议室业务简介

1、业务简介

电话会议业务是为满足企业对电话通信的高级需求而产生的新一代电信增值业务，使用该业务可帮助企事业单位召开所有分公司和部门的全国范围内的电话会议。中国铁通空中会议室业务可以为用户提供功能齐全，使用简便，经济实惠的电话会议服务，非常适合大中型企事业单位及时、快速、高效地解决多方开会、指挥、讨论、咨询、培训等问题。

中国铁通空中会议室是一项卡式电话会议业务，主要是为了给企业客户提供一种便捷的电话会议手段，企业无需自建会议平台，只需购买铁通会议账号，使用任意一部电话拨打铁通卡式会议电话业务接入号10228，即可使用电话会议功能。会议费、功能费等从会议账号中扣除。

通过业务宣传及推广时统一采用“空中会议室”作为业务品牌。

2、系统容量及使用范围

空中会议室系统是建立在铁通总部中心机房的一套独立的电话会议系统，为全国各省分的电话用户提供电话会议业务。

（1）系统容量

空中会议室系统可以提供的单场会议最大容量为240方，系统最高可支持720方的会议用户同时使用。

（2）使用范围

可以使用空中会议室业务的用户包括铁通用户、联通用户、移动用户、电信用户、网通用户和所有的IP电话用户。

3、会议申请方式

根据会议申请开始的时间上分为以下两种会议：立即会议和预约会议。

立即会议：只要拥有空中会议室的账号、密码，用户可以随时申请召开会议并逐一召集与会者。会议费用实时从账号上扣除。在某些高峰时段，用户可能会因为系统资源已被其他用户的会议占满而无法召开立即会议。

预约会议：对于计划召开的会议，用户可以预先进行预约，预约的内容包括预先设定会议的开始时间和结束时间、与会者数量、与会者参加会议所使用的电话号码，如果会议需要加密，还可以预先设定密码。经过预约的会议，空中会议室的系统会自动为用户预留足够的资源，以避免因为高峰时段资源不足而影响用户重要会议的召开。

4、会议召开方式

根据会议召开的方式，分为召集式、汇聚式、混合式三种方式。

召集式电话会议：召开召集式电话会议的前提条件是主持人必须预约会议，并设定好各个与会者参加会议时所使用的电话号码，系统在约定的会议召开时间将向预先设定的电话发起呼叫，进行必要的身份验证之后接入会场。如果第一次呼叫失败，系统间隔三分钟之后再次发起呼叫，如果三次呼叫失败，系统将不再主动呼出到该与会号码，该会议成员需要参加会议的话，需要自己拨打电话进入系统，在得到会议主持人允许后才能够参加会议。

汇聚式电话会议：由与会者在指定的会议时间拨打空中会议室接入码10228进入电话会议系统，进行必要的身份验证之后参加会议。该种会议方式下，参加会议各方的基本通信费用在各与会者所使用的电话上计费。会场使用费用由召开会议的帐号上收取。

混合方式：混合式电话会议是汇聚式和召集式的结合，用户申请召开混合式会议后，系统能够对预设了电话号码的与会者进行召集式呼叫，对于没有预设电话号码的与会者，必须由与会者在会议过程中拨打空中会议室接入码10228参加电话会议。

5、业务管理方式

空中会议室的用户可通过多种方式来对自己的空中会议室进行查询和管理，管理手段包括：

电话管理流程：拨打10228管理接入码（此号码目前还未在其他运营商网络开通），按照语音提示进行管理操作；

通过WEB方式进行管理：访问空中会议室网站（tc.chinatietong.net）进行管理操作；

6、会议主持方式

（1）空中会议室的用户可以通过主持人的电话机按键主持会议，由于电话机按键比较繁琐，主持过程中主持人需要反复查找按键命令、会场中各个与会者的序号、电话号码等，这种方式仅适合于小型会议。

（2）用户也可以通过空中会议室网站的WEB管理页面主持会议，用户能够从WEB页面上清楚地了解到各个与会者的状况，主持人的管理功能也都以按钮的形式直观地体现出来，这种方式适用于主持中小型会议。

7、会议过程中的发言模式

空中会议室为用户提供了两种会议过程中的发言模式：广播式和交互式：

广播式：主持人发言，其他通话方旁听的一点对多点的会议方式。其他通话方可申请发言，主持人也可点名发言；

交互式：所有多方通话的与会者都能自由发言的会议方式。

二、空中会议室业务功能

1、账户功能

（1）会议账号

用户可以购买空中会议室会议账号后才可以召开会议，用户需按使用量按协议定期向铁通缴纳会议使用费。会议账号包含的信息包括：账号、登陆密码、管理密码、信用额度等信息。

（2）某场会议的密码

每一场预定的会议都需要用户设置会议密码（或使用系统默认的会议密码），会议密码包括：本场会议的管理密码，主持人密码，发言人密码，听众密码和收听会议录音密码，在与会者进入会场时通过这些密码来识别与会者的不同身份，这些身份包括主持人、发言人、听众，还可以用来加密会议的录音。

注：主持人密码，管理密码和收听会议录音密码可以相同，其他的密码不能和这些密码相同。

2、会场功能

（1）设定主持人会议控制功能

主持人在会场中可以通过电话按键进行如下会议操作（电话按键操作指令参见附件一）：

允许发言、禁止发言、申请发言、拆线功能、清理会场、加锁功能、报位功能、音乐功能、辅助服务功能、密码功能、通知功能、单呼功能、群呼功能、单独通话、会中会功能、录音功能、追呼功能、状态监视、WEB自助功能。

注：主持人通过按键组合“*+功能码+#”主持人操作过程中主持人按键#以前的按键会传到会场中，而#以后的按键及对主持人的提示只有主持人可以听见。

（2）会议更改功能

会议更改包括几个方面：会议时间更改、会议提前结束、延长会议时间、增加与会人数、减少与会人数。

（3）会议通知功能

空中会议室系统将根据用户预约会议时的设置，确定在什么时间向什么电话号码发送会议通知。会议通知以电话通知或电子邮件通知的方式发出。系统可根据申请时候给出的指定通知电话号码，提前呼出到该号码，播放会议通知语音；或根据预设的电子邮箱地址将会议信息发送到指定的电子邮箱。

（4）会议录音

重要的会议都会需要有会议纪录，召开电话会议的时候，系统可以根据用户需要进行录音，会后企业用户可以通过访问空中会议室网站自行收听或下载该录音。是否录音、开始录音、结束录音，都可以在会议过程中由会议主持人控制。

（5）听众申请发言

会议过程中听众的声音无法被主持人和其他与会者听到，如果某一听众要求在会上发言，可以通过电话按键“88”要求发言。在会议进行的过程中，系统能够收取各个听众按键产生的DTMF信号音并将听众的发言申请送交主持人，经过主持人批准后听众才能够发言。

（6）会场加锁/解锁

出于保密原因考虑，当主持人认为所有与会者到齐以后，可以对会场进行加锁。加锁之后的会场将不再接纳新的与会人员，加锁之后的会场，系统也将不再主动呼叫新的成员加入。主持人在会议过程中能够随时对电话会议会场进行加锁/解锁操作。

（7）群组功能描述

用户可以通过空中会议室网站将经常开会的成员的电话号码进行编组，以便开会时使用。在会议过程中，主持人可以通过WEB进行群呼，将会前预设好的会议成员召集进入会场。

4、空中会议室网站功能

空中会议室业务的网站提供了一系列WEB管理界面，使用户可通过互联网的WEB界面来查询、修改、预约、下载相关信息。电话会议WEB管理系统应提供：成员管理、预约会议管理、话单查询、费用查询、会场控制、录音下载等六大功能。

注：具体功能介绍参见《中国铁通空中会议室业务手册》。

三、业务资费

1、资费结构

用户使用空中会议室的费用由两部分构成：接入通话费、会议使用费。

（1）接入通话费

接入通话费，指的是用户拨打空中会议室接入码10228所产生的通话费。接入通话费由各个与会者所使用的电话终端支付。如果参加的是召集式会议，与会者只需接听电话就可以参加会议，不需要支付接入通话费，如果与会者使用的是移动电话，则会支付相应的手机接听费或漫游接听费。

（2）会议使用费

会议使用费由会议申请人统一支付，从空中会议室会议账号中扣除。会议使用费包括会议费、会议预约费用、会议录音费用。

会议费：是按照用户开会的方数、时长来收取的会议服务费，会议费的总费用是每个与会者参加会议实际时长的总和×会议使用费费率。

会议预约费用：是系统为用户预留资源时所收取的押金，是对用户预约会议行为的一种制约，可以防止用户对会议资源进行超额预约。

会议录音费用：是对会议录音服务收取的费用。

四、帐号分配

1、会议账号

账号的格式为：KDP1P2P3TXXXXXX（共12位，后6位随机产生）

K：标志账号类别。定为3。

D：代表账号类型。定为9。

P1P2P3：代表制卡单位。

P1=0,代表总部或总部牵引的业务账号。

P1≠0,代表各省分账号。P1P2P3为省会城市长途区号，云南公司的帐号即为39871。

T位表示账号类型。T=0表示普通后付费用户。

最后6位号码可由发卡省自行分配，有100万的容量。

2、密码

WEB登陆密码、管理密码、主持人密码、发言人密码、听众密码、收听会议录音密码均为四位密码。

五.业务开通条件

由于目前空中会议室管理接入码10228的互联互通条件还不具备（目前只可在铁通本网拨打），因此，空中会议室业务在营销过程中需引导用户使用其他方式召开会议或实现管理功能。

1、鼓励用户采用召集式方式开会

用户采用汇聚式（拨打10228参加会议）开会除了支付0.4元/分钟的会议费，还需要支付本地通话费，而采用召集式（平台自动呼叫，用户接听电话参加会议）开会，用户只需支付0.4元/分钟的会议费，不需要支付本地通话费。（对本网用户可以推荐10228、对他网用户只提供web方式）

2、网站管理手段替代语音管理流程

空中会议室管理网站tc.chinatietong.net可以提供更加直观、便捷的各种管理和查询功能，同时可以对正在召开的会议进行在线主持。

说明：

（1）设立空中会议室业务管理员，该管理员持有省级管理帐号，拥有本省用户的充值、查询、统计等权限，但是没有开户、变更的权限。

（2）全国管理账号由总部设备维护中心统一管理，拥有开户、变更等所有管理权。

（3）每个用户申请开户时，要为用户设置一定的信用额度，按照服务协议定期向用户催缴费用。用户一旦欠费超过信用额度而未能及时缴费，系统将会暂停服务。因此，建议综合考虑用户使用量、信用度、用户缴费周期，为用户设置足够的信用额度。

（4）账号开户、变更流程可通过网运OA系统完成。

七、目标客户

空中会议室业务主要客户为分支机构较多的中低端企事业客户。这部分用户包括企事业单位、金融证券、中小公司、医疗、连锁店、驻地办事处等。此类客户由于分支机构较多，经常有会议需求，但是既不愿投入大量的资金建设会议系统，又对资费又比较敏感。因此，空中会议室业务完全可以满足此类用户的需求，为企事业单位降低会议成本，提升工作效力。