浅谈如何实现档案信息管理

浅谈如何实现档案信息管理

王慧卿

枣庄市高新技术产业开发区房地产开发公司山东枣庄277800

【摘要】作为信息服务业中重要一员的档案馆，使其在现代信息产业中占有一席之地，充分发挥档案在现实社会中的重要价值，是我们必须思考和亟待解决的问题。

【关键词】信息化；档案管理；开发利用

信息是人类社会发展过程上不可缺少的三大战略资源之一。改革开发二十多年来，我国各个领域已先后跨进了信息高速路，信息产业已成为我国国民经济的重要支柱产业。

一、构建内容丰富，结构合理的馆藏体系

俗话说;“巧妇难为无米之炊”，无论多么先进的信息传输手段，多么强大的信息服务形式，都离不开信息资源，档案馆馆藏资源建设始终是档案馆基础业务建设的永恒主题。没有一个门类齐全、内容丰富、载体多样、具有地方特点的档案资源体系，要实现档案信息管理。为领导决策、经济建设和广大人民群众服务，就只能成为空谈。构建科学管理的馆藏体系，首先要树立“大档案意识”。档案无处不在，无时不在，社会的发展，科技的进步，使档案呈现出形式领域广泛化，内容多元化，载体多样化的特点，档案馆应紧紧把握这一特点，及时调整，修订档案馆档案的接受征集范围，不能只着眼于接收各机关事业单位整理好到期的档案资料，而应主动融入改革开放和经济建设的主战场，及时跟踪社会热点、焦点问题，加强与社会各关联单位的协作，将一切有价值的、记录社会活动的信息都收集进馆。其次要注意优化馆藏结构，力求突出地方特色；一是要坚持以当地、本级为主。在接收进馆时必须牢固树立以代表本地区为主，以各机关本身形成为主的思想；二是要坚持稀有为贵；三是坚持重点优先。所谓重点应该包括重要的机构、重大的活动和著名的人物形成的档案材料；四是坚持资源兼顾结构。除了应重点保证主要机构、重大活动和著名人物档案外，还必须兼顾其它非主要机构及非著名人物形成的档案材料。

二、做好档案信息的开发利用

开发档案信息的过程是对档案所承载的信息进行采集、编辑、整合、有贮和输出的过程，是把档案承载的信息由分散转为系统，由无序转为有序，由表态转为动态的工程。在这一过程中。只有找出社会进步和经济发展最迫切需要的信息，才能真正优质高效地做好信息服务工作。一要强调社会性。要紧紧围绕中心工作及当前社会需要、社会资源，充分发挥档案信息在社会发展中的作用，才能真实现用户满意，达到档案的有效利用。二是注重实效性。要充当“及时雨”和“雪中炭”，在送货上门和排忧解难中显示档案信息的价值，这就需要档案工作人员具备强烈的社会责任感与观察事物的敏锐性，时刻关注社会和经济发展的进程来开发档案信息资源，使档案信息在经济建设和各项工作中真正用的上，见实效；三是要突出典型性。选取本馆、本地具有典型的问题进行编辑研究，突出地方特色，使决策的人们借鉴以往的经验教训，解决和处理各种疑难问题。

三、加快信息化、数字化进程

由于历史原因，我国档案信息化建设起步较晚，档案信息技术的研究开发方面一直停留于一个肤浅的表面，大部分档案馆仍未形成利用档案信息加强网络化的意识，档案信息化建设工作遇到许多问题，制约着工作的开展，档案信息化、数字化进程还有许多工作要做;一是要正确认识档案工作信息化的内涵。档案工作的信息化是一个复杂的系统工程，涉及许多信息技术，而不仅仅是应用计算机技术实现对档案检索、编目等工作的管理，还有更重要的内容：（1）利用Interner技术，在Interner上发布可以公开的档案信息，让更多的人访问档案馆的网站共享档案资源，提高档案信息的利用率，扩大档案工作的影响。（2）由于受保存条件的限制，档案馆许多以纸质为载体的重要历史档案已收到不同程度的损坏，应利用信息技术，积极配备相应的设备和软件，如扫描仪、数码相机、微缩阅读机、光盘刻录机等，将这些档案存入计算机，永久保存，以供后人继续利用。二是要加大宣传，加强档案信息化建设的力度。档案信息化建设不是一个时髦的概念，需要有明确的指导思想和领导的重视、支持，需要档案部门脚踏实地地工作态度和不畏困难的精神，需要各个方面的配合和资金技术的保证，档案部门必须审时度势，注意宣传和提高各方面对档案信息化工作的认知度，在领导和相关部门的大力支持下，加大资金投入，加强硬件建设，配备先进计算机软件系统，数字音响制作系统，微缩系统等，尽快实现档案办公自动化和信息化。三是加强档案信息化管理人才的培养。由于档案信息化工作针对性强，要求工作人员不仅要有过硬的档案专业知识，还必须具有较强的计算机应用能力、网络应用能力、声音图像等多媒体资料的处理能力、信息管理和信息服务能力；同时还要有较强的政治意识、法律意识、责任意识、安全意识、信息保密意识，才能更好的迎接信息社会对档案管理提出的新挑战。因此，档案部门要科学地制定和实施人才战略，培养高素质的档案管理人才，为真正实现档案信息化管理，提供人才的保证。

【参考文献】

【1】张培枫.如何实现档案管理信息化【J】.发展.2007.（05）.

【2】王欣..如何实现档案管理信息现代化【J】.管理观察.2012.（04）.